Datenschutz im Open Space / Großraumbureau

[tafelrunde2]

Grüße Sie!

Ich melde mich mit mit einem brandaktuellen Thema aus unserer Firma. Wir haben neue Räumlichkeiten bezogen und damit auch ein neuer Arbeitskonzept (Open Space, keine festen Arbeitsplätze,... etc.) Damit einhergehend kommen natürlich jetzt erst die datenschutzbedenken. Speziell Personal und Buchhaltung hantieren, telefonieren und arbeiten mit datenschutzrechtlichen Dokumenten, die man unbedingt beachten muss. Hat jemand von euch Erfahrung in die Richtung, wie ein "Konzept", Maßnahmen aussehen könnten, um dem Datenschutz auch im Open Space Rechnung zu tragen.

Für die neuen Büros haben wir neue TOMs aufgesetzt und dokumentiert Für den Publikumsverkehr, sofern vorhanden, haben wir gute Maßnahmen ergriffen.
Für das interne miteinander fehlen aber wohl noch Ideen. Vielleicht hat jemand Erfahrungen diesbezüglich oder hilfreiche Artikel? Über einen Austausch freue ich mich.

Bislang fallen uns nur mittelprächtige Maßnahmen ein. Bspw. Einsatz von Schutzfolien für Monitore (Erfahrungswerte sprechen allerdings dagegen), Sichtschutzmontage und Sensibilisierung der MA durch dezidierte Schulungen.

Beste Grüße!

[bigvic]

Ich habe noch nie gehört, dass HR keine eigenen Büros hat - normal auch eigene Drucker. Ich glaube das ist bei aller Liebe zum Open Space nicht umsetzbar.

[charmanta]

es ist nicht sinnvoll aber nicht verboten:

vor 19 Minuten schrieb tafelrunde2:

Speziell Personal und Buchhaltung hantieren, telefonieren und arbeiten mit datenschutzrechtlichen Dokumenten, die man unbedingt beachten muss.

Solange alle anderen Personen im Grossraum zur selben Firma gehören unterliegen alle der Vertraulichkeitserklärung. Damit kein Thema für den Datenschutz.

vor 20 Minuten schrieb tafelrunde2:

Für den Publikumsverkehr, sofern vorhanden, haben wir gute Maßnahmen ergriffen.

DAS wird in einem Grossraum praktisch nicht möglich sein. Die Besucher dürfen nicht in den Grossraum geführt werden wenn da auch Artikel 9 Daten verarbeitet werden und das ist bei HR immer der Fall

vor 21 Minuten schrieb tafelrunde2:

Sensibilisierung der MA durch dezidierte Schulungen

Hö-öhmmm .... Personen, die haupsächlich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben, sollten EH regelmässig und gerne spätestens alle 24 Monate sensibilisiert werden. Alle anderen Angestellten zu Beginn der Tätigkeit.

Aber dass Eure Awareness schon mal geweckt ist ist doch gut

[tafelrunde2]

vor 3 Stunden schrieb bigvic:

Ich habe noch nie gehört, dass HR keine eigenen Büros hat - normal auch eigene Drucker. Ich glaube das ist bei aller Liebe zum Open Space nicht umsetzbar.

Danke für die Rückmeldung. Aktuell wird es so gehandhabt. Keine eigenen Büros. Abschließbare Ablagen etc. natürlich schon. Gedruckt wird über die Möglichkeit des "sicheren Druckens" sprich erst durch Eingabe eines Pins am Drucker, wird der Vorgang gestartet. 

vor 2 Stunden schrieb charmanta:

DAS wird in einem Grossraum praktisch nicht möglich sein. Die Besucher dürfen nicht in den Grossraum geführt werden wenn da auch Artikel 9 Daten verarbeitet werden und das ist bei HR immer der Fall

Es gibt kleine BEsprechungsräume in die, sofern Präsenzterminen wieder angeboten werden, Gäste geführt werden. Damit ist auch ein (SIcht-)Kontakt mit den Arbeitsstationen möglich. Die großen Räume und Wartebereich ist allerdings von den Arbeitsstationen im Grossraum getrennt. Das als Hintergrundinfo.

vor 2 Stunden schrieb charmanta:

Hö-öhmmm .... Personen, die haupsächlich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben, sollten EH regelmässig und gerne spätestens alle 24 Monate sensibilisiert werden. Alle anderen Angestellten zu Beginn der Tätigkeit.

Richtig wird auch so gehandhabt. Nur denke ich das speziell im Großraumbüro zusätzlich noch Schulungsbedarf sinnvoll ist. 

[bigvic]

vor 16 Minuten schrieb tafelrunde2:

Danke für die Rückmeldung. Aktuell wird es so gehandhabt. Keine eigenen Büros. Abschließbare Ablagen etc. natürlich schon. Gedruckt wird über die Möglichkeit des "sicheren Druckens" sprich erst durch Eingabe eines Pins am Drucker, wird der Vorgang gestartet. 

Ich frage mich wie das abläuft .. nehmen wir an Chantal ruft bei HR an sagt "Hi Olga, du ich wollte dir Bescheid geben, dass ich schwanger bin. Wie muss ich denn da jetzt genau vorgehen? Ich möchte nicht, dass es jemand erfährt bevor ich im 4 Monat bin.". Wie soll denn nun Olga am Telefon reagieren, so dass niemand der drum rum sitzt - und nicht HR ist - mitbekommt, dass Chantal schwanger ist? Das einzig richtige wäre ja zu sagen "Moment Chantal, ich muss kurz eine Telefonkabine / Meetingraum / etc. um frei reden zu können". Und HR hat solche vertraulichen Gespräche zu 80-90% am Tag. Das ist mMn alles nur Gebastel, wenn man da kein "sicheren Raum" schafft. Also ich würde als MA in so einem Setup nicht bei HR anrufen wollen.

[tafelrunde2]

vor 3 Minuten schrieb bigvic:

Das einzig richtige wäre ja zu sagen "Moment Chantal, ich muss kurz eine Telefonkabine / Meetingraum / etc. um frei reden zu können". Und HR hat solche vertraulichen Gespräche zu 80-90% am Tag. Das ist mMn alles nur Gebastel, wenn man da kein "sicheren Raum" schafft. Also ich würde als MA in so einem Setup nicht bei HR anrufen wollen.

Richtig, so ist es im Normalfall. Wir haben 3 Telefonkabinen und mehrere kleine Besprechungsräume. In solche Räume kann man sich zurückziehen. Ist die Art von Arbeit datenschutztechnisch in Ordnung? Sprich man müsste, bleiben wir im fall HR, das Personal so schulen, dass sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, sich diese zurück ziehen müssen, um es vertraulich zu behandeln.

 

Mir stößt das auch auf, aber wäre das eine Alternative? 

[bigvic]

Ich bin kein Datenschutzprofi - da weiss Charmanta bestimmt mehr. Ich weiss nur, dass keine vernünftige HR-Abteilung das mitmacht und euch bzw. der Geschäftsleitung nen Vogel zeigen wird 😆

Und da muss man niemand schulen, HR weiss das. Das ist deren Job. Bei denen ist per Definition jedes Wort vertraulich. D.h. denen kannst gleich ihr Büro in die "kleinen Besprechungsräume" umziehen, wenn die da sind.

[alex123321]

Man muss einfach nicht jeden Trend pauschal über alles drüberziehen.
Wer hat denn überhaupt die Entscheidung getroffen und wie ist man zu der Entscheidung gekommen?

Ich kenne fast nur noch Shared Desk Arbeitsplätze, insbesondere seit Corona. Aber dass HR dort auch sitzt habe ich noch nie gesehen und ist einfach Blödsinn. Wie viel Geld soll das denn einsparen?

[karuso1]

Das Prinzip mit den Großraumbüros gibt es bei IKEA auch. Ob in jedem Einrichtungshaus das kann ich nicht sagen arbeite da nicht mehr. Ein großes Büro aber es gab Abteilungen wie Personalabteilung, Betriebsrat, Geschäftsleitung und Besprechungsraum diese waren mit einer Glaswand und Tür getrennt(Datenschutz). Aber die Mitarbeiter die zuständig waren für Wareneingang und Ausgang oder auch Onlinebestellungen das war alles ein Büro jeder hat sich dort hingesetzt wo Platz frei war. Die Drucker standen in der Ecke das lief alles über personalisierten Druck per Chip. Für Publikum war das Büro tabu. Im Großraumbüro konnte jeder jeden sehen wer es mag ok mein Ding ist es nicht.

[tafelrunde2]

Am 18.7.2022 um 16:40 schrieb alex123321:

Man muss einfach nicht jeden Trend pauschal über alles drüberziehen.
Wer hat denn überhaupt die Entscheidung getroffen und wie ist man zu der Entscheidung gekommen?

Ich kenne fast nur noch Shared Desk Arbeitsplätze, insbesondere seit Corona. Aber dass HR dort auch sitzt habe ich noch nie gesehen und ist einfach Blödsinn. Wie viel Geld soll das denn einsparen?

Danke für eure Feedbacks!

Die Entscheidung wurde relativ kurzfristig im Hauruck von der GL  durchgezogen Nun sind wir im Großraumbüro mit 50 Arbeitsplätzen und den Herrren fällt auf man hätte den Bereich IT einbeziehen sollen. Da jetzt natürlich datenschutzbedanken auftauchen. Daher suchen wir bzw. nun ich Lösungen um es datenschutzkonform zu gestalten und Erfahrungen zu sammeln, wie es andere Betriebe handhaben.

 

LG

[charmanta]

was sagt den EUER Datenschutzbeauftragter dazu ? ... Wenn Ihr keinen habt IST das der GF