Projektidee: Automatische Ticketerstellung mittels Script über die API-Schnittstelle

[Maximux]

 

FISI

Automatisierung der Datensicherungs-Ticketerstellung

 

1. Ausgangssituation

Aktuell werden in deinem Unternehmen Tickets manuell erstellt, basierend auf Daten, die aus einer Cloud-Anwendung stammen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient, insbesondere bei einer hohen Anzahl von Anfragen oder wiederkehrenden Aufgaben.

2. Bestehende Systemlandschaft

Cloud-Anwendung: Eine bestehende Cloud-basierte Plattform, die wichtige Daten sammelt und verwaltet, welche für die Ticketerstellung relevant sind. Diese Plattform verfügt über eine API-Schnittstelle, die den Zugriff auf diese Daten ermöglicht.

ERP-System: Ein integriertes ERP-System (Enterprise Resource Planning), das für das Management von Geschäftsprozessen einschließlich der Ticketverfolgung und -bearbeitung verantwortlich ist. Auch das ERP-System bietet eine API-Schnittstelle zur Integration externer Anwendungen und Scripte.

Manuelle Prozesse: Derzeitige manuelle Erfassung und Eingabe der Daten aus der Cloud-Anwendung in das ERP-System, um Tickets zu erstellen. Dies erfolgt durch Mitarbeiter, die die relevanten Daten aus der Cloud extrahieren und manuell in das ERP-System eingeben.

3. Probleme und Herausforderungen

Zeitaufwand: Die manuelle Ticketerstellung ist zeitintensiv und bindet wertvolle Ressourcen, die für andere Aufgaben genutzt werden könnten.

Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Eingabe von Daten besteht eine hohe Fehleranfälligkeit, was zu ungenauen oder unvollständigen Tickets führen kann.

Skalierbarkeit: Bei einem Anstieg des Datenvolumens wird die manuelle Bearbeitung zunehmend ineffizient und möglicherweise untragbar.

Konsistenz und Nachvollziehbarkeit: Manuelle Prozesse können zu Inkonsistenzen führen, da es schwierig ist, eine einheitliche Bearbeitung sicherzustellen.

4. Aktuelle Nutzung der API-Schnittstellen

Cloud-API: Die Cloud-Anwendung stellt eine API-Schnittstelle bereit, über die Daten programmgesteuert abgerufen werden können. Diese API bietet verschiedene Endpunkte für den Zugriff auf relevante Informationen.

ERP-API: Das ERP-System stellt ebenfalls eine API-Schnittstelle bereit, die es ermöglicht, Tickets programmgesteuert zu erstellen und zu verwalten. Diese Schnittstelle erlaubt es externen Anwendungen oder Scripten, mit dem ERP-System zu interagieren.

5. Vorhandene Ressourcen

Technische Ressourcen: Zugang zu den API-Dokumentationen der Cloud-Anwendung und des ERP-Systems. Zudem besteht die Möglichkeit, Skripte in einer geeigneten Programmiersprache (z.B. Python, JavaScript) zu entwickeln, die auf die APIs zugreifen können.

Menschliche Ressourcen: Verfügbares Know-how in Bezug auf Programmierung und API-Integration, entweder durch dich selbst oder durch Kollegen im IT-Team.

Infrastruktur: Bestehende Server- und Netzwerkumgebung, die die Ausführung von Skripten und die Kommunikation zwischen den Systemen ermöglicht.

6. Ziele und Nutzen der Automatisierung

Zeitersparnis: Durch die Automatisierung der Ticketerstellung kann der Prozess erheblich beschleunigt werden, da die manuelle Dateneingabe entfällt.

Reduzierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig, da Daten direkt und konsistent über die APIs verarbeitet werden.

Erhöhte Effizienz: Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, während das Script die wiederkehrende Aufgabe der Ticketerstellung übernimmt.

Bessere Skalierbarkeit: Die Lösung kann problemlos auf eine größere Anzahl von Tickets erweitert werden, ohne dass zusätzliche personelle Ressourcen benötigt werden.

Verbesserte Datenkonsistenz: Automatische Ticketerstellung stellt sicher, dass die erfassten Daten stets aktuell und konsistent sind.

7. Zusammenfassung

Die aktuelle Situation im Unternehmen zeigt, dass die manuelle Ticketerstellung ineffizient und fehleranfällig ist. Eine Automatisierung dieses Prozesses durch ein Script, das die API-Schnittstellen der Cloud-Anwendung und des ERP-Systems nutzt, bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Fehlerreduktion und Skalierbarkeit. Das vorhandene technische und personelle Know-how sowie die API-Dokumentation bilden eine solide Grundlage für die Umsetzung dieses Projekts.

Durch die Implementierung der automatischen Ticketerstellung wird eine deutliche Verbesserung der Prozesseffizienz erreicht, was letztlich zu einer höheren Produktivität und besseren Servicequalität im Unternehmen führt.

 

 

 

SOLL-Konzept für das FISI-Abschlussprojekt: Automatische Ticketerstellung mittels Script über die API-Schnittstelle

1. Zielsetzung

Das Ziel dieses Projekts ist die Entwicklung und Implementierung einer automatisierten Lösung zur Ticketerstellung. Ein Script soll Daten aus einer Cloud-Anwendung auslesen und auf Basis dieser Daten automatisch Tickets im ERP-System erstellen. Dies soll manuelle Arbeit minimieren, Fehler reduzieren und die Effizienz des gesamten Prozesses steigern.

2. Anforderungen

Datenabruf aus der Cloud: Das Script muss in der Lage sein, relevante Daten aus der Cloud-Anwendung über die bereitgestellte API-Schnittstelle zuverlässig und regelmäßig abzurufen.

Datenverarbeitung: Die abgerufenen Daten müssen korrekt verarbeitet und in das benötigte Format für die Ticketerstellung umgewandelt werden.

Ticketgenerierung im ERP-System: Das Script soll die aufbereiteten Daten nutzen, um über die API-Schnittstelle des ERP-Systems automatisch ein Ticket zu erstellen.

Fehlerbehandlung und Logging: Das System muss robuste Fehlerbehandlungsmechanismen haben und umfassende Logs führen, um Probleme bei der Ausführung des Scripts nachvollziehen zu können.

Skalierbarkeit: Die Lösung muss so konzipiert sein, dass sie auch bei steigender Datenmenge und Anzahl der zu erstellenden Tickets effizient bleibt.

Sicherheitsanforderungen: Das Script muss den sicheren Zugriff auf die APIs gewährleisten, einschließlich Authentifizierung und Schutz der übertragenen Daten.

Zeitgesteuerte Ausführung: Das Script soll in regelmäßigen Intervallen ausgeführt werden (z.B. stündlich oder täglich), um die Ticketerstellung kontinuierlich und zeitnah durchzuführen.

3. Architektur und Design

Script-Entwicklung: Das Script wird in einer geeigneten Programmiersprache wie Python oder JavaScript entwickelt, da diese Sprachen eine gute API-Unterstützung und einfache Handhabung bieten.

Modularer Aufbau:

Modul 1: API-Connector zur Cloud – Verantwortlich für den sicheren Abruf der Daten aus der Cloud-Anwendung.

Modul 2: Datenverarbeitung – Transformiert die rohen Daten aus der Cloud in das erforderliche Format für die Ticketerstellung.

Modul 3: API-Connector zum ERP – Erstellt über die ERP-API automatisch Tickets auf Basis der verarbeiteten Daten.

Modul 4: Fehlerbehandlung und Logging – Verarbeitet Fehler, protokolliert sie und stellt sicher, dass der Betrieb des Scripts überwacht werden kann.

API-Kommunikation: Die Kommunikation mit den APIs erfolgt über HTTPS, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Authentifizierung wird über OAuth 2.0 oder API-Schlüssel (je nach Vorgaben der API-Anbieter) realisiert.

Zeitsteuerung: Das Script wird auf einem Server oder einer Cloud-Umgebung gehostet und durch einen Cron-Job oder einen vergleichbaren Scheduler regelmäßig ausgeführt.

4. Implementierungsplan

Initiale Analyse und Planung:

Detaillierte Analyse der API-Dokumentationen sowohl für die Cloud-Anwendung als auch für das ERP-System.

Definition der spezifischen Datenfelder, die aus der Cloud abgerufen und ins ERP-System übertragen werden müssen.

Entwicklung des Scripts:

Erstellung der Module für den API-Zugriff und die Datenverarbeitung.

Implementierung der Logik zur Ticketerstellung im ERP-System.

Entwicklung und Integration der Fehlerbehandlungs- und Logging-Funktionalitäten.

Testphase:

Durchführung umfangreicher Tests mit simulierten und realen Daten, um die korrekte Funktionalität und Robustheit des Scripts zu gewährleisten.

Überprüfung der API-Integration und der sicheren Datenübertragung.

Fehleridentifikation und Optimierung des Scripts.

Deployment und Integration:

Installation des Scripts auf der Zielumgebung (z.B. Unternehmensserver, Cloud-Plattform).

Einrichtung der zeitgesteuerten Ausführung (Cron-Job o.ä.).

Integration in den bestehenden Workflow und Schulung der betroffenen Mitarbeiter.

Monitoring und Optimierung:

Einrichtung von Monitoring-Tools zur Überwachung der Script-Ausführung.

Regelmäßige Überprüfung der Logs und Anpassungen des Scripts zur weiteren Optimierung.

5. Risikomanagement

API-Änderungen: Wenn die APIs der Cloud-Anwendung oder des ERP-Systems geändert werden, muss das Script entsprechend angepasst werden. Eine regelmäßige Überprüfung der API-Dokumentation ist notwendig.

Fehlerhafte Daten: Unvollständige oder fehlerhafte Daten aus der Cloud könnten zu falschen Tickets führen. Daher wird eine gründliche Validierung der Daten in das Script integriert.

Ausfallzeiten: Sollte das Script oder die API einmal ausfallen, wird ein Wiederholungsmechanismus implementiert, der die Erstellung der Tickets nach Wiederherstellung automatisch nachholt.

6. Schlussfolgerung

Das geplante Script zur automatischen Ticketerstellung wird die Effizienz des Unternehmens erheblich steigern, indem es manuelle, fehleranfällige Prozesse durch eine zuverlässige, automatisierte Lösung ersetzt. Die Implementierung eines modularen, skalierbaren Scripts, das sicher mit den vorhandenen APIs kommuniziert, wird den Workflow optimieren und die allgemeine Produktivität erhöhen.

Dieses SOLL-Konzept bildet eine robuste Grundlage für die Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte, von der technischen Implementierung bis hin zum Risikomanagement, berücksichtigt werden.

 

Zeitplanung

 

PhaseAufgabeStartdatumEnddatumDauer (Stunden)

1. Analyse und PlanungDetaillierte Analyse der API-Dokumentationen 01.09.202401.09.20244

Definition der zu verarbeitenden Datenfelder 02.09.202402.09.20242

Erstellung des detaillierten Projektplans 02.09.202402.09.20242

2. EntwicklungEntwicklung des API-Connectors zur Cloud 03.09.202404.09.20246

Entwicklung des Datenverarbeitungsmoduls 04.09.202405.09.20246

Entwicklung des API-Connectors zum ERP-System 06.09.202406.09.20244

Implementierung von Fehlerbehandlung und Logging 06.09.202407.09.20244

3. TestphaseDurchführung von Unit-Tests für jedes Modul 08.09.202408.09.20244

Integrationstests und API-Kommunikationstests 09.09.202409.09.20243

Testlauf mit echten Daten und Fehlerbehebung 09.09.202410.09.20243

4. DeploymentInstallation des Scripts auf Zielumgebung 10.09.202410.09.20242

Einrichtung des Zeitsteuerungsmechanismus (Cron-Job) 10.09.202410.09.20241

Integration in den bestehenden Workflow 11.09.2024 11.09.20242

5. Monitoring und OptimierungEinrichtung von Monitoring-Tools11.09.202411.09.20241

Regelmäßige Überprüfung der Logs und Anpassungen11.09.202412.09.20242

ProjektabschlussAbschlussbericht und Dokumentation12.09.202412.09.20242

Gesamtdauer: 40 Stunden

 

 

 

Bearbeitet 20. August von Maximux

[mapr]

Du programmiest zu viel.
Du lernst FISI und nich FIAE.
Zeitplanung in Stunden wäre wünschenswert

[Maximux]

Ich fände das Thema gut weil es in meinem Betrieb wirklich was bringen würde. Meint ihr ein Script ist im Rahmen oder schieße ich da schon übers Ziel hinaus?

Bearbeitet 20. August von mapr

[mapr]

So wie du das hier darstellst schießt das über das Ziel hinaus.
Mir macht das nicht dein Eindruck, dass das "nur ein Script" ist.

[Maximux]

ich muss das ganze eben so simpel halten, dass ich es verstehe und es funktioniert. Über weitere Meinungen freue ich mich. Evtl. sollte ich mir ein anderes Thema suchen. Automatisierung mit scripts wäre bei uns eben wirklich sinnvoll

[SR2021]

Ich finde den grundlegenden Ansatz gut und meiner Meinung nach auch passend für einen FiSi.
Allerdings sehe ich in dem von der erstellten Ansatz auch das Problem, dass dort zu viel Fokus auf das Script gesetzt wird.

Es gibt allerdings ja auch fertige Softwarelösungen die das Ganze umsetzen können, zum Beispiel https://www.lobster-world.com/de/ .

Das wäre in deinem Fall natürlich mit "Kanonen auf Spatzen", aber du könntest ja noch zwei ähnliche Programme raus suchen, diese mit einander vergleichen und zu dem Ergebnis kommen, dass das alles viel zu komplex für eure Situation ist und ihr daher ein eigenes Scipt dafür erstellt dass (ausgeklammert von dem Projekt) separat erstellt wird.

[Maximux]

vor 54 Minuten schrieb SR2021:

Ich finde den grundlegenden Ansatz gut und meiner Meinung nach auch passend für einen FiSi.
Allerdings sehe ich in dem von der erstellten Ansatz auch das Problem, dass dort zu viel Fokus auf das Script gesetzt wird.

Es gibt allerdings ja auch fertige Softwarelösungen die das Ganze umsetzen können, zum Beispiel https://www.lobster-world.com/de/ .

Das wäre in deinem Fall natürlich mit "Kanonen auf Spatzen", aber du könntest ja noch zwei ähnliche Programme raus suchen, diese mit einander vergleichen und zu dem Ergebnis kommen, dass das alles viel zu komplex für eure Situation ist und ihr daher ein eigenes Scipt dafür erstellt dass (ausgeklammert von dem Projekt) separat erstellt wird.

mir gefällt die Idee ebenfalls, meinem Chef auch. Habe ich das richtig Verstanden? Zunächst informiere ich mich über gängige Lösungen und stelle fest, dass für meinen Bedarf ein Script ausreichend ist? Sry ... der Satz mit "Scipt dafür erstellt dass (ausgeklammert von dem Projekt) " verwirrt mich gerade 

[Sullidor]

Bist du in der Fachrichtung Anwendungsentwickler oder Daten und Systemanalyse? Es scheint ein gutes  Projekt für die Fachrichtung Daten und Prozesseanalyse zu sein, wenn die Daten auch ausgewertet, analysiert und bereinigt werden sollen. Ansonsten ist es eine Schnittstellenprogrammierung für einen Anwendungsentwickler, welches als Projekt auch passen sollte 

Wenn du Fachrichtung Systemintegration bist, dann passt das Projekt nicht. Um es einmal plump auszudrücken, wo ist denn da die Systemintegration? Wenn du eine Middleware oder ähnliches dafür einführen und konfigurieren würdest,  wäre es etwas anders. Aber so ist das in meinem Augen absolut kein passendes Projekt für die Fachrichtung Systemintegration.

/Edith

Verstehe mich bitte nicht falsch, ich denke so ein Script zu erstellen ist etwas, was jeder gute IT-Admin ebenfalls können sollte. Es zeigt nur halt in dieser Prüfungssituationen nicht genug von den die Kenntnissen, die hier für diese Fachrichtung geprüft werden soll. 

Bearbeitet 21. August von Sullidor

[Maximux]

vor 3 Stunden schrieb Sullidor:

Bist du in der Fachrichtung Anwendungsentwickler oder Daten und Systemanalyse? Es scheint ein gutes  Projekt für die Fachrichtung Daten und Prozesseanalyse zu sein, wenn die Daten auch ausgewertet, analysiert und bereinigt werden sollen. Ansonsten ist es eine Schnittstellenprogrammierung für einen Anwendungsentwickler, welches als Projekt auch passen sollte 

Wenn du Fachrichtung Systemintegration bist, dann passt das Projekt nicht. Um es einmal plump auszudrücken, wo ist denn da die Systemintegration? Wenn du eine Middleware oder ähnliches dafür einführen und konfigurieren würdest,  wäre es etwas anders. Aber so ist das in meinem Augen absolut kein passendes Projekt für die Fachrichtung Systemintegration.

/Edith

Verstehe mich bitte nicht falsch, ich denke so ein Script zu erstellen ist etwas, was jeder gute IT-Admin ebenfalls können sollte. Es zeigt nur halt in dieser Prüfungssituationen nicht genug von den die Kenntnissen, die hier für diese Fachrichtung geprüft werden soll. 

hm nein ich bin fisi. Meinst du es lohnt sich das mal zu beantragen oder soll ich mir gleich was anderes suchen?

[Sullidor]

vor 4 Stunden schrieb Maximux:

Meinst du es lohnt sich das mal zu beantragen oder soll ich mir gleich was anderes suchen?

Eventuell findest du ja eine Middleware-Software, die du dafür nutzen kannst.

Ansonsten kann dein Abschlussprojekt z.B. auch nur ein Teilprojekte eines größeren Projektes sein, welches du durchführst. 

[SR2021]

Am 20.8.2024 um 16:32 schrieb Maximux:

mir gefällt die Idee ebenfalls, meinem Chef auch. Habe ich das richtig Verstanden? Zunächst informiere ich mich über gängige Lösungen und stelle fest, dass für meinen Bedarf ein Script ausreichend ist? Sry ... der Satz mit "Scipt dafür erstellt dass (ausgeklammert von dem Projekt) " verwirrt mich gerade 

So würde ich die Sache angehen:

Den Antrag lösungsoffen formulieren:
- Was ist das Problem das du in dem Projekt lösen sollst?
- Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein?

Im Projekt recherchierst du dann die dafür in Frage kommende Middleware, vergleichst die verschiedenen Programme und stellst fest: "Ups, das ist für uns ja alles viel zu groß, zu komplex, zu teuer, whatever"

Alternative --> eigenes Script das bei euch inhaus programmiert wird und nicht zu deinem Projekt dazu gehört
-> Im Endeffekt genauso als wie wenn du dich für Software XYZ entschieden hättest

Du übernimmst dann nur noch die implementierung des Scripts, das Testen und die Inbetriebnahme, Übergabe etc. pp.