pantrag_fisi Projektantrag: Planung und Implementierung eines Asset Management Systems zur Inventarisierung und Verwaltung von Hardware

[yubi20]

Hallo zusammen,

ich habe mich entschieden meine Ausbildung als Fachinformatiker für Systemintegration zu verkürzen und muss nun bald meinen Projektantrag abgeben. Ich wollte hier deshalb meinen Projektantrag mal hochladen und danke euch schonmal für jedes Feedback und jede Kritik die ich bekomme. Ich habe leider noch nicht allzu viel praktische Erfahrung sammeln können und mein Ausbildungsbetrieb genehmigt viele Projektideen nicht deshalb habe ich mich für das Asset Management System entschieden, da ich auch nicht wirklich Ressourcen für das Projekt zur Verfügung gestellt bekomme, weil wir sowieso sogut wie alles bereits an unserem Standort haben.
 

Titel der Projektarbeit

Planung und Implementierung eines Asset Management Systems zur Inventarisierung und Verwaltung von Hardware

Durchführungszeitraum

Die Durchführung des Projekts ist für den Zeitraum vom 01.09.2023 bis zum 29.09.2023 geplant.

Detaillierte Projektbeschreibung

(IST-Zustand)

An unserem kleinen Standort erfolgt die Ausgabe verschiedener Hardware sowohl an interne, als auch an externe Mitarbeiter. Da an diesem Standort kein direkter IT-Support vorhanden ist, existiert bisher auch kein effizientes Verfahren für die Verwaltung der Hardware. Aus diesem Grund wird die vorhandene und ausgehändigte Hardware bisher nur in unstrukturierten Excel-Tabellen erfasst, da der Standort nicht direkt mit unserem Netzwerk und unserem Lagersystem verbunden sein soll. Aufgrund dieser Situation kommt es regelmäßig vor, dass im Lager des kleinen Standorts Hardware fehlt, die zuvor nicht erfasst wurde. Um dieses Problem zu lösen, ist es erforderlich, ein neues Asset Management System einzuführen.
 

Ziel des Projekts (SOLL-Zustand)

Ziel des Projekts ist es, unter Berücksichtigung technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Aspekte ein passendes Asset Management System zu finden und auf einer virtuellen Maschine zu implementieren. Im Rahmen dieser Implementierung soll nicht das IT-Team als primäre Nutzergruppe fungieren, sondern speziell autorisierte Mitarbeiter vor Ort, die sogenannten „Superuser“. Diese Mitarbeiter erhalten die Berechtigung, im Asset Management System Hardware anzulegen, Ausgaben zu verzeichnen und weitere Informationen bezüglich der Hardware einzutragen. Somit wird das IT-Team am großen Standort nur noch für den sogenannten „Admin-Support“ verantwortlich sein. Dadurch soll sowohl Zeit für das IT-Team eingespart als auch der Verlust von Hardware minimiert werden.
Nachdem das System erfolgreich getestet wurde und auf die Anforderungen zutrifft, soll eine Kurzdokumentation bzw. Übersicht für die Mitarbeiter erstellt werden, woraufhin auch die entsprechende Übergabe bzw. Einweisung an die Mitarbeiter erfolgen soll, damit diese auch weiterhin das Asset Management System pflegen können.
Die gesamte Projektdurchführung wird außerdem in einer Dokumentation festgehalten.

 

Anforderungen an das Asset Management System
- Möglichkeit, Usern und Locations Assets zuzuweisen
- Versenden von automatischen Benachrichtigungen
- Möglichkeit, Berechtigungen für User und Gruppen einzurichten (z.B. read only)
- jeder normale Mitarbeiter soll nur seine eigenen Assets sehen, nicht die anderen
- Möglichkeit Audits durchzuführen
- Möglichkeit Assets über Barcodes einzubuchen
- sehr benutzerfreundliches Layout, welche von einer Weboberfläche erreichbar ist
- kostengünstige bis kostenlose Softwarelösung
- Aktualität der Software und stetiger Support
- Möglichkeit, genauere Notizen zu den Assets anzufertigen

Projektumfeld

Das Unternehmen Musterunternehmen ist einer der führenden Onlineversandhändler mit etwa 2000 Mitarbeitern am Standort. Das IT-Team besteht aus 6 Mitarbeitern und 3 Auszubildenden.
Der Standort an dem das Projekt durchgeführt wird, hat im Gegensatz zu meinem Ausbildungsstandort deutlich weniger Versandaufträge.
Die Software werde ich auf einer virtuellen Maschine installieren.
Das Projekt wird im Rahmen eines betriebsinternen Projekts umgesetzt. Der Betreuer ist hierbei mein Ausbilder.

Zeitplanung

1. Definition (3 Stunden):
- IST-Zustand definieren (1 Stunde)
- Anforderungen der Systeme analysieren und dokumentieren (SOLL-Zustand erarbeiten) (2 Stunden)

2. Planung (6 Stunden):
- Vergleich von Asset-Management-Systemen anhand der Anforderungen (4 Stunden)
- Entscheidung eines Asset Management Systems anhand einer Nutzwertanalyse (2 Stunden)

3. Realisierung (14 Stunden):
- Beschaffung der Software und des Betriebssystems (1 Stunde)
- Einrichten der virtuellen Maschine und der Datenbank für den Betrieb des Asset Management Systems (3 Stunden)
- Installation und Konfiguration des ausgewählten Asset-Management-Systems auf der virtuellen Maschine (4 Stunden)
- vorhandene Inventarliste aufbereiten und abgleichen (2 Stunden)
- Erstellen der Locations + User (2 Stunden)
- Assets den Räumen und Usern zuweisen (2 Stunden)

4. Testphase (4 Stunden):
- Funktionstest & Fehlerüberprüfung (2 Stunden)
- Funktionstest SOLL/IST-Vergleich und gegebenenfalls Durchführung von Systemänderungen und -erweiterungen gemäß dem SOLL-Konzept (2 Stunden)

5. Abschlussphase (12 Stunden):
- Dokumentation (8 Stunden)
- Erstellung einer Dokumentation für die Mitarbeiter (2 Stunden)
- Übergabe/ Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem implementierten Asset Management System (2 Stunden)

7. Puffer (1 Stunde)

Summe (40 Stunden)

 

Geplante Projektdokumentation

- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Einführung in das Unternehmen
- Kopie des genehmigten Projektantrags inkl. Genehmigungsmail
- Projektbeschreibung (IST-Zustand, SOLL-Zustand)
- Projektdurchführung
- Projektergebnis
- Quellenverzeichnis
- Anhang

Geplante Hilfsmittel zur Präsentation

- Laptop
- Beamer
- Presenter

Bearbeitet 7. Juli 2023 von mapr

[charmanta]

Mir ist die Entscheidungsphase etwas zu kurz. 
Pufferzeit und eine Stunde aus der Installation da rein, dann wäre ich happy

[yubi20]

Ich habe den Antrag jetzt noch minimal abgeändert, da mein Ausbilder noch ein paar Vorschläge hatte und habe auch den Puffer, sowie die Stunde aus der Installation in die Entscheidungsphase gepackt.
Wäre das so in Ordnung?
 

Titel der Projektarbeit

Planung und Implementierung eines Asset Management Systems zur Inventarisierung und Verwaltung von Hardware

Durchführungszeitraum

Die Durchführung des Projekts ist für den Zeitraum vom 01.09.2023 bis zum 29.09.2023 geplant.

Detaillierte Projektbeschreibung

(IST-Zustand)

An einem kleinen Standort, den unser IT-Team betreut, erfolgt die Ausgabe verschiedener Hardware sowohl an interne, als auch an externe Mitarbeiter. Da an diesem Standort kein direkter IT-Support vorhanden ist, existiert bisher auch kein effizientes Verfahren für die Verwaltung der Hardware. Aus diesem Grund wird die vorhandene und ausgehändigte Hardware bisher nur in unstrukturierten Excel-Tabellen erfasst, da der Standort nicht direkt mit unserem Netzwerk und unserem Lagersystem verbunden ist. Aufgrund dieser Situation kommt es regelmäßig vor, dass im Lager des kleinen Standorts Hardware fehlt, die zuvor nicht erfasst wurde. Um dieses Problem zu lösen, ist es erforderlich, ein neues Asset Management System einzuführen.

 

Ziel des Projekts (SOLL-Zustand)

Ziel des Projekts ist es, unter Berücksichtigung technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Aspekte ein passendes Asset Management System zu finden und auf einer virtuellen Maschine zu implementieren. Im Rahmen dieser Implementierung soll nicht das IT-Team als primäre Nutzergruppe fungieren, sondern speziell autorisierte Mitarbeiter vor Ort, die sogenannten „Superuser“. Diese Mitarbeiter erhalten die Berechtigung, im Asset Management System Hardware anzulegen, Ausgaben zu verzeichnen und weitere Informationen bezüglich der Hardware einzutragen. Somit wird das IT-Team am großen Standort nur noch für den sogenannten „Admin-Support“ verantwortlich sein. Dadurch soll sowohl Zeit für das IT-Team eingespart als auch der Verlust von Hardware minimiert werden.
Nachdem das System erfolgreich getestet wurde und auf die Anforderungen zutrifft, soll eine Kurzdokumentation bzw. Übersicht für die Mitarbeiter erstellt werden. Daraufhin erfolgt die entsprechende Übergabe bzw. Einweisung an die Mitarbeiter, damit diese auch weiterhin das Asset Management System pflegen können.
Die gesamte Projektdurchführung wird außerdem in einer Dokumentation festgehalten.

 

Anforderungen an das Asset Management System
- Möglichkeit, Usern und Locations Assets zuzuweisen
- Versenden von automatischen Benachrichtigungen
- Möglichkeit, Berechtigungen für User und Gruppen einzurichten (z.B. read only)
- Möglichkeit Audits durchzuführen
- Möglichkeit Assets über Barcodes einzubuchen
- sehr benutzerfreundliches Layout, welche von einer Weboberfläche erreichbar ist
- kostengünstige bis kostenlose Softwarelösung
- Wartung und Instandhaltung der Software (Updates)
- Möglichkeit, genauere Notizen zu den Assets anzufertigen

Projektumfeld

Das Unternehmen „Musterunternehmen GmbH“ ist einer der führenden Onlineversandhändler mit etwa 2000 Mitarbeitern am Standort. Das IT-Team besteht aus 6 Mitarbeitern und 3 Auszubildenden.
Der Standort, an dem das Projekt durchgeführt wird, ist im Gegensatz zu meinem Ausbildungsstandort nur ein Zusteller der Pakete.
Die Software werde ich auf einer virtuellen Maschine installieren, welche vom Unternehmen bereitgestellt wird.
Das Projekt wird im Rahmen eines betriebsinternen Projekts umgesetzt. Der Betreuer ist hierbei mein Ausbilder.

Zeitplanung

1. Definition (3 Stunden):
- IST-Zustand definieren (1 Stunde)
- Anforderungen der Systeme analysieren und dokumentieren (SOLL-Zustand erarbeiten) (2 Stunden)

2. Planung (8 Stunden):
- Vergleich von Asset-Management-Systemen anhand der Anforderungen (4 Stunden)
- Entscheidung eines Asset Management Systems anhand einer Nutzwertanalyse (4 Stunden)

3. Realisierung (13 Stunden):
- Beschaffung der Software und des Betriebssystems (1 Stunde)
- Einrichten der virtuellen Maschine und der Datenbank für den Betrieb des Asset Management Systems (3 Stunden)
- Installation und Konfiguration des ausgewählten Asset-Management-Systems auf der virtuellen Maschine (3 Stunden)
- vorhandene Inventarliste aufbereiten und abgleichen (2 Stunden)
- Erstellen der Locations + User (2 Stunden)
- Assets den Bereichen und Usern zuweisen (2 Stunden)

4. Testphase (4 Stunden):
- Funktionstest & Fehlerüberprüfung (2 Stunden)
- SOLL/IST-Vergleich und gegebenenfalls Durchführung von Systemänderungen und -erweiterungen gemäß dem SOLL-Konzept (2 Stunden)

5. Abschlussphase (12 Stunden):
- Dokumentation (8 Stunden)
- Erstellung einer Dokumentation für die Mitarbeiter (2 Stunden)
- Übergabe/ Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem implementierten Asset Management System (2 Stunden)

Summe (40 Stunden)

Geplante Projektdokumentation

- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Einführung in das Unternehmen
- Kopie des genehmigten Projektantrags inkl. Genehmigungsmail
- Projektbeschreibung (IST-Zustand, SOLL-Zustand)
- Projektdurchführung
- Projektergebnis
- Quellenverzeichnis
- Anhang

Geplante Hilfsmittel zur Präsentation

- Laptop
- Beamer
- Presenter

 

Bearbeitet 9. Juli 2023 von yubi20

[ickevondepinguin]

Am 9.7.2023 um 11:37 schrieb yubi20:

2. Planung (8 Stunden):
- Vergleich von Asset-Management-Systemen anhand der Anforderungen (4 Stunden)
- Entscheidung eines Asset Management Systems anhand einer Nutzwertanalyse (4 Stunden)

Plane bitte noch vorab die Funktionstest, VOR dem Vergleich und der Entscheidung.

Hier eine Stunde aus der Realisierung abzwacken bitte.

Es sollte klar sein, dass du dir die Funktionstests bei einer Testzeit von zwei Stunden nicht "aus den Fingern" saugst!

Kosten-/Zeitplanung fehlt komplett.

Am 9.7.2023 um 11:37 schrieb yubi20:

Übergabe

Sollte dokumentiert ablaufen und eine richtige Abnahme sein! Abnahmeprotokoll wäre sinnvoll. Da gehören auch alle Ziele (Kosten/Funktionen/techn. Bedingungen), deren Umsetzung und die FUnktionstests mit Ergebnissen rein.

Da ist noch Potential nach oben.

Bearbeitet 11. Juli 2023 von ickevondepinguin