Implementierung einer Lizenzmanagement- und Backuplösung zur Ablösung der bestehenden Listenverwaltung.

[eKrumel]

Gerne auch mal Feedback da lassen :). Rechtschreibefehler muss ich nochmal genau durchgehen dafür hatte ich aktuell noch keine Zeit aufgrund eines kurzfristigen Krankenhausaufenthalts .
Freue mich über jedes Feedback muss am 2.9 abgeben

1.       Projektbezeichnung

 

1.1   Kurzbezeichnung der Aufgabenstellung

Implementierung einer Lizenzmanagement- und Backuplösung zur Ablösung der bestehenden Listenverwaltung.

 

1.2   Ist-Analyse

[Firmentext einleitung] . Derzeit arbeitet unsere IT-Abteilung mit zahlreichen Listen welche entweder auf einem Fileserver oder in einem on-premise webbasierten Wiki als Tabelle abgelegt sind. In diesen Listen werden die Lizenzen aufgelistet mit Attributen wie z.B. Herstellername, Lizenzschlüssel, Lieferant, Anzahl der Lizenzen, Anmerkungen, Kündigungsdauer, Ablaufdatum und Dauer der Lizensierung festgehalten.

 

Da die Listen nicht automatisch melden können, wann eine Lizenz erneuert wird oder abläuft, müssen unsere Kollegen diese ständig im Auge behalten, um rechtzeitig auf ablaufende Lizenzen reagieren zu können. Das ist ein zeitaufwendiger Prozess und kann dazu führen, dass Fristen nicht eingehalten werden und dadurch Lizenzen ungewollt auslaufen oder verlängert werden.

2 Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

Das Ziel des Projekts ist es, eine geeignete Lizenz-Management-Software zu finden, um die bestehenden Lösungen zu ersetzen. Die ausgewählte Software wird anschließend auf einer dafür eingerichteten virtuellen Umgebung installiert, getestet und in Betrieb genommen. Im Anschluss wird eine Anleitung zur Instandhaltung der gewählten Lösung für die IT-Abteilung erstellt und im webbasierten Wiki abgelegt.

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht werden?

Am Ende des Projektes soll eine Software eingesetzt werden, die über folgendes verfügt:

·         Eine Auflistung aller Lizenzen mit den benötigten Attributen aus den vorhandenen

Excel-Listen

·         Automatische Meldung an Verantwortliche vor Ablauf der Lizenzen und Kündigungsdauer

·         Einfacher Zugriff für die Mitarbeiter, welche die Software bedienen

·         leichte Instandhaltung der Software

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Der Umstieg soll einen zentralen und einfachen Zugriff sowie eine unkomplizierte Bearbeitung und Erfassung aller Lizenzen ermöglichen. Es soll eine Importfunktion bereitgestellt werden, die eine zeitsparende Anpassung bestehender Daten ermöglicht.

Rechnungen sollten, wenn möglich, direkt den Lizenzen zugeordnet werden, damit sie leicht auffindbar sind.

Lizenzen sollten den Mitarbeitern zugeordnet werden können, damit man einsehen kann welche Lizenzen ein Mitarbeiter besitzt.

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Es müssen regelmäßig Backups erstellt werden, damit im Falle eines Problems eine Wiederherstellung möglich ist.

Die Softwarelösung soll kompatibel mit unserer Virtualisierungsumgebung sein, damit diese dort ausgeführt werden kann.

Die Anwendung sollte nach Möglichkeit einfach zu bedienen sein, damit jeder autorisierte Mitarbeiter die Lizenzen anpassen kann.

3 Projektstrukturplan entwickeln

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?

Es muss eine Budgetplanung erfolgen, in der alle benötigten Ausgaben sowie Arbeitsstunden aufgeführt werden.

3.2 Hauptaufgaben auflisten

·         Analyse

·         Planung

·         Konfiguration

·         Testen

·         Dokumentation

3.3 Teilaufgaben auflisten

·         Analyse

o   Aufnahme des Ist-Zustands

o   Klärung des Soll-Zustands

·         Planung

o   Erstellung eines Pflichtenheftes

o   Vergleich von unterschiedlichen Lösungen

o   Entscheidungsmatrix erstellen

o   Entscheidung treffen

o   Planung der Durchführung

·         Konfiguration

o   der Software

o   des Servers

o   des Backups

o   der Email-Benachrichtigung

·         Testen

o   Testen der Software

o   Simulation eines Ausfalles

o   Testen der Email-Benachrichtigung

·         Dokumentation

o   Erstellung der Projektdokumentation

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden ( ist in meinem Dokument eine Tabelle aber fürs Forum habe ich es eben so gemacht )

 

Analyse 6h

• Aufnahme des Ist-Zustands 3h
• Klärung des Soll-Zustands 3h

Planung 10h

• Erstellung eines Pflichtenheftes 4h
• Vergleich von unterschiedlichen Lösungen 2h
• Entscheidungsmatrix erstellen 1h
• Entscheidung treffen 1h
• Planung der Durchführung 2h

Konfiguration 12h

• der Software 6h
• des Servers 2h
• des Backups 2h
• der Email-Benachrichtigung 2h

Testen 4h

• Testen der Software 1h
• Simulation eines Ausfalles 2h
• Testen der Email-Benachrichtigung 1h

Dokumentation 8h

• Erstellung der Projektdokumentation 8h

Gesamt 40h

 

 
 

[SR2021]

Schwierig, ich glaube wir wird das Thema "fachliche Tiefe" ein Problem.
Brauche ich dafür einen FiSi oder reicht nicht auch eine Fachkraft für Büromanagement? (also nicht für die Installation/Einrichtung, aber für die Entscheidungen die da getroffen werden müssen)

Kann mir aber auf der anderen Seite auch gut vorstellen, dass es einige PAs gibt die das so durchwinken ...

[TooMuchCoffeeMan]

Ich finde das Thema ansich gibt schon etwas her. Der Projektplan lässt allerdings die Tiefe, die sich hinter dem "Management" Begriff noch versteckt vermissen. Da ich deinen Projektplan nicht für dich schreiben will, nur der Tipp: Guck' dir das Thema Lizenzmanagement nochmal genau an und überlege, was man da noch mitreinnehmen kann.

[eKrumel]

vor 30 Minuten schrieb TooMuchCoffeeMan:

Ich finde das Thema ansich gibt schon etwas her. Der Projektplan lässt allerdings die Tiefe, die sich hinter dem "Management" Begriff noch versteckt vermissen. Da ich deinen Projektplan nicht für dich schreiben will, nur der Tipp: Guck' dir das Thema Lizenzmanagement nochmal genau an und überlege, was man da noch mitreinnehmen kann.

Wenn du jetzt sowas wie assets meint zwecks mit reinnehmen dafür haben wir schon eine Lösung oder du musst mir sagen was du meinst 😅

[TooMuchCoffeeMan]

vor 3 Stunden schrieb eKrumel:

Wenn du jetzt sowas wie assets meint zwecks mit reinnehmen dafür haben wir schon eine Lösung oder du musst mir sagen was du meinst 😅

Nein, es geht um den Management Gedanken. Du listest in 2.2 auf, welche Daten in der neuen Software erfasst werden sollen. Denk' mal mehr aus Anwendersicht daran, was man mit diesen Daten noch machen könnte. Und das Thema Lizenzmanagement zu googeln, sollte schon drin sein