pantrag_fisi Projektantrag: Integration und Implementierung einer Software zur Synchronisierung von Mitarbeiterkontakten auf Smartphones.

[IkenEkto]

Hallo, ich arbeite derzeit an meinem Projektantrag den ich bis Anfang Oktober abgeben müsste, und wollte euch mal nach Feedback fragen.

Beruf: Fachinformatiker Systemintegration

 

1. Thema der Projektarbeit

Integration und Implementierung einer Software zur Synchronisierung von Mitarbeiterkontakten auf Smartphones.

 

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 05.11.2023

Ende: 19.12.2023

 

3. Ausgangssituation

Derzeit befinde ich mich in Ausbildung bei der XXX GmbH Musterstadt im Bereich der internen IT. Mit über XXX Mitarbeitern deutschlandweit und ca. XXX Mio. Euro Jahresumsatz gehört die Firma heute zu den führenden mittelständischen Bauunternehmen. Das Unternehmen umfasst acht Standorte, davon 6 in Bayern, einer in Sachsen und einer in Baden-Württemberg. Das Leitungsspektrum reicht von Verkehrswegebau über Hochbau, Tiefbau, Architektur, Ingenieurbau sowie Netzbau.

Derzeit nutzen wir iPhones als Smartphones im Unternehmen. Die Synchronisation unserer Kontaktdaten erfolgt aktuell über einen Exchange Server on Prem der seine Daten per PowerShell-Skript aus dem Active Directory und Sharepoint on Prem bezieht. Diese leitet er anschließend per ActiveSync an unsere Geräte weiter. Dabei entstehen mehrere Probleme. Zum einen werden Kontakte in beide Richtungen Synchronisiert wodurch anschließend vom User abgeänderte Kontakte auf alle Firmen-Smartphones ausgerollt werden was zu fehlerhaften Datensätzen führt, auch da iOS das Mergen von Kontakten ab iOS 16 unterstützt, diese Funktion ermöglicht es mehrfach vorhandene Kontakte zusammenzuführen, was aufgrund des aktuell verwendeten Two-Way-Sync Verfahrens diese wieder falsch an den Exchange Server ausrollt. Des Weiteren ist geplant den Exchange on Prem Server künftig in die Cloud auszulagern, weshalb die aktuelle Lösung nicht mehr weiter betrieben werden kann.

 

4. Projektziel

Zur Bewältigung dieses Problems beabsichtigen wir, eine Software für Kontaktsynchronisation einzuführen. Das Projekt umfasst die erfolgreiche Implementierung und Konfiguration dieser Software zur Synchronisierung von Mitarbeiterkontakten in unsere bestehende IT-Infrastruktur. Die Voraussetzung ist eine Schnittstelle zu einer Zentralen SQL-Datenbank von der die Daten bezogen werden können um diese in Echtzeit auf die Smartphones zu Synchronisieren und vor Veränderungen durch den User zu Schützen. Diese Datenbank bezieht derzeit ihre Kontaktdaten sowohl aus unserem HR-Tool sowie aus dem Active Directory und vereinheitlicht diese. Es wird ein Virtueller Server benötigt auf dem die Software installiert werden kann, dieser muss anhand der Systemanforderungen Konfiguriert und aufgesetzt werden.

Die Implementierung wird dazu beitragen, Dateninkonsistenzen zu minimieren, die Effizienz unserer Mitarbeiterdatenverwaltung zu steigern und die Genauigkeit und Aktualität dieser Daten sicherzustellen. Darüber hinaus wird diese Software so konfiguriert, dass sie zukünftige Erweiterungen und Anpassungen problemlos unterstützen kann.

Es soll eine  Dokumentation erstellt werden, damit andere Teammitglieder diese Software verstehen und nutzen können um diese in Zukunft verwalten und erweitern zu können.

 

5. Zeitplanung

Projektinitiierung: 1 Stunde
 

Planung: 15 Stunden

• Ist-Zustand-Analyse: 3 Stunden

• Planung Sollkonzept: 5 Stunden

• Anforderungsanalyse: 3 Stunden

• Feinkonzept: 4 Stunden
 

Realisierung: 20 Stunden

• Integration: 10 Stunden

• Konfiguration und Anpassung: 4 Stunden

• Erstellung einer Benutzerdokumentation: 4 Stunden

• Durchführung Tests: 2 Stunden

Fazit: 4 Stunden

• Überprüfung der Zielerreichung: 2 Stunden

• Ausblick/Erweiterungsmöglichkeiten: 2 Stunden

 

6. Anlagen

Upload

 

7. Präsentationsmittel

-       Beamer

-       Flipchart

-       Pointer

 

 

 

 

 

Bearbeitet 7. September 2023 von mapr

[ickevondepinguin]

Wo in dem Ganzen machst Du deine Sachmittel-/Zeit-/Kostenplanung? Fehlt komplett.

Die Tests werden im Rahmen des Soll-Konzeptes bitte Lösungsunabhängig definiert. Das Soll-Konzept enthält somit alle Kriterien die zur erfolgreichen Abnahme führen.  Wo führst du einen Vgl einer geeigneten Lösung durch? Denn:

vor einer Stunde schrieb IkenEkto:

Zur Bewältigung dieses Problems beabsichtigen wir, eine Software für Kontaktsynchronisation einzuführen. Das Projekt umfasst die erfolgreiche Implementierung und Konfiguration dieser Software zur Synchronisierung von Mitarbeiterkontakten in unsere bestehende IT-Infrastruktur. Die Voraussetzung ist eine Schnittstelle zu einer Zentralen SQL-Datenbank von der die Daten bezogen werden können um diese in Echtzeit auf die Smartphones zu Synchronisieren und vor Veränderungen durch den User zu Schützen. Diese Datenbank bezieht derzeit ihre Kontaktdaten sowohl aus unserem HR-Tool sowie aus dem Active Directory und vereinheitlicht diese. Es wird ein Virtueller Server benötigt auf dem die Software installiert werden kann, dieser muss anhand der Systemanforderungen Konfiguriert und aufgesetzt werden.

Das klingt so als ob fest steht welche Software verwendet werden soll. Zusammen mit deiner Zeitplanung ergibt sich das Bild das hier der Arbeitsauftrag "Installiere Lösung XY vom Hersteller ABC" umgesetzt werden soll.

Der Antrag ist so nicht genehmigungsfähig.

[IkenEkto]

vor 5 Stunden schrieb ickevondepinguin:

Wo in dem Ganzen machst Du deine Sachmittel-/Zeit-/Kostenplanung? Fehlt komplett.

Die Tests werden im Rahmen des Soll-Konzeptes bitte Lösungsunabhängig definiert. Das Soll-Konzept enthält somit alle Kriterien die zur erfolgreichen Abnahme führen.  Wo führst du einen Vgl einer geeigneten Lösung durch? Denn:

Das klingt so als ob fest steht welche Software verwendet werden soll. Zusammen mit deiner Zeitplanung ergibt sich das Bild das hier der Arbeitsauftrag "Installiere Lösung XY vom Hersteller ABC" umgesetzt werden soll.

Der Antrag ist so nicht genehmigungsfähig.

Vielen Dank für das gute Feedback. Ich habe meinen Antrag etwas angepasst und hoffe das er nun eher den Anforderungen der IHK entspricht. Bitte gerne nochmal Feedback ob er nun die Chance auf Genehmigung hätte.
 

3. Ausgangssituation

Derzeit befinde ich mich in Ausbildung bei der piiiiiiiep im Bereich der internen IT. Mit über 2000 Mitarbeitern deutschlandweit und ca. 400 Mio. Euro Jahresumsatz gehört die Firma heute zu den führenden mittelständischen trööööt. Das Unternehmen umfasst acht Standorte, davon 6 in Bayern, einer in Sachsen und einer in Baden-Württemberg. Das Leitungsspektrum reicht von Verkehrswegebau über Hochbau, Tiefbau, Architektur, Ingenieurbau sowie Netzbau.

Derzeit werden iPhones als Smartphones im Unternehme eingesetzt. Die Synchronisation unserer Kontaktdaten erfolgt aktuell über einen Exchange on Prem Server, der seine Daten mittels PowerShell-Skripts aus dem Active Directory und Sharepoint on Prem bezieht. Diese leitet er anschließend per ActiveSync im Two-Way-Sync Verfahren an unsere Geräte weiter. Dabei entstehen mehrere Probleme: Zum einen werden Kontakte in beide Richtungen synchronisiert. Dies bedeutet das vom User lokal abgeänderte Kontakte global auf alle Firmen-Smartphones synchronisiert werden, was zu fehlerhaften Datensätzen führt. Auch wird ab der iOS-Version 16 das einfache Zusammenfügen von Kontakten unterstützt, was ebenfalls zu fehlerhaften Daten führt. Diese Funktion ermöglicht es mehrfach vorhandene Kontakte zusammenzuführen, was aufgrund des aktuell verwendeten Two-Way-Sync Verfahrens diese vom Benutzer individuell zusammengeführten Kontakte an den Exchange Server zurück synchronisiert. Derzeit besteht keine Möglichkeit Exchange das One-Way-Sync Verfahren beizubringen, welches diesen Fehler unterbinden würde. Des Weiteren ist geplant den Exchange on Prem Server künftig in die Cloud auszulagern, weshalb die aktuelle Lösung nicht mehr weiter betrieben werden kann.

 

4. Projektziel

Ziel des Projektes ist es, unter Berücksichtigung technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Aspekte eine geeignete Software für Kontaktsynchronisation zu evaluieren und zu implementieren. Diese soll es der IT ermöglichen Mitarbeiterkontaktdaten einheitlich zu synchronisieren und auf unsere Smartphones auszurollen, um die Effizienz der Mitarbeiterdatenverwaltung zu steigern und Dateninkonsistenzen zu minimieren.

Wichtig ist auch, dass alle verwendeten Smartphone-Modelle unterstützt werden, so wie die Synchronisation der Kontaktdaten in Echtzeit.

Des Weiteren ist bei der Auswahl des Anbieters darauf zu achten, dass eine passende Synchronisationsmethode (One-Way-Sync) gegeben ist, um Datenänderungen von User-Seite aus technisch unterbinden zu können. Auch soll darauf geachtet werden eine Software auszuwählen die Ressourcenschonend arbeitet.

Es soll eine Dokumentation erstellt werden, die es anderen Teammitgliedern ermöglicht diese Software zu verstehen, um sie zukünftig eigenständig verwalten und erweitern zu können.

 

5. Zeitplanung

Analyse und Planung: 15 Stunden

• Projektinitiierung: 1 Stunde

• Ist-Zustand-Analyse: 4 Stunden

• Planung Sollkonzept: 5 Stunden

• Bestimmung und Einkauf der Software: 2 Stunden

• Kostenplan erstellen: 2 Stunden 

• Zeitplanung 1 Stunde 

 

Realisierung: 18 Stunden

• Konfiguration einer VM: 3 Stunden

• Installation der Software: 5 Stunden

• Konfiguration und Anpassung: 5 Stunden

• Durchführung Tests: 3 Stunden

• Einweisung für das neue System: 2 Stunden

Projektabschluss: 7 Stunden

• Erstellung einer Projektdokumentation: 4 Stunden

• Überprüfung der Zielerreichung (Soll-Ist Vergleich): 2 Stunden

• Projektübergabe: 1 Stunden

Bearbeitet 7. September 2023 von Chief Wiggum
Anonymisiert

[neinal]

Ich bin in FISI Themen nicht so tief drin.

Aber 2h zur Auswahl und Beschaffung von Software kommt mir zu wenig vor. 

Die Erstellung der Projektdoku für die IHK mit 4h empfinde ich persönlich auch als zu wenig. 

Was passiert beim Punkt "Pojektinitiierung"? 

Was machst du beim Kostenplan? Und warum passiert das, nachdem du Software ausgewählt und gekauft hast? Dann brauchst du keine Kosten mehr planen. Ist ja dann schon vorbei. 

[ickevondepinguin]

 

  

vor 7 Minuten schrieb IkenEkto:

Ziel des Projektes ist es, unter Berücksichtigung technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Aspekte eine geeignete Software für Kontaktsynchronisation zu evaluieren und zu implementieren

Viel besser!

vor 9 Minuten schrieb IkenEkto:

Konfiguration einer VM: 3 Stunden

Der reinen VM? Also VM erstellen, Betriebssystem installieren und ggf. Updates einspielen und in Netzwerkumgebung einbinden - 3 Stunden?! Guckst Du dem Ladebalken/den Shellausgaben zu?

Zieh hier eine Stunde ab und wirf diese in "Bestimmung und Einkauf der Software".

vor 11 Minuten schrieb IkenEkto:

Installation der Software: 5 Stunden

Reduziere hier die Zeit um die Hälfte. Du installierst die Software + weitere, ggf. benötigte Dienste wie einen SQL-Server oder ähnliches. Die andere hälfte (2,5 Stunden) verteilst du optimal. Mindestens noch eine Stunde in die Auswahl

Ein sehr großer Fokus liegt im FiSi-Projekt immer bei der Entscheidungsfindung.

Das böse Wort Cloud fiel im übrigen - beschäftige dich hinreichend mit der DSGVO und deren Inhalten!

Auch wenn euer (e)DSB "zuständig" ist und ihr es dahin abschiebt - der Ausschuss wird dich befragen! Du musst hier Rede und Antwort stehen können - es gehört inhaltlich zu deinen Aufgaben.

 

[charmanta]

Klingt nach einer Suche nach einer Software. Ich finde es für nen FiSi grenzwertig komplex

[ickevondepinguin]

vor 27 Minuten schrieb charmanta:

Ich finde es für nen FiSi grenzwertig komplex

Ich auch, aber es hat einige interessante Aspekte und erfüllt theoretisch die selben Anforderungen, die das Musterprojekt Telefonanlage ebenfalls erfüllt: Kaufmännische Entscheidung Was? und Installation/Konfiguration, also halt genehmigungsfähig. War die erste Version nicht....