Automatische Weiterleitung von E-Mails zu Datev

[Sarmaticus]

Hallo zusammen,

dieses Jahr kommt ja das Thema E-Rechnungen groß auf. Ein Kunde hat uns gebeten eine automatische E-Mail-Weiterleitung aus deren Rechnungs-Postfach zu dem Datev-Postfach zu erstellen. Wichtig ist hier, dass die ursprüngliche Mail in dem Rechnungs-Postfach erhalten bleiben soll. Sowohl Exchange, als auch Outlook bieten hier allerlei Möglichkeiten von Regeln. Aber es gibt nicht die Möglichkeit eine E-Mail mit dem selben Anhang zu generieren und dann an Datev zu schicken.

Hier mal die Info am Rande: man legt bei Datev fest welche E-Mail-Adresse berechtigt ist, Mails an Datev zu schicken, alle anderen Absender werden von Datev geblockt. Deswegen ist es wichtig, dass der Absender, der dann bei Datev steht, die E-Mail-Adresse von dem Rechnungen-Postfach ist.

Ich kann aber nicht einfach so per Exchange-Regel den Absender im Kopf ändern, da sonst im Rechnungen-Postfach lauter Mails sind, bei denen nicht mehr ersichtlich ist, wer der ursprüngliche Absender war. Es muss also einen Weg geben, wie man am besten 1. das Original mit Originalem Kopf in das Rechnungen-Postfach kopiert, 2. den Absender des Originals auf das Rechnungen-Postfach ändert und 3. das Original mit dem jetzt neuen Absender an Datev schickt.

Power-Automate habe ich auch schon in Erwägung gezogen, aber dieses hat seine eigenen Probleme.

 

Ich würde mich sehr über hilfreiche Antworten freuen, danke :)

[DoctorB]

Also vielleicht verstehe ich das auch falsch, aber du kannst doch einfach eine automatische Weiterleitung von dem Rechnungen Postfach auf das Datev Postfach auf dem Exchange konfigurieren? Dann ist doch nur ein "WG: <Ursprünglicher Betreff>" davor und die Mailhistorie ist auch ersichtlich.

[Enno]

@DoctorB

Auch mein Gedanken Gang.

Mail as it is im Postfach Rechnungen ankommen lassen

Dann eine Regel die eine Weiterleitung an das Datev Postfach macht.

Damit bleibt die erste Mail im RE Postfach wie sie angekommen ist

Und weiterleiten ist immer inklusive Anhang.

[Sarmaticus]

Das Problem habe ich tatsächlich schon lösen können.

Aber die Schwierigkeit, auf die keiner von euch eingegangen ist war ja, dass Datev nur die E-Mails akzeptiert, bei der der Absender das Rechnungen@ -Postfach ist - Sprich, wenn ich Datev in Exchange nur in CC gesetzt hätte, dann wäre der Absender immer noch E-mail-adresse-des-kunden@kunde.de geblieben, würde also von Datev zurückgewiesen werden.

Gleichzeitig wollte der Kunde, dass die ursprüngliche Mail mit der Rechnung im Rechnungen@ -Postfach erhalten bleibt. Eine weitere Schwierigkeit, wenn man bei Exchange mit dem Eingang einer neuen Mail den Absender eben dieser Mail ändern würde.

Meine Lösung war folgende:

1. Ich habe ein neues freigegebenes Postfach nur für die Weiterleitung erstellt

2. Ich habe in Outlook eine Weiterleitung von Rechnungen@ zu dem Weiterleitungspostfach eingestellt.

3. Ich habe eine Regel in Exchange erstellt, die zum Einen die Eigenschaften des E-Mail-Kopfes (Von:) auf Rechnungen@ stellt und zum Anderen alle bei diesem Weiterleitungspostfach eingehenden E-Mails umleitet zu Datev.

 

So funktioniert es zwar über ein paar Umwege und es dauert ein wenig bis die Mails bei Datev ankommen, aber es ist vollautomatisch.

[ErB777]

Scheinbar kennt Exchange nur das "Redirect" ( https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/958157/exchange-how-to-forward-received-email-with-differ ) und daher trifft man das Problem von Sarmaticus.

Beim Forward wird der Mail Header neu bearbeitet und der "Sender" ist dann die Mail-Adresse des Postfaches.
Beim Redirect wird einfach und stumpf die Mail woanders hingeschickt und nicht wirklich am Mail Header etwas geändert (wohlgemerkt die "Received" ändern sich, das ist klar).

Wenn man also am Client die Mail-Regel erstellt, dann sollte das Prinzip von "Forward" greifen.