pantrag_fisi Projektantrag: Aufbau und Einrichtung eines internen Wikis zur Erstellung, Organisation und Ablage von Anleitungen, Arbeitsabläufen und Problemlösungen

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Hallo, ich habe versucht mein Projektantrag zu definieren. Vielleicht hättet ihr noch ein paar Ratschläge bzw. ob es als mögliches Projekt überhaupt was taugt? 

 

 

1. Thema
Aufbau und Einrichtung eines internen Wikis zur Erstellung, Organisation und Ablage von Anleitungen, Arbeitsabläufen und Problemlösungen.

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum
Beginn: XX.XX.2025
Ende: XX.XX.2025

3. Projektbeschreibung

Im Arbeitsalltag müssen viele Informationen in Form von Dokumenten erstellt, weitergegeben und archiviert werden. Bislang erfolgt dies überwiegend durch das Erstellen von .docx-Dateien, die in einem System aus verschiedenen Ordnern und Unterordnern abgelegt werden.

 

Dieses Vorgehen ist ineffizient, wodurch der Bedarf nach einer moderneren und praktikableren Lösung entstanden ist.
Das Ziel dieses Projekts besteht darin, eine geeignete und effektive Lösung zu entwickeln und zu implementieren, die insbesondere die IT-Abteilung entlastet.
Zu Beginn wird ein Pflichtenheft erstellt, das die funktionalen und technischen Anforderungen an die Softwarelösung detailliert festlegt.

Dabei werden die Bedürfnisse der IT-Abteilung berücksichtigt. 
Auf dieser Grundlage wird geprüft, welche Software am besten geeignet ist, um die Anforderungen an ein internes Wiki zu erfüllen.

Zudem wird eine kaufmännische Betrachtung durchgeführt, bei der die Investitions- und Betriebskosten (z. B. Lizenzgebühren, Wartung) den langfristigen Einsparungen und Nutzen gegenübergestellt werden.

Diese Bewertung fließt zusammen mit einer technischen Analyse in die Entscheidungsfindung ein, welche Lösung den größten Mehrwert bietet.
Nach der Auswahl der passenden Softwarelösung wird eine Serverinfrastruktur eingerichtet. Diese umfasst alle benötigten Komponenten, wie beispielsweise Webserver, Datenbanksysteme und Skriptsprachen, um den Betrieb des Wikis sicherzustellen und den spezifischen Anforderungen anzupassen.

Der Server wird anschließend in die bestehende Netzwerkstruktur eingebunden, und im internen Domain Name System (DNS) wird eine benutzerfreundliche Adresse festgelegt, die den einfachen und schnellen Zugriff auf das System ermöglicht.
Mit der Einführung eines internen Wikis entsteht eine zentrale Plattform, auf der strukturierte Prozesse übersichtlich abgelegt und bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Dies führt zu einer spürbaren Entlastung der IT-Administratoren, da Supportanfragen effizient bearbeitet werden können, indem einfach auf vorhandene Anleitungen verwiesen wird. Häufig auftretende oder einfache Probleme können somit schneller und eigenständiger gelöst werden. 

Zum Abschluss wird den IT-Verantwortlichen vermittelt, wie neue Inhalte in das Wiki eingepflegt werden können und wie bestehende Prozessbeschreibungen in das System übertragen werden. Dies stellt sicher, dass die Übergangsphase reibungslos verläuft und das Wiki von Anfang an effektiv genutzt werden kann.

4. Projektumfeld 

5. Zeitplanung 

 

Bearbeitet 11. Dezember von mapr

[ickevondepinguin]

vor 11 Minuten schrieb EnterButton:

1. Thema
Aufbau und Einrichtung eines internen Wikis zur Erstellung, Organisation und Ablage von Anleitungen, Arbeitsabläufen und Problemlösungen.

Arbeitsauftrag

vor 11 Minuten schrieb EnterButton:

Dabei werden die Bedürfnisse der IT-Abteilung berücksichtigt. 
Auf dieser Grundlage wird geprüft, welche Software am besten geeignet ist, [....]

Zudem wird eine kaufmännische Betrachtung durchgeführt, [....]

Im Projektmantel.

Welche Alternativen gibt es zu einem Wiki? Oder ist ggf. ein Wiki/FAQ in einem vorhandenen System vorhanden?

Nutzt ihr ein Ticketsystem für die, du sagst ja ihr seid eine, IT-Abteilung? Oftmals sit das ja bestandteil. Sprich, was für Tools nutzt ihr denn schon, zu was muss es passen?

Mir fehlt konkret:

• Richtiges Ziel, die Richtung steht nämlich schon fest
• auf was zählt das ganze ein? - Es entsehen daraus nämlich messbare Kriterien, die dann zur Abnahme führen. Zudem sollten Tests VOR Lösungsauswahl definiert werden, damit alle Alternativen die selben Bedingungen durchlaufen müssen.
• Inhaltlich: Betrachtung Datenschutz, Schutzziele
• Budgetrahmen
• Zeitplanung
• ggf. Projektschntitstellen

In einer ersten Antragsversion würde ich den Antrag so zurück geben, sprich, ablehnen. Vor Allem fehlt die Zeitplanung.

Bearbeitet 11. Dezember von ickevondepinguin

[mapr]

Für welchen Ausbildungsberuf?

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FISI

Bearbeitet 11. Dezember von mapr

[mapr]

Für den FISI fehlt mir die fachliche Tiefe.
Ich sehe das am ehesten noch beim Kaufmann.

Auch die Punkte von @ickevondepinguin fehlen mir.

[ickevondepinguin]

vor 1 Minute schrieb mapr:

Für den FISI fehlt mir die fachliche Tiefe.

Um diese zu erreichen sind technische Schnittstellen interessant:

Von wo aus soll das erreicht werden, das Wiki? Wer greift darauf zu?
Wie sensibel sind die Informationen darin? Wie schützenswert ist das Ganze?
Authentifizierungsmethoden? SSO, MFA...?

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Gut, ich probiere es noch einmal 🙈 ich hoffe ich konnte soweit alles umsetzen. Stehe Mom echt sehr auf dem Schlauch. 

 

 

Thema
Analyse und Implementierung einer zentralen Plattform zur Verwaltung von Anleitungen, Arbeitsabläufen und Problemlösungen.

Geplanter Bearbeitungszeitraum
Beginn: XX.XX.2025
Ende: XX.XX.2025

Projektbeschreibung
Aktuell werden wichtige Dokumentationen wie Arbeitsanleitungen und Problemlösungen dezentral gespeichert. Meist erfolgt dies in Form von Word-Dokumenten, die in verschiedenen Ordnerstrukturen abgelegt sind. Diese Vorgehensweise erschwert den schnellen Zugriff auf relevante Informationen und erhöht den Aufwand für die Aktualisierung und Verwaltung. 

Ziel des Projekts ist es, eine zentrale Plattform zu prüfen und einzuführen, die eine übersichtliche Organisation, eine einfache Pflege sowie eine schnelle Verfügbarkeit von Dokumentationen ermöglicht.

Im ersten Schritt wird eine IST-Analyse durchgeführt, um die bestehenden Systeme und Abläufe zu bewerten. Dabei werden auch vorhandene Tools, wie das Ticketsystem, auf ihre Erweiterungsmöglichkeiten hin geprüft. Eine zentrale Fragestellung ist, ob ein separates Wiki überhaupt notwendig ist oder ob eine Integration in bestehende Systeme sinnvoller wäre. 

Es werden die technischen Anforderungen der Plattform definiert, einschließlich Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Datenschutz und der Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur. Dabei wird berücksichtigt, dass der Zugriff auf die Plattform ausschließlich aus dem internen Firmennetzwerk erfolgt und keine externen Zugriffsmöglichkeiten vorgesehen sind. Die abgelegten Informationen sind teils sensibel, was eine klare Regelung der Zugriffsrechte und ein entsprechendes Schutzkonzept erfordert.

Ein wesentlicher Teil des Projekts ist die Auswahl der passenden Software. Dafür werden verschiedene Alternativen geprüft, darunter Open-Source-Lösungen, kommerzielle Produkte und mögliche Erweiterungen bestehender Systeme. Alle Optionen werden anhand messbarer Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Erweiterbarkeit, Kosten-Nutzen-Verhältnis und technischer Kompatibilität bewertet. Zu den Anforderungen gehört auch die Integration einer geeigneten Authentifizierungsmethode. Neben Single Sign-On (SSO) und Microsoft-Authentifizierung wird ebenfalls geprüft, ob eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), wie etwa durch einen SMS-basierten Code, sinnvoll und praktikabel ist. Diese Methode bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, falls die Software dies unterstützt und die internen Anforderungen erfüllt.

Nach der Auswahl der geeigneten Software erfolgt die Implementierung auf einem virtuellen Server. Die Installation umfasst das Betriebssystem, die Software selbst sowie alle notwendigen Abhängigkeiten. Besondere Aufmerksamkeit wird auf die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur gelegt, insbesondere bei der Rechtevergabe und der Absicherung sensibler Inhalte.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, und es wird sichergestellt, dass die Plattform den Datenschutzanforderungen, einschließlich der DSGVO, entspricht.
Vor der finalen Einführung durchläuft die Plattform eine umfassende Testphase. Diese Tests prüfen, ob alle definierten Anforderungen erfüllt werden, und stellen sicher, dass die Lösung den gewünschten Nutzen bringt. Die Ergebnisse der Tests fließen in den Vergleich von IST- und SOLL-Zustand ein, um die erfolgreiche Umsetzung des Projekts zu dokumentieren.

Das Projekt wird mit der Erstellung einer vollständigen Dokumentation und einer Schulung der Administratoren abgeschlossen. Die Dokumentation enthält eine detaillierte Beschreibung der Evaluierung, der technischen Umsetzung und der getroffenen Entscheidungen. Damit ist sichergestellt, dass die Plattform nachhaltig genutzt und weiterentwickelt werden kann.

Projektumfeld
Das Projekt wird in der Zweigstelle der XXX in XXX umgesetzt. Die XXX ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden, dessen Hauptsitz sich in XXX befindet. Die Zweigstelle in XXX beschäftigt etwa 150 Mitarbeitende und ist, wie die Mutterfirma, auf die Entwicklung und Serienfertigung von XXX spezialisiert.
Die IT-Infrastruktur des Unternehmens besteht aus mehreren physischen Servern, die verschiedene virtuelle Server hosten. Diese werden für unterschiedliche Aufgaben genutzt, einschließlich des Betriebs von Terminalservern.

Die neue Plattform wird hauptsächlich von der IT-Abteilung genutzt. Sie speichert sowohl allgemeine Dokumentationen als auch vertrauliche Inhalte. Daher sind klare Zugriffsrechte und ein sicheres Berechtigungssystem notwendig.

Projektphasen mit Zeitplanung
Projektphasen
Zeitangaben (in Stunden)

 

 

Bearbeitet 11. Dezember von EnterButton
Zeitplanung angepasst

[mapr]

Und was machst du mit den restlichen 3,5 Stunden?

[ickevondepinguin]

vor 1 Stunde schrieb mapr:

Und was machst du mit den restlichen 3,5 Stunden?

Wenn ich die Einzelstunden addiere, komme ich auf genau 40h?

vor 1 Stunde schrieb EnterButton:

Gut, ich probiere es noch einmal 🙈 ich hoffe ich konnte soweit alles umsetzen. Stehe Mom echt sehr auf dem Schlauch. 

Sieht besser aus, wenn du mich fragst. Bei uns würde es aller wahrscheinlichkeit durch gehen.

@charmanta @skylake ? Was sagen die anderen, großen Meister?

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Er hatte Recht. Bei mir fehlten 3,5 Stunden. Habe es aber bereits ausgebessert. Vielen Dank für dein Feedback 😊 

[charmanta]

würde ich auch abnicken