IT-Büro offen oder geschlossen - eure Erfahrungen

[toothpick]

Hallo zusammen,

mich interessiert eure Meinung zu dem Thema. Ist euer IT-Büro tagsüber von außen verschlossen?  Habt ihr Kunden- bzw. Anwender-verkehr im Büro?

 

Nun zu meiner Situation:

Wir sind ein kleines Team aus drei Admins. Eine richtige Aufgabenteilung gibt es nicht, da das bei drei Leuten m.M.n ohnehin nur begrenzt möglich ist (nur unterschiedliche Schwerpunktsetzung vielleicht). Also jeder macht quasi (fast) alles was anfällt von Support bis Administration und IT-Projekten. Und wir sitzen zusammen im gleichen Büro.

Egal bei welcher Tätigkeit davon man gerade ist kann man Störungen ja im Grunde nie gebrauchen. Leider herrscht im Büro eine Kultur in der doch recht viele Leute zu einem ins Büro reinkommen mit ihren Problemchen und sich das auch nicht nehmen lassen wollen.

Meine Ansicht war eigentlich immer, dass ein IT-Büro, vor allem wenn es auch um Administration geht - von außen verschlossen gehört bzw. dort kein Kundenverkehr herrschen sollte.

 

Also wie ist das bei euch und wie seht ihr das?

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[eKrumel]

Offen wir haben einen service desk aber arbeiten halt auch nur intern, heißt keine kunden sondern nur kollegen. Recht harmonisch wenn man ruhe braucht gibts nen meeting raum

 

[bigvic]

Bei uns ist immer alles offen. Sowohl Anwender- als auch Kunden sind regelmässig im Büro. Ab und zu sitzen sogar Kunden im (Grossraum-)Büro und arbeiten von dort aus - vor oder nach dem Meeting. Ich sehe da kein Problem. Wenn man ungestört sein will, dann sagt man halt, dass man gerade keine Zeit hat. Das liegt an einem selbst. Dafür braucht es kein abschliessbares Büro bzw. ich verstehe auch nicht welcher Problem es dann löst .. dann muss man ja ständig die Tür aufmachen, wenn es klopft. Und falls man permanent angesprochen wird, dann wird es vermutlich Hauptaufgabe des Jobs sein (aka Support)? Bei uns gibt es "HelpDesk"-Schichten. D.h. die Person(en), welche Schicht hat nimmt sich den Kunden- und Anwenderfragen an. Wenn man keine Schicht hat, dann macht man die Adminaufgaben und verweist bei "Störungen" auf den Kollegen mit der Helpdeskschicht.

Bearbeitet 21. Juli von bigvic

[Brapchu]

vor 47 Minuten schrieb bigvic:

Bei uns ist immer alles offen. Sowohl Anwender- als auch Kunden sind regelmässig im Büro. Ab und zu sitzen sogar Kunden im (Grossraum-)Büro und arbeiten von dort aus - vor oder nach dem Meeting. Ich sehe da kein Problem.

Dann gibts bei euch keine sensiblen Daten die Kunden bzw. Anwender nicht sehen sollten oder dürfen? Beeindruckend.

Einer Datenschutzbeauftrager muss ja ganz locker drauf sein.

[Kira2704]

Also bei uns ist die Tür immer zu. Die hat extra so einen Verschluss. Man kann zwar eine Klappe umdrücken, dass die offen ist aber das machen wir nicht. Wenn ein Kunde kommt, kann man die Tür über die Telefonanlage öffnen. Es ist auch immer jemand da. 
 

Normalerweise mögen wir es nicht wenn so viele Kunden kommen, aber wenn die nur eine Tastatur brauchen oder ein Handy abholen wollen, dann geht es. Ansonsten kein Verkehr, alles läuft über Tickets. Wir brauchen ja auch etwas ruhe um zu arbeiten und wenn dann ständig jemand rein kommt, stört es. Unter anderem wenn dann Meetings im Großraumbüro sind, nervt es wenn dauernd jemand rein kommt.

Bearbeitet 21. Juli von Kira2704

[toothpick]

Wenn man ein Systemhaus ist, dann ist mir das fast klar, dass dort in der Technik idR. kein Kundenverkehr ist. Da ist Bigvic denke ich auch eher eine Ausnahme?

Mich interessiert jetzt eher inhouse.

Mich stört es halt schon, wenn ich z.B. gerade mit Dienstleistern längere Telefonate oder Fernwartungen wegen Serverkonfigurationen habe und sich Anwender einfach daneben hinstellen und zuhören bzw. hinter mir warten und mir in den Screen glotzen. Ich weiß ja nicht wie euch das dabei geht, aber mich stört das einfach und deswegen bin ich halt am Überlegen ob wir zumachen sollen.

Abgesehen davon hantiert man ja auch mit Kennwörtern, die keinen Anwender was angehen.

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[bigvic]

vor 29 Minuten schrieb Brapchu:

Dann gibts bei euch keine sensiblen Daten die Kunden bzw. Anwender nicht sehen sollten oder dürfen? Beeindruckend.

Einer Datenschutzbeauftrager muss ja ganz locker drauf sein.

D.h. jeder bei euch sitzt in einem abgeschlossenen Büro? Wenn man JVA-Atmosphäre mag ...  

Bearbeitet 21. Juli von bigvic

[toothpick]

@bigvic

Nun übertreib mal nicht. 😉

Als Dienstleister mit Kunden zusammen in einem Büro zu arbeiten, wo eventuell über andere Kunden gesprochen wird, deren Daten auf den Bildschirmen sichtbar sind etc. finde ich schon krass. Da kann ich die Reaktion von @Brapchu gut nachvollziehen.

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[bigvic]

vor 5 Minuten schrieb toothpick:

Als Dienstleister mit Kunden zusammen in einem Büro zu arbeiten, wo eventuell über andere Kunden gesprochen wird etc. finde ich schon krass.

Naja, das Hirn gibt man ja nicht morgens am Empfang ab. Auch das Personalbüro ist nicht abgeschlossen und wenn dann jemand reinkommt und ne Frage hat, dann spricht man nicht über die anstehende Kündigung oder sonstige sensiblen Themen. 

Bearbeitet 21. Juli von bigvic

[toothpick]

Das heißt dann wenn ich grade mit einem Dienstleister am Server konfigurieren bin, dann breche ich diese Fernwartung besser ab weil gerade jemand reingekommen ist, dessen Maus spinnt?

Sehe ich jetzt nicht als optimale Lösung für uns.

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[bigvic]

vor 1 Minute schrieb toothpick:

Das heißt dann wenn ich grade mit einem Dienstleister am Server konfigurieren bin, dann breche ich diese Fernwartung besser ab weil gerade jemand reingekommen ist, dessen Maus spinnt?

Wie machst du es denn heute? 

[toothpick]

Weiterarbeiten, den Störer ignorieren bis er geht und später wieder kommt.

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[bigvic]

Gerade eben schrieb toothpick:

Weiterarbeiten, den Störer ignorieren bis er geht.

Herrscht Redeverbot? Wenn mich jemand stört, dann sage ich der Person - falls er es nicht selbst merkt was die Regel ist - dass ich gerade beschäftigt bin und später auf ihn zukommen oder er später nochmal kommen soll.

Was machst wenn es an der Türe klopft in dem Fall? Und der Störer immer weiterklopft? Am Ende läuft es immer auf dasselbe raus. Soziale Probleme löst man auf andere Weise.

[toothpick]

Ok, Meinung zur Kenntnis genommen.

Die sinnvollere Alternative zum Gang ins IT-Büro finde ich entweder ein Ticket einzustellen (gut, bei defekter Maus vielleicht schwierig für einige) oder halt anrufen, wenns anders nicht geht. Im Telefonanlagenstatus würde man dann auch sehen wer gerade frei ist statt einfach ins Büro zu laufen obwohl gerade keiner frei ist.

Und warum ich die Leute inzwischen aus Prinzip ingoriere, wenn ich beschäftigt bin, liegt daran, dass ich nicht alle paar Minuten meine Arbeit unterbrechen möchte für Leute die zu faul sind ein Ticket einzustellen. Derjenige ders falsch macht und ins Büro läuft wird dann auch noch bevorzugt sofort behandelt auf Kosten derer die es richtig gemacht haben und auf die Bearbeitung ihres Tickets warten?

Bearbeitet 21. Juli von toothpick

[skylake]

Ich habe eine "Open-Hour". In der Zeit ist die Tür offen. Danach, wenn ich konzentriert an etwas arbeiten muss, ist die Tür geschlossen und dann stört auch niemand. Die Sekretärin lässt da keinen durch .

Obiges Vorgehen führte bei mir zu einer signifikant besseren Produktivität. Vorher wurde ich alle paar Minuten unterbrochen und es dauerte immer eine Zeit bis man gedanklich wieder im Thema war. Kann ich also jedem nur empfehlen.
 

[bigvic]

Erinnert mich ein bisschen an Franz Beckenbauer bei der WM 2006 im eigenen Land. Wie ging die Aussage noch gleich ...Ich kann jedem Deutschen empfehlen mal ganz Deutschland mit dem Helikopter zu bereisen, ein wunderschönes Land ...  

Bearbeitet 22. Juli von bigvic

[allesweg]

Wozu läuft man von seinem Schreibtisch zum Admin? Damit man sofort dessen ungeteilte Aufmerksamkeit hat. Dann erklärt man sein Problem und zur Lösung muss in 99,9% der Fälle der Admin mit zum Arbeitsplatz. Die restlichen 0,1% sind offensichtlich beschädigte und mitgebrachte USB-Peripheriegeräte (Maus, Tastatur, Webcam)

Falls das Problem sofort und ganz drigend ist UND man zum Adminbüro laufen kann, läuft man hin. Aber das würde indiriekt auch bedeuten, dass man Tätigkeiten ausübt, welche eine 100%ige Büropräsenz erfordern.

Wenn es extrem dringend ist, ruft man an. Falls nicht jeder Admin zufällig gestört werden können soll, richten diese eine Hotline-Nummer ein, welche ein Admin (rollierend) betreut.

Wenn es weniger dringend ist, schreibt man eine Chatnachricht/E-Mail/Ticket/... Falls schreiben nicht möglich ist, ruft man an.

[Maniska]

Bei uns ist das 1st Level Büro zwar offen (sofern jemand drin), aber alles was in die Kategorie "ich hatte nur keine Lust anzurufen/ein Ticket zu schreiben/einen Termin zu vereinbaren" wird mit der Aufforderung ein Ticket zu erstellen wieder weggeschickt oder muss warten bis jemand Zeit hat.

Offen ist es für die Kollegen die mit HW unterm Arm und Problem "ich kann nicht arbeiten weil $Hardware kaputt" oder "ich haben eine Termin zum Einrichten/Ausgabe von Hardware XY" reinkommen. Seitdem die Kollegen vorne das auch Konsequent durchziehen hat sich der Anteil der Laufkundschaft deutlich reduziert.

Allerdings bedeutet ein offenes IT Büro an der Stelle auch dass der (durch dieses Büro zugängliche) Serverraum immer abgeschlossen ist um unbefugten Zugang zu verhindern. Wäre das IT Büro abgeschlossen und nur für berechtigte Personen zugänglich könnte dieser theoretisch unverschlossen bleiben.

Dort vorne werden allerdings auch keine Betriebsgeheimnisse diskutiert, sondern hauptsächlich Geräte eingerichtet etc. Dort sind dann auch die Springerplätze für externe DL.

[Nightmar]

vor 4 Stunden schrieb allesweg:

Wozu läuft man von seinem Schreibtisch zum Admin? Damit man sofort dessen ungeteilte Aufmerksamkeit hat.

Ja, zum Beispiel wenn der User sich nicht anmelden kann und das Telefon ebenfalls tot ist. Dann stehen die Kollegen auch mal bei uns im Büro.

Ist zwar eher die Ausnahme aber passiert dennoch.
Einige Kollegen kommen auch mal vom Nachbarbüro her, wenn die Fragen haben.
Die GF steht auch gerne mal mit Fragen in der Tür. Kommt aber maximal 2-3 mal die Woche vor.

Zum Thema:
Unsere Türen sind nicht verschlossen (außer das Lager). Unsere Türen haben nichtmal Schlösser in den Türen.

Ansonsten sind wir eine interne IT und haben keinen Kundenkontakt. Die Tür ist auch in der Regel dauerhaft offen (wenn jemand bei uns vorbeiläuft kann er immer reingucken).

[randomname2]

vor 20 Stunden schrieb Nightmar:

Ja, zum Beispiel wenn der User sich nicht anmelden kann und das Telefon ebenfalls tot ist. Dann stehen die Kollegen auch mal bei uns im Büro.

...
Die GF steht auch gerne mal mit Fragen in der Tür. Kommt aber maximal 2-3 mal die Woche vor.
...

Ansonsten sind wir eine interne IT und haben keinen Kundenkontakt.

Auch das sind Kunden im übertragenen Sinn

Spannend, dass eure Büros nicht abgeschlossen sind. Ihr habt dann da eure Arbeitsplätze, frische Hardware etc. und da ist einfach alles offen?

[bigvic]

Gibt Einlasskontrollen am Gebäude und ohne Badge/Registrierung kommt da niemand rein. Und ein Büro sollte kein Lager sein.  

[randomname2]

Lager nicht, bei uns wird am Helpdesk allerdings auch installiert. Und dann stehen da zwangsweise auch mal ein paar Laptops/PCs über Nacht da rum.

[Nightmar]

vor 11 Stunden schrieb randomname2:

Lager nicht, bei uns wird am Helpdesk allerdings auch installiert. Und dann stehen da zwangsweise auch mal ein paar Laptops/PCs über Nacht da rum.

Die stehen auf unserem Einrichtungsplatz. Bei uns arbeiten Kollegen, keine Diebe.
Hätten theoretisch einen Schrank den wir abschließen können.

 

[Thanks-and-Goodbye]

vor 1 Minute schrieb Nightmar:

Bei uns arbeiten Kollegen, keine Diebe.

Ich kann aus über 25 Jahren Berufserfahrung nur sagen: alles was wertvoll und nutzbar ist wird eingeschlossen.

Sollte eine Charge von Neuhardware installiert werden wird das IT-Büro verschlossen, wenn der letzte IT-MA es verlässt.

Zum eigentlichen Thema: ich pflege eine "open door"-Arbeitsatmosphäre, verlange dann aber auch von den Kollegen, dass sie mich bei Telkos in Ruhe lassen. Ein Busy Light am Bildschirm angeklebt wirkt Wunder. Normalerweise akzeptieren das die Kollegen - und die, die das nicht gemacht haben wurden notfalls vom GF eingenordet.

[bigvic]

vor 9 Stunden schrieb Nightmar:

Die stehen auf unserem Einrichtungsplatz. Bei uns arbeiten Kollegen, keine Diebe.

Es kommt drauf an. Bei 10 neuen OVP IPhones  hätte ich genau gar kein Stress die auf dem Schreibtisch liegen zu lassen (wenn die Gebäudesicherung adäquat ist).

Anders sieht es aus, wenn man eine offene Tüte Gummibärchen o.ä. liegen lässt. Da wird bei uns einfach ungeniert und masslos geklaut - egal welche Gehaltsklasse. Die würde ich sofort einschließen. 

 

Bearbeitet 24. Juli von bigvic