Projektantrag (1. Entwurf): ASP-Migration nach SharePoint (Digitalisierungsmanagement)

[kiele]

Hallo zusammen,

ich habe mittlerweile meinen ersten Entwurf für den Projektantrag fertig. Meine Ausbildung ist Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, daher darf ich nichts selber programmieren/durchführen, sondern soll lediglich einen Kundenauftrag (extern oder intern) begleiten. 

Wie ihr erkennt, bin ich vor allem bei der Zeitplanung noch etwas ratlos, mir fehlen da noch einige Stunden. Mein Problem: Die meiste Zeit wird vermutlich dabei "drauf gehen", in Meetings mit Personen aus der Zielgruppe und den beiden in Frage kommenden Dienstleistern zu sein. Erstens kann ich noch nicht einschätzen, wie viele Stunden die Meetings dauern werden und zweitens kann ich dafür ja schlecht 15+ Stunden einplanen. Hättet ihr diesbezüglich Ideen, wie ich das am besten machen soll? Und was könnten andere Punkte sein, die in die Zeitplanung rein passen?

Außerdem bin ich mir auch nicht sicher, ob ich das Ziel (sprich SharePoint) schon festlegen soll (auch wenn das bereits feststeht). Ich hatte hier in einem Beitrag mal gelesen, dass sich ein Projektantrag nicht nur nach einem Arbeitsauftrag anhören soll, sondern klar sein soll, dass ich selber eben auch entsprechende Entscheidungen erst im Projektverlauf treffen soll. Meint ihr, es ist okay, SharePoint direkt festzulegen, aber die Entscheidung, welcher Dienstleister diese Migration durchführen soll, dann bei mir zu belassen?

Und noch zu den Anlagen: ich bin mir noch nicht sicher, was ich letztendlich alles als Anlagen haben werde. Ist es da wohl okay, wenn die Anlagen in der Doku von den geplanten Anlagen aus dem Antrag abweichen? Was wären sonst typische Anlagen?

Ich freue mich über sämtliche Anregungen und Verbesserungsvorschläge!

 

 

1  Thema der Projektarbeit

Ablösung der ASP-Ablage: Migration interner Daten nach Microsoft SharePoint unter Berücksichtigung einer GoBD-konformen Archivierung

2  Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 03.03.2025

Ende: 24.04.2025

3  Projektbeschreibung

3.1    Ausgangssituation (Ist-Zustand)

Aktuell wird bei der XXXXX mit einer PARTNERasp-Lösung des aktuellen Dienstleisters gearbeitet. Teil dieser Lösung ist eine ASP-Ablage (Application Service Provider), in der interne Dateien in verschiedenen Laufwerken gespeichert werden. Bislang erfolgt der Zugriff auf die ASP-Ablage über einen Client. Derzeit kann die Versionierung der Dokumente und damit die Kontrolle auf Unveränderbarkeit in der ASP-Ablage nur manuell mit großem Aufwand durchgeführt werden. Da bei XXXX bereits täglich mit Microsoft Teams gearbeitet wird, sollen die internen Daten nun von der ASP-Ablage nach SharePoint migriert werden.

3.3    Auftraggeber & Zielgruppe

Der Auftraggeber des Projektes ist der Vertriebsbereich der XXXXX. Während Herr XXX, Prokurist, vorrangig der Ansprechpartner für die Planung und die Umsetzung des Projektes ist, begleitet Herr XXXXX als Ausbildungsleiter das Projekt mit Blick auf die Ausbildungsziele und sorgt für deren Integration in den Projektverlauf.

Die Zielgruppe des Projektes umfasst sämtliche Mitarbeitenden aus den Bereichen Backoffice, People & Culture, Sales & Marketing, sowie der Geschäftsführung und der Prokuristen. Ebenso gehören Controlling und Finanzbuchhaltung zu den zentralen Abteilungen, die von den Ergebnissen des Projektes profitieren werden.

3.4    Projektziele & -nutzen (Soll-Konzept)

Ein zentrales Ziel des Projekts ist es, eine Dokumentenablage einzuführen, die den GoBD-Richtlinien entspricht, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Ordnungsmäßigkeit der Ablage sicherzustellen. Im Zuge dessen soll die bestehende Dokumentenablage migriert werden. Ergänzend dazu sollen eine Mailarchivierung und ein Backup-Plan für die SharePoint-Daten implementiert werden. Neben der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben liegt ein weiterer Fokus auf der Bereitstellung eines modernen und einfach zugänglichen Ablagesystems für die Zielgruppe sowie der Reduktion der Betriebskosten im Vergleich zur bisherigen Lösung.

3.6    Eingebundene Schnittstellen

Die Durchführung des Projektes wird durch einen externen Dienstleister unterstützt, der insbesondere für die Datenmigration, die Mailarchivierung und den Backup-Plan verantwortlich ist. Dieser übernimmt die Übertragung der bestehenden Dokumente aus der bisherigen ASP-Dokumentenablage in die neue Microsoft SharePoint-Umgebung mit Hilfe eines Migrationstools von Microsoft.

3.7        Mittel

Für die Planung und die Begleitung des Auftrages wird ein Laptop mit Windows 10 mit sämlichen Microsoft 365 Produkten wie Excel, Word und SharePoint verwendet.

4     Projektumfeld

Das Projekt wird bei der XXXXX in XXXXXX durchgeführt. Es handelt sich dabei um ein internes Projekt, bei dem vor allem die Planung, die Vorbereitung und die Projektergebnisse betrachtet werden. Die eigentliche Durchführung wird begleitet, aber von einem externen Dienstleister übernommen.

5     Projektphasen mit Zeitplanung

Die verfügbaren 40 Stunden sollen wie folgt eingesetzt werden:

Planung und Vorbereitung

-       Ist-Analyse: 1 h

-       Soll-Konzept: 2 h

-       Angebote vergleichen und Entscheidungsfindung: 2 h

-       Lastenheft erstellen: 2 h

-       Pflichtenheft erstellen: 2 h

-       Wirtschaftlichkeitsberechnung: 1 h

-       Absprachen mit Dienstleistern: ?

Umsetzung

-       Ablaufplan: 2 h

-       Begleitung der Durchführung: 2 h

Abschluss

-       Erstellen der Projektdokumentation:  8 h

6     Dokumentation zur Projektarbeit & Anlagen

Die Dokumentation wird als prozessorientierter Projektbericht erstellt, der den Schwerpunkt auf die detaillierte Beschreibung der einzelnen Projektphasen und der Projektprozesse legt. Dabei werden die Planung, Umsetzung und Reflexion des Projekts umfassend dargestellt, um den Ablauf sowie die angewendeten Methoden und Lösungsansätze nachvollziehbar zu machen.

 

 

 

[charmanta]

ich darf mal aus der PO zitieren:

 

§ 11

Prüfungsbereich

Digitale Entwicklung von Prozessen

...

(2) Im ersten Teil hat der Prüfling nachzuweisen,dass er in der Lage ist,

1. Arbeits-, Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse zu analysieren,

2. Digitalisierungsvorhaben unter wirtschaftlicher Betrachtung zu planen,

3. Daten zu erheben, zu kategorisieren und bereitzustellen,

4. Prozessdaten auszuwählen und Entscheidungsoptionen abzuleiten,

5. die Durchführung eines Kundenauftrags zu begleiten,

6. Datenschutz und -sicherheit sicherzustellen und

7. Projektergebnisse kundengerecht darzustellen.

Ich bin da etwas unsicher ob das bei Deinem Ansatz so zu machen ist, zumal der bei Dir zu kurz kommt ( nach Antrag, dazu auch Punkt 3 und 4 ) ? Rufen wir mal @JMilanese um Rat

 

 

[kiele]

vor 4 Minuten schrieb charmanta:

Ich bin da etwas unsicher ob das bei Deinem Ansatz so zu machen ist, zumal der bei Dir zu kurz kommt

Danke für die Verbesserung, das Thema Datenschutz kann ich gerne noch dazu schreiben, das wird ja durch integrierter Rollenverteilung gewährleistet

Ansonsten hoffe ich, dass das Thema generell passend ist, da dies das einzige Thema im Betrieb ist, das zu den Anforderungen halbwegs passt 😅

[JMilanese]

Ja, Datenschutz ist KERN-Thema und muss unbedingt berücksichtigt werden.

Mir wäre das Thema allegemein zu flach, so dass eine gewisse Thementiefe nicht erreicht werden kann und somit auch keine gute Note. Das könnte je nach PA sogar zur Ablehnung des Antrages führen, da die Projekttiefe fehlt. (das ist ja schon ersichtlich aus den nur genutzten 21 Stunden von 40 möglichen).

Was auch extrem fehlt ist die Betrachtung von Alternativen zu MS SharePoint, so wie hier dargestellt im Projektantrag ist das ganze eher ein Arbeitsauftrag (nicht genehmigungsfähig) denn ein Abschlussprojekt (schau mal in die Definition, was ein Projekt beinhalten sollte, da fehlt so einiges, insbesondere die Analyse und Betrachtung von MEHREREN Alternativen und der Vergleich mit dem Ist-Zustand).

Ich würde den Projektantrag für einen KfDM ablehnen.

Aber es fehlt nicht mehr viel: Wirtschaftlichkeits und Nutzen mehr ausbauen (und auch Zeit investieren), Alternativen zum SharePoint betrachten, den Umzug der Daten mit betrachten und Varianten hierzu aufzeigen und vor allem DATENSCHUTZ stärker betrachten.

[JMilanese]

Insbesondere die Berücksichtung § 11 Satz 1, 3, 4 und 7 aus der Prüfungsordnung fehlen mir hier im Antrag weitestgehend. Es müssen alle Vorgaben aus der PO berücksichtigt werden.

Der Ausbildungsbetrieb sollte doch eigentlich wissen, was alles in die Projektarbeit muss, eventuell kann ja der Projektbetreuer noch etwas unterstützen, welche Bereiche nch zusätzlich mit betrachtet werden können

 

Bearbeitet vor 16 Stunden von JMilanese

[kiele]

Vielen Dank @JMilanese für die hilfreichen Antworten, ich werde meinen Antrag sofort überarbeiten.

Das mit den Alternativen zu SharePoint kam mir auch schon in Gedanken. Bedeutet das, dass ich in meinem kompletten Antrag SharePoint nicht erwähnen soll, sondern noch offen lassen soll, für welches Dokumentenmanagementsystem ich mich letztendlich entscheide? Reicht es dann zu sagen, dass ich mir verschiedene DMS anschaue und vergleiche oder sollte ich jetzt schon festlegen, welche ich mir anschauen möchte?

Schonmal Danke für die Antwort  

[kiele]

Mein überarbeiteter Antrag sieht jetzt folgendermaßen aus. Ich bin dort vorallem auf mehr Datenschutz eingegangen und habe diverse Entscheidungsfindungen eingebaut. So komme ich nun auch auf die 40 h.

(Dies sind jetzt nur die Absätze, die verändert wurden)

 

1  Thema der Projektarbeit

Migration interner Dateien von einer ASP-Ablage in ein Dokumentenmanagementsystem unter Berücksichtigung einer GoBD-konformen Archivierung und der Einhaltung von Datenschutzanforderungen

3  Projektbeschreibung

3.4    Projektziele & -nutzen (Soll-Konzept)

Ein zentrales Ziel des Projekts ist es, eine Dokumentenablage einzuführen, die den GoBD-Richtlinien entspricht, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Ordnungsmäßigkeit der Ablage sicherzustellen. Im Zuge dessen sollen die Dateien aus der bestehenden Dokumentenablage in ein passendes Dokumentenmanagementsystem migriert werden. Ergänzend dazu sollen ein klares Berechtigungskonzept umgesetzt, eine Mailarchivierung eingerichtet und ein Backup-Plan für die im Dokumentenmanagementsystem gespeicherten Dateien implementiert werden. Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass der Zugriff auf Dokumente streng geregelt ist und ausschließlich befugten Personen entsprechend ihrer Rolle und Aufgaben ermöglicht wird.

Neben der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben liegt ein weiterer Fokus auf der Bereitstellung eines modernen und einfach zugänglichen Ablagesystems für die Zielgruppe sowie der Reduktion der Betriebskosten im Vergleich zu der bisherigen Lösung.

3.6    Eingebundene Schnittstellen

Die Durchführung des Projektes wird durch einen externen Dienstleister unterstützt, der insbesondere für die Datenmigration, die Mailarchivierung und den Backup-Plan verantwortlich ist. Dieser übernimmt die Übertragung der bestehenden Dateien aus der ASP-Dokumentenablage in das neue Dokumentenmanagementsystem mit Hilfe eines vorher ausgewählten Migrationstools.

5     Projektphasen mit Zeitplanung

Die verfügbaren 40 Stunden sollen wie folgt eingesetzt werden:

Analyse 14 h

-       Ist-Analyse: 1 h

-       Soll-Konzept: 2 h

-       Prüfung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen: 3 h

-       Potentielle Dokumentenmanagementsysteme auswählen: 1 h

-       Ausgewählte Dokumentenmanagementsysteme vergleichen: 6 h

-       Entscheidungsfindung für ein Dokumentenmanagementsystem: 1 h

Planung und Vorbereitung 14 h

-       Angebote verschiedener Dienstleister für die Migration vergleichen und Entscheidungsfindung: 2 h

-       Migrationsmöglichkeiten prüfen und bewerten: 2 h

-       Lastenheft erstellen: 2 h

-       Pflichtenheft erstellen: 2 h

-       Wirtschaftlichkeitsberechnung: 1 h

-       Absprachen mit Dienstleistern: 3 h

-       Ablaufplan: 2 h

Umsetzung 2 h

-       Begleitung der Durchführung: 2 h

Abschluss 10 h

-       Soll-Ist-Vergleich: 2 h

-       Erstellen der Projektdokumentation:  8 h

 

 

 

 

Die Umsetzung ist mit 2 Stunden natürlich sehr gering, aber da die Durchführung ja nicht bei mir liegt, müsste das ja eigentlich so passen. Meint ihr, so sieht das Ganze letztendlich besser aus und würde genehmigt werden? @JMilanese @charmanta

[JMilanese]

@kiele in unserem PA wäre die Nennung von SharePoint im Titel des Antrages eher kontraproduktiv (da eher Hinweis auf Arbeitsanweisung statt Projekt)

[charmanta]

Dem schliesse ich mich an. Weiterhin fehlt mir ein Hinweis auf ein "Formen" des Datenstroms nach 2.3

[kiele]

vor 5 Minuten schrieb charmanta:

Dem schliesse ich mich an. Weiterhin fehlt mir ein Hinweis auf ein "Formen" des Datenstroms nach 2.3

Könntest du das etwas genauer erklären? Ich verstehe gerade nicht ganz, was du damit meinst