Planung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystem

[itsab_]

Hallo zusammen, 

bräuchte mal Feedback zu meinem Projektantrag, reicht das aus oder besteht hier keine Fachliche Tiefe?
 

Ist Analyse 

Derzeit werden Lieferscheine in einem Netzwerkordner mit Hilfe eines Dokumentscanner eingescannt, welcher auch noch eine OCR durchführt. 
Alle Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf den Netzwerkordner. 
Aufgrund der sehr langsamen Suche im Windows Explorer nach Kundenspezifischen Informationen wie Namen oder Kundennummer wurde ein Powershell Skript erstellt. 
Dieses sortiert die Lieferscheine pro Kalenderwoche in eigene Ordner weg. 
Dadurch beschleunigt sich die Suche. Die Mitarbeiter müssen nur wissen in welchen Ordner sie suchen müssen, dadurch wird die Menge an Lieferscheine, die durchsucht werden müssen, verringert. Das Skript läuft auf einem alten Windows Server 2016, der nicht mehr gewartet wird.  
 

Projektziel 

Das Ziel des Projekts ist es ein Dokumenten Management System (DMS) zu implementieren, welches den Prozess von Suche nach Kundenspezifischen Inhalt der Lieferscheine beschleunigt, da es für die Mitarbeiter im Warenlager Zeit intensiv ist, bis die Windows Suche, den richtigen Lieferschein gefunden hat.  
Zudem soll die Verwaltbarkeit und Sicherheit verbessert werden. 
Anhand einer Entscheidungsmatrix soll aus verschiedenen Lösungen verglichen werden, um die beste Lösung zu finden. 
Aufgrund dessen, dass sich in den Lieferscheinen Kundendaten befinden, ist es vorausgesetzt, dass sich an der DSVGO gehalten wird. 

 

Zeitplanung 

Analyse (4h) 
-  Ist Analyse (2h)
- Soll Konzept (2h)

 

Planungsphase (7h) 
- Recherche und Vergleich verschiedener Lösungen (4h)
- Entscheidung anhand Entscheidungsmatrix treffen (1h)
- Planung der Durchführung (2h)

Durchführungsphase(11h) 
- Einrichtung der VM (2h)
- Installation und Basis Konfiguration der Softwarelösung (3h)
- Migrationen der vorhandenen Lieferscheine (2h)
- Implementierung von Technischen organisatorische Maßnahmen  (4h)

Abschlussphase(18h) 
- Soll und Ist Vergleich (2h)
- Überprüfung der Technischen organisatorische Maßnahmen (2h)
- Erstellung einer Anleitung für Anwender und Administratoren (4h)
- Übergabe und Einweisung für den Kunden (2h)
- Dokumentation (8h)

 

 

[test_user030]

.

Bearbeitet Montag um 19:16 von test_user030

[FISI-Prüfer]

Moin,

in meinen Augen hat die Auswahl und Installation nicht ausreichend Tiefe. Vielleicht haben die Kollegen @ickevondepinguin, @charmanta, @mapr oder @JMilanese noch eine Info dazu...

[ExplainItToTheDuck]

Erscheint mir auch ein bisschen flach. Gleichzeitig kann sowas aber auch sehr komplex werden. Also eigentlich ein ganz schönes Projekt.

Auf jeden Fall den Datenschutz noch mit reinbringen.

Und die Migration aller vorhandenen Lieferscheine in 2 Stunden durchzuführen halte ich für sehr sportlich.

Die richtige Konfiguration eine Archivsystems kann durchaus mehrere Stunden bis Tage dauern.

Auch wie die Dokumente vom Scanner ins Archiv kommen und dann dort auch die richtige Lieferscheinnummer zur verschlagwortung bekommen kann ne recht komplexe Sache werden.

Alles in allem denke ich dass sowas schon klappen kann, nur umformulieren müsste man es wohl noch etwas.

Und damit weiter zu den wirklichen Profis…

[JMilanese]

Das Thema ist aus meiner Sicht gerade noch so genehmigungsfähig (es hat einen leichten Projektcharakter, alle Mindestanforderungen laut PO sind aufgezählt), aber mir fehlt die Tiefe im Projekt, so dass hier wohl kaum eine gute Note herausgeholt werden kann, weenn in der Projektarbeit nicht wesentlich in der Tiefe über den Antrag hinweggegangen wird.

Den Zeitplan halte ich auch für sehr sportlich.

In der Projektarbeit müsste dann auch tatsächlich die Recherche und auch die Begründung warum welches und wie die Herleitung zum alten Ablagesystem erfolgt, sehr verrtieft werden.

Aber wie gesagt: formal ist hier alles korrekt, der Wumms muss dann aber spätestens in der Projektarbeit erfolgen.

[JMilanese]

Flachheit ist übrigens kein Ablehnungsgrund, wenn formal alle Anforderungen im Antrag erfüllt sind.
Nur ist die Erfahrung, das meistens (glücklicherweise nicht immer) dann auch die Vertiefung ins Thema sehr flach bleibt in der Projektarbeit, so dass auch nur "flache" Noten herauskommen, der Prüfling sich also im allgemeinen mit einem flachen Thema null Gefallen tut, wenn er gute Noten bekommen möchte

Bearbeitet Dienstag um 07:50 von JMilanese

[Awie_Ach_KeineAhnung]

Dein Projektansatz ist gut, frag dich aber mal was du dem Prüfungsausschuss sagen möchtest? 

"Ich hab die Software gefunden und dann auf Weiter, weiter, weiter... und Installieren gedrückt und dann über robocopy alle daten migriert" 

Für sowas bräuchte man keinen Ausgebildeten FiSi (@charmanta 's Lieblingssatz)

[ickevondepinguin]

vor 5 Stunden schrieb JMilanese:

Flachheit ist übrigens kein Ablehnungsgrund, wenn formal alle Anforderungen im Antrag erfüllt sind.

Dem ist wohl so. Aber es findet sich immer doch noch ein Grund.... So auch hier:

vor 18 Stunden schrieb itsab_:

 Migrationen der vorhandenen Lieferscheine (2h)

Okay, mag sein, dass das hier der "Integrationspart" ist aus "Systemintegration". Aber dann, wenn das nicht nur die Koordinierung mit einem Dienstleister ist, reicht die Zeit wirklich?

Zudem: Wie werden Berechtigungen und Zugänge zum DMS verwaltet? LDAP/AD-Anbindung ist das mindeste, was ich mir wünschen würde. Oder möchtest du einzelne Nutzer-/Gruppenpflege im DMS separat betreiben?

[JMilanese]

vor 23 Stunden schrieb ickevondepinguin:

Okay, mag sein, dass das hier der "Integrationspart" ist aus "Systemintegration". Aber dann, wenn das nicht nur die Koordinierung mit einem Dienstleister ist, reicht die Zeit wirklich?

Für mich passt das schon mit der Integration des DMS ins berufsbild.

Aber ich bin voll und ganz bei Euch: er sollte lieber alles überarbeiten und mehr Butter bei die Fische tun

[itsab_]

Hallo Zusammen,

vielen Dank für das Feedback!

Am 18.2.2025 um 14:41 schrieb ickevondepinguin:

Zudem: Wie werden Berechtigungen und Zugänge zum DMS verwaltet? LDAP/AD-Anbindung ist das mindeste, was ich mir wünschen würde. Oder möchtest du einzelne Nutzer-/Gruppenpflege im DMS separat betreiben?

Nutzer und Gruppenpflege würde ich separat im DMS betreiben, da unserer LDAP bald komplett umgestellt wird.
 

Am 18.2.2025 um 07:02 schrieb ExplainItToTheDuck:

Und die Migration aller vorhandenen Lieferscheine in 2 Stunden durchzuführen halte ich für sehr sportlich.

Die vorhandenen Lieferscheine sind Zusammen nur 2GB groß, daher habe ich die Migration jetzt auf eine Stunde gesetzt.

Anbei meine etwas überabeiteter Projektantrag:
 

Ist Analyse 

Derzeit werden Lieferscheine in einem Netzwerkordner mit Hilfe eines Dokumentscanner eingescannt, welcher auch noch eine OCR durchführt. 
Alle Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf den Netzwerkordner. 
Aufgrund der sehr langsamen Suche im Windows Explorer nach Kundenspezifischen Informationen wie Namen oder Kundennummer wurde ein Powershell Skript erstellt. 
Dieses sortiert die Lieferscheine pro Kalenderwoche in eigene Ordner weg. 
Dadurch beschleunigt sich die Suche. Die Mitarbeiter müssen nur wissen in welchen Ordner sie suchen müssen, dadurch wird die Menge an Lieferscheine, die durchsucht werden müssen, verringert. Das Skript läuft auf einem alten Windows Server 2016, der nicht mehr gewartet wird.  
 

Projektziel 

Das Ziel des Projekts ist es ein Dokumenten Management System (DMS) zu implementieren, welches den Prozess von Suche nach Kundenspezifischen Inhalt der Lieferscheine beschleunigt, da es für die Mitarbeiter im Warenlager Zeit intensiv ist, bis die Windows Suche, den richtigen Lieferschein gefunden hat. Das PowerShell Skript, welches für die automatische Sortierung existiert soll gegen einen automatischen Workflow im DMS ersetzt werden. Dieser soll dann anhand der OCR. Tags festlegen. 
Durch das DMS soll die Sicherheit verbessert werden. 
Durch Einführen von Technischen und organisatorische Maßnahmen wie Betriebssystem Härtung, Berechtigungsmanagement und die Protokollierung von Log Dateien soll die Sicherheit gewährleitet werden.
Dabei sind auch die Schutzziele Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu erzielen
 

Zeitplanung 

Analyse (4h) 
-  Ist Analyse (2h)
- Soll Konzept (2h)

Planungsphase (7h) 
- Recherche und Vergleich verschiedener Lösungen (4h)
- Entscheidung anhand Entscheidungsmatrix treffen (1h)
- Planung der Durchführung (2h)

Durchführungsphase(12h) 
- Einrichtung der VM (2h)
- Installation und Basis Konfiguration der Softwarelösung (3h)
- Workflows erstellen (1h)
- Migrationen der vorhandenen Lieferscheine (1h)
- Schnittstelle zwischen Scanner und DMS konfigurieren (1h)
- Implementierung von Technischen organisatorische Maßnahmen  (4h)

Abschlussphase(17h) 
- Soll und Ist Vergleich (2h)
- Überprüfung der Technischen organisatorische Maßnahmen (3h)
- Erstellung einer Anleitung für Anwender und Administratoren (2h)
- Übergabe und Einweisung für den Kunden (2h)
- Dokumentation (8h)

 

[ExplainItToTheDuck]

vor 7 Minuten schrieb itsab_:

Die vorhandenen Lieferscheine sind Zusammen nur 2GB groß, daher habe ich die Migration jetzt auf eine Stunde gesetzt.

Mir ging es nicht um die Datenmenge. Mir ging es eher um die richtige Verschlagwortung.

Hast du denn einen Plan wie du aus jedem vorhandenen Lieferschein die Lieferscheinnummer, Auftragsnummer und den entsprechenden Lieferanten rauskriegst?

Das sind Daten die ein DMS möchte um sinnvoll zu funktionieren.

Und dann gehts natürlich drum ob das DMS überhaupt einen einfachen Weg hat 2 GB Lieferscheine auf einmal reinzukippen.

Weil wenn du da ne API ansprechen musst ist das weder in einer Stunde, noch ein zweien erledigt...

[itsab_]

vor 5 Minuten schrieb ExplainItToTheDuck:

Mir ging es nicht um die Datenmenge. Mir ging es eher um die richtige Verschlagwortung.

Hast du denn einen Plan wie du aus jedem vorhandenen Lieferschein die Lieferscheinnummer, Auftragsnummer und den entsprechenden Lieferanten rauskriegst?

Das sind Daten die ein DMS möchte um sinnvoll zu funktionieren.

Und dann gehts natürlich drum ob das DMS überhaupt einen einfachen Weg hat 2 GB Lieferscheine auf einmal reinzukippen.

Weil wenn du da ne API ansprechen musst ist das weder in einer Stunde, noch ein zweien erledigt...

Habe mich schon für eine Lösung entscheidet zwar Paperless NGX, dort kann ich dann die PDFs einfach in einem Ordner packen und einen Befehl ausführen damit er die Zuweisung ausführt.