Projektantrag: Analyse und Konzeption neuer Anforderungen an die Administration des unternehmensweiten Softwareportfolios und Umsetzung in einer Configuration Management Database (CMDB)

[Luiza-Umschulung]

Hallo, ich würde gerne eure Meinung über die Idee des Projektes hören. (Umschulung zum Fachinformatiker Systemintegration).

Mein Betreuer hat mir folgende Problemstellung gegeben:
Die Übersicht zur im Unternehmen installierter Software ist nicht detailiert genug. Es geht um Identifizierung und Ergänzung von klassifizierenden Daten über jedes im Unternehmen eingesetzte Softwareprodukt.

Ich bin mir unsicher ob das passt. Ich denke, der Fokus wird mehr auf der Anforderungsanalyse bei meinen Kollegen liegen. Die Umsetzung ist quasi DB design, jedoch in /über ein IT Service Mgmt Softwaretool. Also kein SQL notwendig.

 

Thema:
Analyse und Konzeption neuer Anforderungen an die Administration des Softwareportfolios und Umsetzung in einer Configuration Management Database (CMDB)

Ausgangssituation

Mein Einsatz ist im Bereich „Administrative Systeme“. Die Abteilung verantwortet ca. 400 verschiedene Softwareprodukte. Dies erfordert eine verlässliche Administration der Zuständig­keiten, der Voraussetzungen und Abhängigkeiten der Produkte.

Die IT Abteilung orientiert sich am "IT Service Management" (ITSM) nach ITIL. Zur Verwaltung wird das Tool Omnitracker eingesetzt. Das gesamte Inventar der IT-Landschaft (Hardware, Software, Lizenzen) wird in der Configuration Management Database (CMDB) des Tools erfasst.

Es sind viele neue Softwareprojekte gestartet. Die Projektteams verwalten momentan ihre aktuellen Informationen oftmals in Microsoft Office Produkten, wie beispielsweise Excel.

Es ergeben sich neue Anforderungen an die Klassifizierung des Softwareportfolios, die zu analysieren sind. Nach einer Konzeptionsphase soll das Ergebnis in der CMDB von Omnitracker ergänzt werden.

 

Problemstellung

Das Tool Omnitracker beinhaltet eine Übersicht der installierten Software. Die klassifizierenden Attribute pro Software sind aber nicht mehr ausreichend. Dem IT Management fehlt heute die Möglichkeit zur effizienten Analyse durch Reporting. Eine schnelle Entscheidungsfindung bei aktuellen Problemen ist nur eingeschränkt möglich. Beispielsweise kann bei Ausfall einer Firewall keine Ad-Hoc Abfrage getätigt werden, welche Softwareprodukte betroffen sind. Dadurch ist eine schnelle Kommunikation an die betroffenen Mitarbeiter nicht möglich.

Die bestehende Softwarelandschaft soll auf die neuste Citrix Workspace version mit Windows 11 transferiert werden. Dabei sind ca. 150 der 400 Anwendungen neu in Citrix zu installieren.

Im Rahmen dieses Projektes werden neue Anforderungen entstehen.

Aktuell werden Informationen vom Projektteam in Excel Listen und Dokumenten lokal erfasst oder sind im Kopf der Experten. Datensilos entstehen, die eine zentrale Verwaltung bzw. Auswertungen verhindern. Es fehlt ein strukturierter Ansatz zur besseren Klassifizierung des Softwareportfolios.

Aufgrund dieser Punkte hat das IT Management entschieden, eine Identifizierung der Anforderungen und Neu-Konzeption des Softwareportfolio-Managements durchzuführen

 

Projektziel und Umsetzung

Das Ziel ist die Verbesserung des Softwareportfolio-Managements. Mit neuen produktbeschreibenden und klassifizierenden Attributen soll die Datenqualität verbessert werden.

• Erweiterung der beschreibenden Eigenschaften: Umfang der beschreibenden Informationen über die Softwareprodukte soll vergrößert werden, um detailiertere Auswertungen zu ermöglichen.
• Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der vorhandenen Daten über die installierte Software soll erhöht werden, sowohl in Bezug auf Richtigkeit als auch Vollständigkeit.
• Strukturierter Prozess zur Informationsgewinnung: Mit einem strukturierten Prozess zur Sammlung von Informationen über unsere Softwareprodukte kann die Effizienz gesteigert werden.
• Flexible Analysemöglichkeiten: Auf Basis der erweiterten Datenstrukturen sollen flexiblere Analysen möglich sein. Z.b. um Abhängigkeiten zu erkennen.

Die Umsetzung erfolgt in der Configuration Management Database (CMDB) des Tools Omnitracker.

Die Datenerfassung für die neuen Felder liegt in der Verantwortung der Softwareverantwortlichen und ist nicht Teil des Projektes.

Mein Aufgabenbereich für dieses Projekt umfasst im Einzelnen folgende Tätigkeiten:

·         Verbesserungsanforderungen von den Produkt-/Projektverantwortlichen ermitteln

·         Relevante Datenstrukturen des Tools Omnitrackers identifizieren, um die Basis für Erweiterung zu erkennen

·         Pflichtenheft schreiben

·         Das Omnitracker Datenmodell gemäß der Anforderungen erweitern

·         Design der Erfassungsmaske für die neuen Datenfelder

·         Definieren und erstellen von neuen Auswertung Reports

(evtl. sollte ich ein ERM Modell für die Erweiterung erstellen ? )

 

Projektphasen mit Zeitplanung

Projektplanung 4-6 Std.

• Ist-Analyse: Aktuelle Vorgehensweise im Management des  Softwareportfolios   2 Std.
• Ressourcenplanung (1,0 Std.)
• Zeit-und Kostenplanung (2,0 Std.) => Zeitplanung: hm, das ist doch das gleiche wie dieses Kapitel „Zeitplan“  Kosten: hab ich eigentlich keine. Systeme sind schon da

Projektentwurf

• Hm, was würde ich hier zuordnen ?

 

Projektdurchführung 26 Std.

 Identifizieren der Anforderungen durch Interviews mit den Softwareverantwortlichen, 10 Std.
  => das wird der hauptteil 1 meiner Analyse. Erstmal verstehen, was die diversen Softwareprodukten machen und dann mögliche Kriterien für ihre Klassifizierung  zu finden

 Konzeption des Datenmodells für das Tool Omnitracker, 6 Std.

 Erweiterung des tools Omnitracker um neue Datenfelder in der CMDB, 6 Std.
  => ich habe verstanden, dass ich im tool Erweiterungen machen kann… vordefiniert.. wie eine toolbox… Datenfelder, UI, Reporting (ich muss da nicht mit SQL agieren)

 Definieren der benötigten Standard Reports für IT manager, 4 Std.
 

Projektabschluss, 8 Std.

Testen des Reportings über die neuen Datenfelder, 1 Std.

Anwenderschulung: Erläuterung der Erweiterungen an die Kollegen, 1 Std.

Erstellung der projektbegleitenden Dokumentation 6 Std.

Bearbeitet 10. Februar von Luiza-Umschulung

[Dr. Octagon]

Habe das mal kurz überflogen... und meine:

Daraus wird kein Projekt!

Es hört spätestens hier auf: Erweiterung des Tools...

Was vorhanden ist, wird nicht durch Dich entschieden, sondern ist gleichlautend vorgegeben = Ende!

[charmanta]

vor 9 Stunden schrieb Luiza-Umschulung:

Das Ziel ist die Verbesserung des Softwareportfolio-Managements. Mit neuen produktbeschreibenden und klassifizierenden Attributen soll die Datenqualität verbessert werden.

Fällt nicht in den Bereich eines Fisi im Sinne der PO. Kein kfm Ansatz, keine Entscheidungen. Wird abgelehnt und ich empfehle ein komplett neues Projekt.

Das hier klingt nach FiDPA und scheidet daher für Fisi aus

[Luiza-Umschulung]

Am 10.2.2024 um 21:56 schrieb Dr. Octagon:

Habe das mal kurz überflogen... und meine:

Daraus wird kein Projekt!

Es hört spätestens hier auf: Erweiterung des Tools...

Was vorhanden ist, wird nicht durch Dich entschieden, sondern ist gleichlautend vorgegeben = Ende!

Für meine bessere Einordnung möchte ich nochmals fragen (bzw. Rückfrage von Betreuer in Firma):

Man sollte kein Thema wählen, wo etwas bestehendes verbessert wird. Es soll eine "neue Aktivität" sein ? z.b. Auswahl einer Software, die bestimmte Kriterien zu erfüllen hat ?

Ich habe gedacht, die Entscheidung welche Attribute das Softwareportolio beschreibt (braucht man das oder eher nicht) wäre meine Entscheidung. Finales Ziel vom IT Manager: Bei Risiko eines Ausfalles z.b. Firewall, sofort alle betroffenen Softwareprodukte zu ermitteln.

[Luiza-Umschulung]

Am 11.2.2024 um 06:50 schrieb charmanta:

Fällt nicht in den Bereich eines Fisi im Sinne der PO. Kein kfm Ansatz, keine Entscheidungen. Wird abgelehnt und ich empfehle ein komplett neues Projekt.

Das hier klingt nach FiDPA und scheidet daher für Fisi aus

Ja, der kfm. Ansatz ist schwierig. Meine Idee war, das Risiko Softwareausfall in Kosten zu transferieren. Je schneller IT mgmt reagieren kann, aufgrund neuer valider Daten in "zentraler DB" (über Reporting). Vergleich über Nutzwertanalyse (XLS arbeitweise versus zentraler DB) ist jedoch auch schwierig.

Datenbanken sind Teil von FiSi Umschulung. Sollte man solch ein DB Thema besser nicht wählen ? Sondern Themen wie Virtualisierung,... (das aktuelle Citrix Projekt ist schon kurz vor Golive, da bin ich zu spät), also systemsoftwarenahe Themen ?

Die Schwierigkeit in der Firma ist, aus den langlaufenden Projekten, irgendein Teilbereich herauszuschneiden, der IHK Projektanforderung entspricht. z.b. Auswahlprojekt neuer Software dauert 6-9 monate. Da kann ich keine 40 Stunden Teilprojekt "herausholen"':
Kann IHK Projekt auch nur eine Anforderungsanalyse beinhalten ?
Oder eine Schnittstellen Analyse ? z.b. ein neuer Prozess. Wie die Daten erfassen ? Schnittstelle für Datenimport in ein SAP system analysieren ? (hm, da ist aber das tool auch schon vorgegeben. Also wieder Kfm. Ansatz schwierig)
Muss die Projekttätigkeit immer eine aktive Umsetzung mit einem Tool beinhalten ? Installation, Konfigurationen, Testen...

Meine aktuelle Schwierigkeit: Aus der internen Projektliste der Firma einen Teilbereich finden, das für 40 Stunden passt. 

 

[Luiza-Umschulung]

Ich habe andere Projektanträge gelesen. Der kfm. Ansatz wird oft im Rahmen Auswahl von Angeboten oder bei IT Haus durch eigene Angebote an Kunden abgedeckt.
Mein Praktikum ist in öffentlichem Institut (Dienst). Als Umschulungspraktikant kann ich keine Angebot einholen (das sind ja öffentlich rechtliche Ausschreibungen). Somit kann ich nur versuchen, interne Kosten für 2 Alternativen vergleichen. Technische Lösung A versus B ? also Arbeitsstunden. Einsparungen in der Zukunft.
Bin ich da richtig mit meiner Einschätzung ?

Bzgl. eigener Entscheidung: Ich muss ein Projektthema finden, bei der ich 2 Alternativen vergleiche. Auch wenn die Firma schon einen Favoriten hat.
Bei Vergleich von Softwareprodukten kann das schwierig werden. Für eine Umsetzung kann ich ein Alternativprodukt selbst nicht einfach einkaufen. Also ist es wohl besser, Vorgehensweisen zu vergleichen und Entscheidung zu treffen. Der kfm. Ansatz ist dann wieder schwieriger.

Mein Fazit: es ist schwierig, die IHK Kriterien mit den Firmeninternen Projekten zu matchen. Nächster Anlauf folgt...

Worst case: Was passiert, wenn IHK mehrere Anträge ablehnt ? Dann bin ich wohl durchgefallen. => Ich checke die Statuten.

[charmanta]

Ich empfehle 3 Alternativen zu beleuchten

vor 46 Minuten schrieb Luiza-Umschulung:

Worst case: Was passiert, wenn IHK mehrere Anträge ablehnt ?

Du kannst einreichen bis der Termin abgelaufen ist. Bei uns wird spätestens nach drei Versuchen ein "Helper" aktiviert, also ein Prüfer, der Dir hilft, dann aber bei der Zulassung formal raus ist ( aber das tun wir hier schon in gleicher Weise )

[Dr. Octagon]

Am 18.2.2024 um 12:43 schrieb Luiza-Umschulung:

Auch wenn die Firma schon einen Favoriten hat.

Wenn die Firma schon einen Favoriten hat, wozu brauchen die dann hierbei überhaupt noch einen FiSi (ein IHK-Projekt)?

Am 18.2.2024 um 11:30 schrieb Luiza-Umschulung:

Man sollte kein Thema wählen, wo etwas bestehendes verbessert wird. Es soll eine "neue Aktivität" sein ? z.b. Auswahl einer Software, die bestimmte Kriterien zu erfüllen hat ?

Doch, bestehende Dinge sollten bei Zeiten immer in Frage gestellt werden - das fördert die Zukunft! Aber hier ist es eher so: "Wir haben damals etwas gekauft, bei dem man die "Funktion nun bestimmt -endlich- auch gänzlich nutzt."

Bildlicher: Es wurde früher ein Buch gekauft, das hat aber keiner bis zum Ende gelesen. Das sollst jetzt bitte Du als Proejkt machen.