Projektantrag: Implementierung einer Knowledge Management Lösung für das internen Wissensmanagement der Stabsstelle IT

[testplayer975]

Moin Moin,

ich darf demnächst meinen Projektantrag für mein Abschlussprojekt einreichen und würde mich über Feedback zu meinem Entwurf für den Projektantrag freuen. Mir selbst fehlt darin die kaufmännische als auch fachliche Tiefe. Zudem stört mich noch die Frage, ob dies Überhaupt ein Thema für eine FiSi Projektarbeit wäre?

kurze Projektbeschreibung

Das Wissensmanagement in der Stabstelle IT soll einheitlicher, fehlerunanfälliger und moderner gehandhabt werden, dafür soll eine Lösung gesucht werden. 
Derzeit wird im Unternehmen die Wissensverwaltung mittels Dokumenten auf einen Fileserver, einem Wiki und in Papierform gehandhabt.

Dieses mehrspurige verfahren soll nun durch eine einheitliche Lösung ersetzt werden, u. a. auch da die aktuell verwendeten Lösungen regelmäßig Probleme bereiten.
Durch die Unterschiedlichen Ablage Orte auf dem File Server kommt es regelmäßig dazu, dass Mitarbeiter der IT Ihre Arbeitszeit damit verbringen müssen, Dokumente ausfindig zu machen, z. B. scheitern schnelle Lösungen von Supportanfragen oftmals an der Suche nach der für die Problemlösung benötigten Ressource. Zudem treten bei der Nutzung des Fileservers regelmäßig Probleme auf, sobald mehrere Mitarbeiter auf dasselbe Dokument zugreifen.

Das vorhandene Wiki bietet nur einen rudimentären Umfang und ist mit einfachsten Gestaltungsmöglichkeiten überfordert, zudem ist das Nutzungserlebnis als schlecht zu bezeichnen.

Die vorhandenen Dokumente in Papierform sind in der Regel veraltet, nur aufwendig zu aktualisieren und aus Umweltschutzgründen nicht mehr zeitgemäß.

Ziel des Projektes ist es, unter Berücksichtigung von finanziellen und technischen Aspekten eine einheitliche Lösung für das Wissensmanagement zu finden und einzuführen, welche von fortan als alleinige Lösung dienen soll. Dadurch soll der Stabstelle IT Produktiveres arbeiten, u. a. durch Zeiteinsparungen ermöglicht werden. Das Projekt soll im Rahmen eines internen Projektes umgesetzt werden. Die ausgewählte Softwarelösung soll virtualisiert auf einen gestellten Server im Unternehmen installiert werden, sodass am Ende des Projektes ein getestetes System steht, welches die Stabstelle IT im Alltag unterstützt. 
Wenn möglich, soll die Lösung eine Anbindung an das Active Directory haben und mit dem schon vorhandenen Ticketsystem "OTRS" der Firma OTRS AG kompatibel sein.

 

Projektphasen mit Zeitplanung

Planungsphase:
- 1,5h Ist-Analyse    
- 0,5h Planung der Kosten    
- 0,5h Definition der Kriterien    
- 0,5h Wünsche/Anregung der Kollegen    
- 2,5h Soll-Konzept    
- 1,0h Zeitplanung    
- 3,0h Recherche und Vergleich von möglichen Lösungen    
- 2,5h Entscheidungsmatrix    
- 0,5h Installation planen    

Realisierungsphase:
- 0,5h Vorbereiten der virtuellen Maschine
- 2,0h Installation des ausgewählten Knowledge Management Lösung
- 2,5h Konfiguration des ausgewählten Knowledge Management Lösung
- 3,0h Testen des ausgewählten Knowledge Management Lösung, ggf. Fehlerbehebung

Projektabschluss:
- 8,0h Dokumentation    
- 1,0h Soll- Ist-Vergleich    
- 2,0h Anfertigen einer Kurzdokumentation
- 1,5h Vorstellung & Einweisung der Mitarbeiter
- 1,5h Projektübergabe
- 0,5h Fazit

= 35 Stunden

Projektumfeld: Kann ich nicht posten, dann wäre das Unternehmen/Behörde/.. für jeden klar

 

Wie gesagt bin für jedes Feedback dankbar!

[charmanta]

35 Stunden ? Wirklich nach alter PO ?

Ansonsten ist das ein valides Projekt. Durchaus anspruchsvoll, auch was Datenschutz und Schnittstellen angeht.

Das steht und fällt mit dem Pflichten- od. Lastenheft ... das hast Du sicher vergessen zu erwähnen ?

 

[JMilanese]

vor 54 Minuten schrieb charmanta:

35 Stunden ? Wirklich nach alter PO ?

Ansonsten ist das ein valides Projekt. Durchaus anspruchsvoll, auch was Datenschutz und Schnittstellen angeht.

Das steht und fällt mit dem Pflichten- od. Lastenheft ... das hast Du sicher vergessen zu erwähnen ?

Gebe ich @charmanta recht.Passt im großen und ganzen. Nur die Festlegung auf OTRS würde ich etwas offener gestalten.

[testplayer975]

Am 13.1.2023 um 15:00 schrieb charmanta:

35 Stunden ? Wirklich nach alter PO ?

Ansonsten ist das ein valides Projekt. Durchaus anspruchsvoll, auch was Datenschutz und Schnittstellen angeht.

Das steht und fällt mit dem Pflichten- od. Lastenheft ... das hast Du sicher vergessen zu erwähnen ?

Super, danke für das Feedback. Anspruchsvoll was Datenschutz angeht ist gut, finde das Thema nämlich sehr interessant. 

Die 35h waren natürlich nur ein Test ob die Leser hier Aufmerksam sind

 

[testplayer975]

Am 13.1.2023 um 15:54 schrieb JMilanese:

Gebe ich @charmanta recht.Passt im großen und ganzen. Nur die Festlegung auf OTRS würde ich etwas offener gestalten.

Danke! Ich schaue mal wie ich es anders formulieren kann.

[testplayer975]

Am 13.1.2023 um 10:41 schrieb testplayer975:

Korrigierte Zeitplanung

Planungsphase:
- 1,5h Ist-Analyse    
- 0,5h Planung der Kosten    
- 0,5h Definition der Kriterien    
- 0,5h Wünsche/Anregung der Kollegen    
- 2,5h Soll-Konzept (Lastenheft)    
- 1,0h Zeitplanung    
- 3,0h Recherche und Vergleich von möglichen Lösungen    
- 2,5h Entscheidungsmatrix    
- 2,0h Erstellung des Pflichtenheftes        
- 0,5h Installation planen    

Realisierungsphase:
- 0,5h Vorbereiten der virtuellen Maschine
- 2,0h Installation des ausgewählten Knowledge Management Lösung
- 2,5h Konfiguration des ausgewählten Knowledge Management Lösung
- 3,0h Testen des ausgewählten Knowledge Management Lösung, ggf. Fehlerbehebung
- 2,5h Test der Migration von Daten

Projektabschluss:
- 8,5h Dokumentation    
- 1,0h Soll- Ist-Vergleich    
- 2,0h Anfertigen einer Kurzdokumentation
- 1,5h Vorstellung & Einweisung der Mitarbeiter
- 1,5h Projektübergabe
- 0,5h Fazit

= 40h Stunden

 

Kann die Daten Migration Teil des Projektes sein?

Ich würde nämlich gerne einmal alle Dokumentarten testweise importieren/aufnehmen, damit man dem Team sagen kann bzw. in die Kurzdokumentation schreiben kann, wie man bei welchem Format am besten vorgeht.

 

[charmanta]

die Migrationsfähigkeit oder deren Aufwand kann ja ein Kriterium für die Bewertung sein

[testplayer975]

Auf der Seite des Projektantrages der IHK und in der Handreichung sprechen die von 35h, ich hoffe mein Bildungsanbieter hat mich nicht per alter PO angemeldet

edit: In der Handreichung steht am Anfang 40h wird also schon alles passen...

Bearbeitet 17. Januar 2023 von testplayer975
Handreichung widerspricht sich

[charmanta]

wann hast Du Dene Ausbildung begonnen ?

[testplayer975]

vor 15 Minuten schrieb charmanta:

wann hast Du Dene Ausbildung begonnen ?

Die Umschulung habe ich im August 2021 begonnen -> sollte also nach der neuen PO sein.

[charmanta]

jo, das ist die neue PO