Prozessdokumentation im Unternehmen

[ChiefMav]

Hallo zusammen,

eine ganz wichtige Frage steht aktuell im Raum.

Die aktuelle Dokumentation in Bezug auf Softwarefehler, Maschinenbedienung, Maschinenkonfiguration und allgemeines Wissen sowie viele weitere Punkte ist extrem mangelhaft in unserem Unternehmen... Einige Dokumente sind veraltet und unübersichtlich, während andere schlichtweg einfach komplett fehlen. Ich habe vorgeschlagen, dass wir im Unternehmen gemeinsam daran arbeiten, die Prozessdokumentation zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen wir aber dementsprechend eine sichere und kostenfreie Möglichkeit zur Dokumentation. Es sollte eine Plattform sein, die es uns ermöglicht, Informationen leicht zugänglich zu machen, zu aktualisieren und zu teilen. Dadurch können wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind und auf die benötigten Informationen zugreifen können. Aktuell benutze ich OneNote für meine eigenen Notizen.

 

Wichtig: Die Plattform sollte für alle benutzbar sein, auch für Personen, die nicht unbedingt tiefgehende Kenntnisse im Umgang mit Software etc. haben.

 

Habt ihr evtl. gute Vorschläge?

 

Merci im Voraus

[x0r]

Wenn entsprechende M$ Lizenzen sowieso vorhanden sind, könnte man es direkt über OneNote abbilden. Erstelle ein Team und binde OneNote ein.

Confluence ist sonst eine bekannte kommerzielle Lösung.

Open source würde sich DokuWiki o.ä. anbieten.

[tkreutz2]

vor 14 Stunden schrieb ChiefMav:

Wichtig: Die Plattform sollte für alle benutzbar sein, auch für Personen, die nicht unbedingt tiefgehende Kenntnisse im Umgang mit Software etc. haben.

Habt ihr evtl. gute Vorschläge?

Das klingt doch sehr nach klassischem Intranet. Kommerzielle Lösung wäre SharePoint -> OSS Alternative Plone

Viele grundlegende Dinge kann man aber auch über MS Tools miteinander verknüpfen, wenn die Software eh schon vorhanden ist.

https://plone.org

Verfügt auch über umfangreiche Rechteverwaltung und leistungsfähige Plug-Ins (z.B. Prozessmanagement).

Ich hatte das mal in einer kleinen Agentur als Tools für die Mitarbeiter installiert, das hat soweit ganz gut funktioniert.

Ansonsten müsste man auch mal in eine Anforderungsanalyse gehen und verschiedene Punkte in einer Ist-Aufnahme sortieren.

Man muss sich sonst schon überlegen, wer das alles Pflegen soll. Leider gibt es viele Intranet-Systeme die ein stiefmütterliches dasein pflegen, weil sich niemand mehr drum kümmern will.

Ansonsten mal im Katalog der OSS schauen, da finden sich viele Lösungen (z.B. Doxygen), die zwar eigentlich für den Bereich Softwareentwicklung gedacht sind. Ich wüsste aber nicht, warum man nicht auch simple Textverwaltung damit machen sollte. (Vielleicht dann eine Sache der Bedienung, daher eher in Richtung Intranet).

Wenn Ihr smarte Lösungen wollte, könnt ich auch einfach eine Handvoll Apps einsetzen, die können das mittlerweile auch ganz gut. Nachteil wird dann sein, dass man vermutlich mehrere Apps benötigt, um alle Themen unter ein Dach zu bekommen.

 

Bearbeitet 6. März von tkreutz2

[allesweg]

Welche Features soll das Tool haben?

Wer soll welche Berechtigungen haben und wo sollen diese verwaltet werden?

Welche Tools sind vorhanden, um daraus Daten für dein Vorhaben bereit zu stellen?

 

Wie wird die Aktualität sichergestellt? Der manuell sowie maschinell erzeugten Inhalte!

 

Ohne Lastenheft wird die Toolauswahl schwierig.

[kylt]

Am 5.3.2024 um 18:10 schrieb ChiefMav:

[...]  aktuelle Dokumentation [...] und allgemeines Wissen sowie viele weitere Punkte ist extrem mangelhaft in unserem Unternehmen... Einige Dokumente sind veraltet und unübersichtlich, während andere schlichtweg einfach komplett fehlen. [...] [Für] dieses Ziel [...], benötigen wir [...] eine sichere und kostenfreie Möglichkeit zur Dokumentation. [...] Informationen leicht zugänglich zu machen, zu aktualisieren und zu teilen. [...]

Wichtig: Die Plattform sollte für alle benutzbar sein, auch für Personen, die nicht unbedingt tiefgehende Kenntnisse im Umgang mit Software etc. haben.

Habt ihr evtl. gute Vorschläge?

Auch wenn das Thema schon eine Woche alt ist...

Es klinkt jetzt nicht so, als ob du in einem KMU < 10 Leute arbeitest. Da gelten vielleicht noch andere bedingungen, je mehr Leute beteiligt werden, je mehr Generationen und Charakter an einer Doku beteiligt sind, umso komplexer wird dies.

Bei großen Teams und Unternehmenen > 50MA haben ich folgende bedenken:

Grundsätzlich ist deine Idee wirklich nobel. Jedoch eine (kostenfreie) Software einfach bereit zu stellen stellst du dir zu leicht vor.

So wie du die Problemsituation beschreibst, liegt das Problem an weitreichenden Faktoren, die "das Projekt zentrale Datenbank" scheitern lassen werden.

0. Ein System ohne geschulte Mitarbeiter die es Benutzen produziert über Jahre nur Datenmüll und ihr steht in spätestens 5 Jahren wieder vor dem selben Problem(!).

Stand jetzt sind deine AnwenderInnen entweder nicht gewillt oder nicht in der Lage (vom Mindset oder von den technischen Fähigkeiten) ein Dokument bereit zu stellen - sonst gäbe es ja schon zumindest Word Dateien oder ähnliches bzw. die Daten währen aktuell.

Gleiches gilt für das Selbstverständnis dutzende Dokumente in regelmäßigen Abständen wieder zu aktualisieren.

Dein System wird also hochgradig gefährdet sein wieder eine unvollständige, nicht aktualisierte Datengrube zu werden. > Dagegen muss man sehr, sehr viel aktiv gegensteuern.

 

1. Klare Strukturvorgaben müssen nicht nur geplant sondern auch eingehalten werden: Jede gute Dokumentaiton braucht eine gewisse Formatierung und Vorgaben. Gerade wenn sie universell sein soll für Fehler, Anleitungen oder einfach allgemeinene Unternehmensprozesse. Schon ein gut gewählter Titel für eine Seite muss abgestimmt werden und darf nicht einfach in ein riesigen Pool geworfen werden. Je spezieller es wird, z.B. für Maschinen der selben Serie oder sogar einzelne Händlingunits, muss dies bereits vor einer Dokumentation zentral vorgeplant werden - sonst entsteht Doppeltes und nach einem Update veraltetes Wissen oder unübersichtliche Hierarchien.

> Die einfachste Form der technischen Dokumentation, die man also einfach vorraussetzen muss, ist das jemand mit Word oder vergleichbarem Office Programm arbeiten kann, besser noch wie in einem Forum wie diesem. Deine Anforderung "Plattform sollte für alle benutzbar sein, auch für Personen, die nicht unbedingt tiefgehende Kenntnisse im Umgang mit Software etc. haben."= es soll auch von Leuten einfach so bedient werden, die gar kein Verständnis von guter Dokumentation haben ist da ein ganz, ganz rotes Tuch und es besteht eine extrem hohe Gefahr, dass diese nicht geschulten Anwender einfach nicht die Daten liefern oder nicht die Form einhalten, die du versuchts zu erreichen.

> Noch schlimmer wird es wenn man Dokumentation wie von @tkreutz2 beschrieben in unterschiedlichen APPs führt. - Das verstehen und benutzen technische Leihen i.d.R. nicht so wie von der IT Gedacht und die Datenkorrektheit muss aktiv überacht werden, Stichwort Data Governance und MdM.

2. Regelung der Inhalte: Sicherheit & Dsgvo VS Vollständigkeit

Wer wann wie auf die Dokumente zugreifen kann ist das eine. - Wer stellt aber sicher, dass in den Dokumenten nicht Daten - schlimmer noch Passwörter - geleaked werden? Gerade in Prozessbeschreibungen wird schnell mal eine Beispielbestellung von Herrn Müller als Screenshot reingehängt, "hoppla da steht ja noch die Adresse Musterweg 3"

Oder schlimmer "Screenshot mit Passwort vom zentralen Datenkbankserver" 😕

a) Es braucht also klare Regeln, was in den Dokumenten stehen darf und was niemals und auch das muss überwacht werden

b) Falls Ihr z.B. unter ISO 270001 fallt, müsst ihr das von @allesweg genannte Rechtesystem auch dafür im Blick behalten > Gerade wenn ihr z.B. Forschungs&Entwicklungsdokuente, Baupläne habt, die nicht einfach so jeder sehen darf. (Sonst nimmt vielleicht mal ein gehender Mitarbeiter ein paar Ideen zur Konkurrenz mit 😉 )

3. Kosten VS Nachhaltigkeit

Günstige / Kostenlose Lösungen jetzt, heißen nicht, dass diese in 3-5 Jahren für euch noch gut sind.

Wie ist eure Strategie der nächsten 3-5 Jahre? - Falls ihr z.B. ohnehin absehbar von Microsoft weg wollt (warum auch immer), wäre es Fatal euch jetzt mit der Dokumentation an OneNote zu binden. Anders herum wäre die Strategie weitreichender und konsequenter umgesetzt auch Projektarbeit, Meetings und tägliche Arbeitsabläufe auf die genannten Dokumentationslösungen abzustimmen, so vermeidet man doppelte Arbeit der Doku und erreicht höhere Akzeptanz. - Aber auch das hat Strategischen Charakter und muss "von ganz oben" gewünscht und gelebt werden. 

Bearbeitet 15. März von kylt

[Maniska]

OneNote würde ich prinzipiell nicht verwenden wollen. Aktuell wird es bei uns genutzt, und durch die relativ niederschwellige Zugänglichkeit schaut das Ding aus wie Kraut und Rüben.

Es werden einfach nur Screenshots reingeknallt, vielleicht noch mit Textschnipseln und/oder Stichworten, immer mit dem heheren Ziel "Mach ich hübsch wenn ich die Zeit dazu habe". Also nie - demensprechend schaut das Ganze auch noch zig Jahren der Nutzung aus: Zeug das irgendjemand irgendwann mal reingeworfen hat, keiner weiß ob das noch aktuell ist, und wenn ja für welchen Standort, Doppelte Einträge (einer neuer, ein älter, beide fühlen sich so halb richtig an, aber es passt nichts zusammen), jemand fummelt in der Doku eines anderen rum weil "ich dachte..." 

 

Richtiges Wiki mit Exportfunktion, festen Templates was muss wo wie rein etc.

 

[kylt]

@Maniskanaja... Man kann auch in ein Confluence oder Wiki einfach Screenshots oder Word Dokumente ohne Strukur rein hängen-ohne Überwachung der Einhaltung (und ohne Zeit diese zu pflegen) besteht das Problem in nahezu jedem Tool.

Was du aber zeigst beschreibt noch ein weitere Fragestellung : wer kontrolliert am Ende, ob das Dokumentierte tatsächlich das aktuelle und vor allem gewünschte Prozessverhalten ist? - Nur weil ein Kollege seit 10 Jahren auf dem kurzen Dienstweg was macht, heist das nicht was alle offiziell machen sollen.