Prüfungsantrag abgelehnt

[1887jonas]

Hi,

die IHK hat heute meinen Projektantrag abgelehnt, mit folgender Begründung:

Zitat

Ihr Projektantrag kann in der aktuellen Form nicht genehmigt werden.
Folgende Mängel wurden festgestellt:

- Wirtschaftliche Betrachtung fehlt.
- Technische Details fehlen.
- Die Aufgaben des Entwicklers sind nicht klar definiert.
- Es fehlt eine klare Abgrenzung, ob das UI Bestandteil der Projektarbeit ist oder nicht.
- Hinweis: Bitte beachten Sie die Einhaltung 80 h

Bitte überarbeiten Sie Ihren Antrag entsprechend den Anforderungen des Leitfadens zur IHK-Abschlussprüfung für Fachinformatikerinnen und Fachinformatiker in der Fachrichtung Anwendungsentwicklung gemäß Ausbildungsordnung AO 2020.

https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/5557600/d428dde13d29ee7a0605c06cd94d2104/leitfaden-fian-data.pdf
 

 

Mein Antrag ist der folgende:

Zitat

 

Nennen Sie hier bitte den Titel des Projektes.

Automatisierte Verarbeitung und Bereitstellung von Lohndokumenten

 

Beschreiben Sie hier bitte kurz, was die Aufgabe des zu realisierenden Projektes sein soll.

Ziel dieses Projekts ist die Entwicklung einer Webanwendung, welche die Bearbeitung und Verteilung von Lohnabrechnungen effizient, sicher und benutzerfreundlich gestaltet. Mit der Einführung dieser Anwendung wird der gesamte Prozess der Lohnabrechnungsverteilung automatisiert und optimiert. Dies umfasst sowohl die serverseitige Verarbeitungslogik als auch die Benutzeroberfläche für eine reibungslose Nutzung durch die Mitarbeitenden.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts besteht darin, dass befugte Mitarbeitende zusammenhängende Lohnabrechnungen hochladen können. Nach dem Upload werden die Dokumente auf Basis der Steuer-ID automatisch getrennt und den entsprechenden Beschäftigten zugeordnet. Ehe die Abrechnungen für die Mitarbeitenden einsehbar sind, führen die zuständigen Personen eine Kontrollsichtung durch, um Fehlzuordnungen zu verhindern. Erst nach Abschluss dieser Sichtung werden die Dokumente zur Einsicht freigegeben. Mitarbeiter*innen erhalten anschließend eine Benachrichtigung per E-Mail, und können ihre Gehaltsdokumente direkt online abrufen.

 

Erklären Sie hier bitte genauer, was bisher vorhanden ist (Ist-Analyse), was erreicht werden soll (Soll-Konzept) und wo es evtl. Schwierigkeiten geben könnte. Mit wem müssen Sie evtl. zusammenarbeiten? Was wird der Nutzen des Projektes sein?

 

Ist-Analyse
Der aktuelle Ablauf bei der Verarbeitung von Lohnabrechnungen ist stark manuell geprägt. Die Abrechnungen werden vom externen Lohnbüro als eine große zusammengeführte PDF-Datei im Kundencenter abgelegt. Diese Datei muss zunächst manuell heruntergeladen und anschließend ausgedruckt werden, bevor die einzelnen Gehaltsnachweise in Umschläge gesteckt und über die internen Postfächer an die Mitarbeitenden verteilt werden. Zusätzliche Dokumente wie Stundenlisten für studentische Hilfskräfte müssen dabei ebenfalls gesondert ausgedruckt und den Lohnabrechnungen beigelegt werden.
Aus diesem Vorgehen ergeben sich mehrere Herausforderungen:
- Erheblicher Zeitaufwand: Jeden Monat sind diverse manuelle Schritte erforderlich, die effizienter gestaltet werden könnten
- Datenschutzrisiken: Da beim Drucken unerlaubte Einsichtnahmen verhindern werden müssen, muss dieses unter Aufsicht erfolgen
- Papierverbrauch: Der Prozess beruht auf gedruckten Dokumenten, was einen hohen Papierverbrauch darstellt
- Gefahr des Verlusts: Gedruckte Gehaltsscheine können abhandenkommen, oder verspätet an die Mitarbeitenden gelangen
- Mangelnde Transparenz: Mitarbeitende wissen nicht sicher, wann ihre Lohnabrechnungen bereitliegen

Soll-Konzept
Um diesen zeitintensiven und fehleranfälligen Prozess zu verbessern, soll eine Webanwendung entwickelt werden, die die Verarbeitung sowie Bereitstellung der Lohnabrechnungen größtenteils automatisiert.

Wirtschaftliche Betrachtung
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt die erwarteten Kosten und das Einsparpotenzial durch die automatisierte Lohnabrechnungsbereitstellung. Da die Entwicklung vollständig intern erfolgt, fallen überwiegend Personalkosten in Höhe von etwa 80 Arbeitsstunden an. Neue laufende Kosten entstehen nicht, da das System auf einer bereits vorhandenen Server-Infrastruktur betrieben wird und weder zusätzliche Lizenzen noch externe Dienstleistungen erforderlich sind.

Durch die Automatisierung des Verfahrens wird eine erhebliche Kostenersparnis erzielt. Hierzu zählen insbesondere der verringerte Aufwand beim Drucken und Sortieren sowie in der zeitintensiven Verteilung der Dokumente. Zurzeit beträgt der monatliche Aufwand dafür ca. 10 Stunden, was sich jährlich auf rund 120 Stunden summiert. Diese Ressource kann künftig für wertschöpfendere Aufgaben genutzt werden, sodass sich das System bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Darüber hinaus entfallen Ausgaben für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Druckertinte und Umschläge, wodurch die langfristige Kostenreduktion mit steigender Nutzung noch weiter zunimmt.

Technische Details
Die Anwendung wird als Webanwendung mit PHP 8.2 unter Verwendung des Laravel-11-Frameworks realisiert. Laravel bietet eine klar strukturierte MVC-Architektur, integriert Sicherheitsmechanismen, stellt eine effiziente ORM-Schicht für Datenbankzugriffe bereit und erlaubt über Middleware Zugriffskontrollen sowie Authentifizierungsverfahren.

Backend
Als relationale Datenbank kommt MySQL mit der Storage-Engine InnoDB zum Einsatz, um Konsistenz und Transaktionssicherheit zu gewährleisten. Die grundlegende Tabellenstruktur sieht unter anderem Folgendes vor:
- users: Enthält Benutzerinformationen, Authentifizierungs-Hashes und 2FA-Token
- payrolls: Speichert Mitarbeiterzuweisungen und Pfade zu abgelegten Gehaltsabrechnungen

PDF-Verarbeitung
Für die Bearbeitung der Lohnabrechnungen werden die PHP-Bibliotheken PdfParser und pdftk verwendet. Dabei analysiert das System die hochgeladenen PDF-Dateien und trennt sie mithilfe von Regular Expressions anhand der enthaltenen Steuer-IDs. Wenn keine direkte Extraktion möglich ist, greift ein OCR-Prozess mit Tesseract als Fallback. Die einzelnen PDF-Dateien werden anschließend unter /storage/app/private/payrolls/ abgelegt. Auf dieses Verzeichnis verhindert Laravel einen direkten Außen-Zugriff. Zusätzlich erfolgt eine Speicherung mit AES-256-Verschlüsselung, um die Dokumente abzusichern.

Authentifizierung & Sicherheit
Zur Authentifizierung der Nutzer*innen kommt Laravel Sanctum für ein sicheres Token-basiertes Verfahren zum Einsatz. Ein verpflichtendes OTP-basiertes Zweifaktor-Login erhöht die Sicherheit für alle Mitarbeitenden. Die Rollen- und Berechtigungskonzepte folgen dem Principle of Least Privilege, sodass jede Person nur die für sie tatsächlich benötigten Funktionen verwenden kann. Darüber hinaus werden sämtliche relevanten Aktionen in einem Audit-Log mit Benutzer-ID, Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert, um maximale Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Frontend
Auf der Benutzeroberfläche steht den Mitarbeitenden ein Web-UI zur Verfügung, das mithilfe von Laravel Blade als Templating-Engine implementiert wird. Um ein modernes und einheitliches Layout zu erreichen, kommt TailwindCSS zum Einsatz. Die Navigation erfolgt über ein strukturiertes Dashboard, das sowohl personalisierte Informationen für Mitarbeitende als auch Verwaltungsfunktionen bereitstellt.

Benachrichtigungen
Für E-Mail-Benachrichtigungen wird Laravel Mail genutzt, wobei der Versand wahlweise über Mailtrap oder SendGrid erfolgt.

Geplante Funktionen
1. Automatische Aufteilung der Lohnabrechnungen
- Segmentierung der zusammenhängenden Lohnabrechnungsdatei nach Steuer-ID und Erzeugung individueller PDFs für jede*n Mitarbeiter*in

2. Bereitstellung der Lohnabrechnungen
- Sichere Plattform mit passwortgeschütztem Zugriff und persönlichem Bereich
- Benachrichtigung der Mitarbeitenden, sobald neue Dokumente für sie zu Verfügung stehen

3. Benutzerverwaltung und Datenschutz
- Unterschiedliche Zugriffsrechte (z.B. Verwaltung, Geschäftsführung, Mitarbeiter*in)
- Sperrung des Zugangs bei ausgeschiedenen Mitarbeiter*innen und Archivierung der Dokumente
- Verpflichtende Zweifaktor-Authentifizierung für den Login

Mögliche Herausforderungen und Zusammenarbeit
Im Zuge der Entwicklung dieser Softwarelösung können unter anderem folgende Schwierigkeiten auftreten:
- Dokumententrennung: Es muss sichergestellt sein, dass die Zuordnung der Lohnabrechnungen keinesfalls fehlerhaft erfolgt
- Einarbeitung der verantwortlichen Mitarbeitenden: Um die Anwendung optimal nutzen zu können, müssen Mitarbeiter*innen der Buchhaltung umfassend im Umgang dieser geschult werden

Eine enge Abstimmung ist dabei besonders mit folgenden Stellen notwendig:
- Personalabteilung/Buchhaltung: Klärung der genauen Anforderungen und Prüfprozesse
- Geschäftsführung: Freigaben und Festlegung von Berechtigungsstufen

Nutzen des Projekts
Die eingeführte Lösung bietet vielfältige Vorteile:
- Zeitersparnis durch automatisierte Lohnabrechnungsverarbeitung
- Verbesserter Datenschutz, da keine gedruckten Dokumente mehr im Umlauf sind
- Höhere Transparenz für Mitarbeitende, die jederzeit online auf ihre Abrechnungen zugreifen können
- Ressourcenschonung dank reduzierter Papier- und Materialnutzung
Insgesamt wird der Prozess durch diese Optimierung effizienter, sicherer und langfristig tragfähiger gestaltet.

 

Nennen Sie hier bitte die Haupt- und Teilaufgaben mit dem geplanten Zeitrahmen.

1. Planung & Vorbereitung (10h)
- Anforderungsanalyse durchführen (4h)
- Abstimmung mit relevanten Stakeholdern wie Geschäftsführung, Personalabteilung (3h)
- Erstellung eines groben Projektplans (3h)

2. Entwicklung der Softwarelösung (40h)
- Einrichtung der Entwicklungsumgebung wie Testserver und Datenbank (5h)
- Implementierung der Funktion zur automatischen Erkennung und Trennung der Lohnabrechnungen (12h)
- Speicherung der Dokumente mit korrekter Namensgebung (6h)
- Aufbau der Benutzerverwaltung mit Zugriffsrechten (10h)
- Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung implementieren (7h)

3. Implementierung von Benachrichtigung & Archivierung (15h)
- E-Mail-Benachrichtigung für neue Dokumente (5h)
- Erinnerungen für nicht abgerufene Dokumente (3h)
- Implementierung der Löschroutine für alte Dokumente (7h)

4. Testing & Optimierung (10h)
- Durchführung von Testläufen mit anonymisierten Lohnabrechnungsdateien (4h)
- Fehleranalyse und Optimierung (4h)
- Absicherung gegen mögliche Datenschutzrisiken (2h)

5. Dokumentation & Abgabe (5h)
- Erstellung der Anwenderdokumentation (2h)
- Erstellung der Projektdokumentation (2h)
- Vorbereitung der Präsentation für das Fachgespräch (1h)

Insgesamter Zeitaufwand: 80h

 

 

Die Themen Wirtschaftlichkeit und technische Details habe ich beim Absenden - wie auch immer - komplett vergessen gehabt. Diese habe ich nun drin, und rot markiert. Hier die Frage, findet ihr die sind so ausreichen? Ich bin mir sehr unsicher, in welchem Umfang das gewünscht ist.

 

Was mich aber hauptsächlich zu diesem Thema bewegt, ist der Punkt

Zitat

- Die Aufgaben des Entwicklers sind nicht klar definiert.

Ich verstehe nicht, was damit gemeint ist. Habt ihr Ideen? Was kann ich anpassen? Nochmal eine Ablehnung wär echt ungeil

 

Cheers

 

[IAMS533]

Ich vermute der Antrag wird so direkt wieder abgelehnt.

Du schreibst ja quasi schon wie alles umgesetzt wird, da könnte man vermuten dass du schon fertig bist oder bereits mit dem Projekt angefangen hast. Bleibe technisch so unspezifisch wie möglich. Ich habe bei mir im Projektantrag nur erwähnt in welcher Programmiersprache das Projekt durchgeführt wird (Vorgabe des Unternehmens) und dass es eine MSSQL Datenbank gibt die benutzt werden soll.

Wo ist eigentlich das Lasten- und Pflichtenheft (sollte eigentlich in fast jedem IHK Abschlussprojekt drin sein? Es fehlt auch sämtliche Art von Diagrammen, kein ER-Modell keine EPK kein Aktivitätsdiagramm. Ich würde die Wirtschaftlichkeitsanalyse ebenfalls noch mit in die Zeitplanung aufnehmen. Wenn ich nichts überlesen habe fehlt die Doku auch komplett in deiner Zeit Planung (10+ Stunden). Theoretisch fehlt auch eine Übergabe und Erfolgskontrolle. 
Schau dir am besten auf der Seite von Stefan Macke mal die paar Projektanträge an die seit der neuen AO 2020 zur Verfügung stehen.

[Earl Hickey]

Das sehe ich ähnlich wie @IAMS533,

du hast keine Entscheidungen die du im Projekt triffst sondern scheinbar haargenau alles von deinem Arbeitgeber vorgegeben. Somit wäre das kein Projekt sondern ein Arbeitsauftrag. Meine Tendenz ist eher zur Ablehnung. Nun bin ich aber kein PA.

Des weiteren selbst in einer Doku würde ich den Prüfern nicht die einfachsten Dinge erklären. In der Doku geht es darum zu dokumentieren auf welche Basis du welche Entscheidungen getroffen hast, nicht um zum erklären warum eine 2-Faktor Authentifizierung besser ist als wenn man keine hat. Du hast Leute vor dir sitzen, welche deine Themen kennen und denen man nicht Basics erklären muss.

Bearbeitet Donnerstag um 17:41 von Earl Hickey

[1887jonas]

vor 11 Stunden schrieb IAMS533:

Ich vermute der Antrag wird so direkt wieder abgelehnt.

Du schreibst ja quasi schon wie alles umgesetzt wird, da könnte man vermuten dass du schon fertig bist oder bereits mit dem Projekt angefangen hast. Bleibe technisch so unspezifisch wie möglich. Ich habe bei mir im Projektantrag nur erwähnt in welcher Programmiersprache das Projekt durchgeführt wird (Vorgabe des Unternehmens) und dass es eine MSSQL Datenbank gibt die benutzt werden soll.

Wo ist eigentlich das Lasten- und Pflichtenheft (sollte eigentlich in fast jedem IHK Abschlussprojekt drin sein? Es fehlt auch sämtliche Art von Diagrammen, kein ER-Modell keine EPK kein Aktivitätsdiagramm. Ich würde die Wirtschaftlichkeitsanalyse ebenfalls noch mit in die Zeitplanung aufnehmen. Wenn ich nichts überlesen habe fehlt die Doku auch komplett in deiner Zeit Planung (10+ Stunden). Theoretisch fehlt auch eine Übergabe und Erfolgskontrolle. 
Schau dir am besten auf der Seite von Stefan Macke mal die paar Projektanträge an die seit der neuen AO 2020 zur Verfügung stehen.

Danke erstmal für die Antwort. Ich hab mich bei dem Antrag an die Vorgaben im Azubiportal der IHK Berlin gehalten, wo reiner Textinput möglich ist - daher fehlen bei mir Diagramme. Ich werd es nochmal mit deinen Hinweisen anpassen, danke auch für den Tipp mit den Beispielanträgen

[IAMS533]

vor 11 Stunden schrieb 1887jonas:

Danke erstmal für die Antwort. Ich hab mich bei dem Antrag an die Vorgaben im Azubiportal der IHK Berlin gehalten, wo reiner Textinput möglich ist - daher fehlen bei mir Diagramme. Ich werd es nochmal mit deinen Hinweisen anpassen, danke auch für den Tipp mit den Beispielanträgen

Ich meine mit den Diagrammen eher die Diagramme die in der Doku landen, die Erstellung der Diagramme gibt man meines Wissens nach ebenfalls in der Zeit Planung mit 1-2 Stunden an.

Ich persönlich habe nur ein Kuchendiagramm im Projektantrag gehabt um die Zeit Aufteilung zu visualisieren, gibt aber anscheinend auch Prüfer die unbedingt ein Gantt-Diagramm sehen wollen.

Ich habe gerade gesehen dass du kein Vorgehensmodell angibst, würde ich dir auch empfehlen zu schreiben dass du das noch mit rein bringst. Ich würde dir zum Wasserfallmodell raten, da alles andere eigentlich keinen Sinn ergibt fürs Projekt, da du mit den 80 Stunden schon sehr knapp bemessen bist (klar braucht da jeder ein wenig länger und gibt nur 80 Stunden an). Hast also keine Zeit um irgendwas mit Iterationen oder Backtracking einzubringen. Scrum und Kanban sind für eine 1-Mann Operation auch eher sinnlos. 

[1887jonas]

vor 1 Stunde schrieb IAMS533:

Ich meine mit den Diagrammen eher die Diagramme die in der Doku landen, die Erstellung der Diagramme gibt man meines Wissens nach ebenfalls in der Zeit Planung mit 1-2 Stunden an.

Ich persönlich habe nur ein Kuchendiagramm im Projektantrag gehabt um die Zeit Aufteilung zu visualisieren, gibt aber anscheinend auch Prüfer die unbedingt ein Gantt-Diagramm sehen wollen.

Ich habe gerade gesehen dass du kein Vorgehensmodell angibst, würde ich dir auch empfehlen zu schreiben dass du das noch mit rein bringst. Ich würde dir zum Wasserfallmodell raten, da alles andere eigentlich keinen Sinn ergibt fürs Projekt, da du mit den 80 Stunden schon sehr knapp bemessen bist (klar braucht da jeder ein wenig länger und gibt nur 80 Stunden an). Hast also keine Zeit um irgendwas mit Iterationen oder Backtracking einzubringen. Scrum und Kanban sind für eine 1-Mann Operation auch eher sinnlos. 

Hey, erstmal danke euch beiden für die Hinweise. Ich hab meinen Antrag nochmal komplett überarbeitet, ich würd mich freuen wenn ihr euch den kurz anschaut, sofern ihr Zeit und Lust habt

 

Zitat

 

Nennen Sie hier bitte den Titel des Projektes.

Automatisierte Verarbeitung und Bereitstellung von Lohndokumenten

 

Beschreiben Sie hier bitte kurz, was die Aufgabe des zu realisierenden Projektes sein soll.

Ziel des Projekts ist die Entwicklung einer webbasierten Anwendung zur automatisierten und sicheren Verteilung von Lohnabrechnungen.
Durch den Einsatz dieser Anwendung soll der gesamte Prozess – von der Verarbeitung der Gehaltsdokumente bis hin zur Bereitstellung an die Mitarbeitenden – effizienter, benutzerfreundlicher und datenschutzkonform gestaltet werden.

Ein zentrales Feature der Anwendung ist die Möglichkeit für Mitarbeitende der Buchhaltung, mehrere zusammenhängende Lohnabrechnungen in einer Datei hochzuladen. Im Anschluss werden diese automatisch auf Basis der Steuer-ID in einzelne Dokumente getrennt und den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet. Nach einer Kontrollsichtung, um mögliche Fehlzuweisungen auszuschließen, werden die Mitarbeiter*innen ihre Gehaltsdokumente direkt online abrufen können.

 

Erklären Sie hier bitte genauer, was bisher vorhanden ist (Ist-Analyse), was erreicht werden soll (Soll-Konzept) und wo es evtl. Schwierigkeiten geben könnte. Mit wem müssen Sie evtl. zusammenarbeiten? Was wird der Nutzen des Projektes sein?

Ist-Analyse
Der derzeitige Ablauf bei der Verarbeitung und Verteilung von Lohnabrechnungen ist stark durch manuelle Arbeitsschritte geprägt. Die Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter*innen werden vom externen Lohnbüro als eine zusammengeführte PDF-Datei im Kundencenter bereitgestellt. Diese Datei muss zunächst heruntergeladen, und anschließend ausgedruckt werden.
Danach werden die einzelnen Gehaltsnachweise manuell sortiert, in Umschläge gesteckt und über interne Postfächer an die Beschäftigten verteilt. Zusätzliche Unterlagen - wie z.B. Stundenlisten für studentische Hilfskräfte - müssen separat ausgedruckt und den jeweiligen Abrechnungen beigelegt werden.
Aus diesem Prozess ergeben sich mehrere Herausforderungen:
- Hoher Zeitaufwand: Zahlreiche manuelle Teilschritte verursachen einen wiederkehrenden monatlichen Aufwand
- Datenschutzrisiken: Um beim Druckvorgang unerlaubte Einsichtnahmen zu verhindern, muss dieser unter Aufsicht erfolgen
- Erhöhter Papierverbrauch: Die Abläufe sind papierbasiert und damit ressourcenintensiv
- Verlustgefahr: Physische Dokumente können verloren gehen oder den Mitarbeiter*innen verspätet übermittelt werden
- Geringe Transparenz: Mitarbeiter*innen erhalten keine aktive Benachrichtigung über neue Abrechnungen und wissen nicht, wann diese verfügbar sind

Soll-Konzept
Zur Optimierung des bisherigen manuellen Prozesses soll eine Webanwendung entwickelt werden, die die Verarbeitung und Bereitstellung der Lohnabrechnungen weitgehend automatisiert. Ziel ist es, die monatlich vom Lohnbüro bereitgestellte PDF-Datei hochzuladen, automatisch in Einzeldokumente zu trennen und diese den Mitarbeiter*innen bereitzustellen.

Wirtschaftliche Betrachtung
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung umfasst sowohl die erwarteten Entwicklungskosten als auch das Einsparungspotenzial durch die Automatisierung der Lohnabrechnungsbereitstellung. Da die Umsetzung vollständig intern erfolgt, entstehen ausschließlich Personalkosten in Höhe von etwa 70 Arbeitsstunden. Neue laufende Kosten fallen nicht an, da die Anwendung auf bestehender Server-Infrastruktur betrieben werden wird und weder zusätzliche Lizenzen noch externe Dienstleistungen benötigt werden.
Durch die Automatisierung des Prozesses ergeben sich deutliche Einsparungen im operativen Ablauf. Insbesondere der Aufwand für das Drucken, Sortieren und Verteilen der Lohnabrechnungen entfällt. Derzeit liegt der monatliche Zeitaufwand hierfür bei ca. 10 Stunden, was sich jährlich auf rund 120 Stunden summiert. Diese Ressourcen können künftig für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden, sodass sich das System bereits nach wenigen Monaten amortisiert.
Zusätzlich entfallen Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Umschläge und Druckertinte. Mit zunehmender Nutzung steigt somit die langfristige Kostenersparnis.

Technische Details
Für die Umsetzung des Projekts wird PHP in Kombination mit einer MySQL-Datenbank eingesetzt. Die Verwendung von PHP ist dabei eine unternehmensseitige Vorgabe, da diese Programmiersprache standardmäßig für interne Webanwendungen eingesetzt wird.

Geplante Funktionen
1. Automatisierte Aufteilung der Lohnabrechnungen
- Trennung der ursprünglichen PDF-Datei anhand der enthaltenden Steuer-IDs
- Generierung individueller PDF-Dokumente für jede*n Mitarbeiter*in
2. Bereitstellung der Lohnabrechnungen
- Zugriff über passwortgeschützte Weboberfläche
- Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen, sobald neue Dokumente bereitliegen
3. Benutzerverwaltung und Datenschutz
- Rollenspezifische Zugriffsrechte (z.B. Buchhaltung, Geschäftsführung, Mitarbeiter*in)
- Sperrung des Zugangs ausgeschiedener Mitarbeiter*innen, Archivierung der Dokumente

Mögliche Herausforderungen und Zusammenarbeit
Im Rahmen der Entwicklung des Projekts können insbesondere folgende Herausforderungen auftreten:
- Fehlerfreie Dokumententrennung: Die automatische Aufteilung der ursprünglichen PDF-Datei muss zuverlässig und präzise erfolgen, um sicherzustellen, dass keine fehlerhaften Zuordnungen geschehen
- Schulung der Mitarbeiter*innen: Um eine effiziente Nutzung im Alltag gewährleisten zu können, ist eine gezielte Einarbeitung der Mitarbeiter*innen der Buchhaltung erforderlich
Für eine erfolgreiche Umsetzung ist dabei eine enge Zusammenarbeit mit folgenden Stellen notwendig:
- Buchhaltung: Abstimmung zu fachlichen Anforderungen, Prozessen und Prüfmechanismen
- Geschäftsführung: Freigaben im Rahmen des Datenschutzes sowie die Festlegung von Berechtigungsstufen und Zugriffsrechten

Nutzen des Projekts
Die entwickelte Lösung bringt vielfältige Vorteile für das Unternehmen mit sich:
- Zeitersparnis durch die automatisierte Verarbeitung und Bereitstellung der Lohnabrechnungen
- Verbesserter Datenschutz, da keine sensiblen, gedruckten Dokumente mehr physisch verteilt werden müssen
- Erhöhte Transparenz für Mitarbeiter*innen, die jederzeit online auf ihre Gehaltsdokumente zugreifen können
- Ressourcenschonung durch den Wegfall von Papierverbrauch, Druckmaterialien und manuellen Verteilprozessen
Insgesamt führt die Einführung der Webanwendung zu einem deutlichen effizienteren, sichereren und nachhaltigeren Ablauf im Bereich der Lohnabrechnungsverteilung.
 

Nennen Sie hier bitte die Haupt- und Teilaufgaben mit dem geplanten Zeitrahmen.

Vorgehensmodell:
Das Projekt orientiert sich am klassischen Wasserfallmodell, da die einzelnen Projektphasen klar voneinander abgegrenzt und in chronologischer Reihenfolge durchgeführt werden.
Dieses Modell eignet sich besonders gut, da die Anforderungen zu Beginn bereits weitgehend bekannt sind und der Projektumfang klar definiert ist.

1. Analyse (7 Std.)
- Ist-Analyse durchführen (2 Std.)
- Wirtschaftlichkeitsanalyse und Amortisationsrechnung (1 Std.)
- Lastenheft mit Unterstützung der Buchhaltungsabteilung erstellen (3h)
- Use Case Diagramm erstellen (1 Std.)

2. Entwurf (10 Std.)
- ER-Modell erstellen (1 Std.)
- Aktivitätsdiagramm erstellen (1 Std.)
- Mockups erstellen (1 Std.)
- EPK erstellen (1 Std.)
- Technologiestack und Projektstruktur definieren (1 Std.)
- Berechtigungs- und Rollenkonzept ausarbeiten (2 Std.)
- Pflichtenheft erstellen (3 Std.)

3. Implementierung (37 Std.)
- Projektumgebung einrichten (1 Std.)
→ Anlegen der Verzeichnisstruktur
→ Einrichten von Entwicklungsumgebung, Git-Repository, Datenbankanbindung
- Benutzerverwaltung und Authentifizierung umsetzen (10 Std.)
→ Login mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung
→ Registrierung neuer Mitarbeiter*innen durch berechtigte Personen
→ Rollenverwaltung mit Berechtigungsverwaltung
→ Rollenzuweisung
- Upload- und Dokumententrennungslogik entwickeln (8 Std.)
→ Upload von PDF-Dateien
→ Trennung und Zuordnung nach Steuer-IDs
→ Kontrollsichtung durch berechtigte Mitarbeiter*innen
- Dokumentenanzeige und Downloadbereich für Mitarbeiter*innen umsetzen (6 Std.)
→ Persönlicher Bereich mit Dokumentenübersicht
→ Sichere Anzeige/Download einzelner Abrechnungen
- Benachrichtigungsfunktion integrieren (2 Std.)
→ Automatischer E-Mail-Versand nach Freigabe neuer Dokumente
- Zugriffsprüfung und Berechtigungen umsetzen (4 Std.)
→ Zugriffskontrolle gemäß Rollenkonzept
→ Ausschluss ausgeschiedener Mitarbeiter*innen
- Fehlerbehandlung und Logging implementieren (2 Std.)
→ Logging von Uploads, Zugriffen und Fehlern
- Oberfläche gestalten und optimieren (4 Std.)
→ HTML/CSS/JS Anpassungen
→ Responsive Design und Usability-Verbesserungen

4. Testphase (5 Std.)
- Funktionstests durchführen (2 Std.)
- Benutzer- und Rollentests durchführen (1 Std.)
- Abstimmung mit Buchhaltungsabteilung (1 Std.)
- Fehlerkorrekturen und Optimierungen (1 Std.)

5. Projektabschluss und Dokumentation (13 Std.)
- Erstellen der Projektdokumentation (8 Std.)
- Erstellen der Entwicklerdokumentation (1 Std.)
- Erstellen der Benutzerdokumentation (1 Std.)
- Schulung/Einweisung der Buchhaltung (1 Std.)
- Abnahme mit Fachabteilung und Übergabe (2 Std.)

Gesamtaufwand: 72 Std.

 

 

 

 

 

Bearbeitet Gestern um 08:34 von 1887jonas

[IAMS533]

Sieht deutlich besser aus. Komische Struktur die es da bei eurer IHK gibt für den Antrag aber so sind die IHKs halt. 8 Stunden Puffer ist halt echt heftig, weiß nicht ob man das vielleicht auf 2-3 stunden setzen sollte. Bei unserer IHK sind Puffer z.B. komplett tabu. Datenschutz wird wahrscheinlich ein heftiges Thema im Fachgespräch, kannst dich auch schon darauf vorbereiten dass "PHP ist unternehmensseitge Vorgabe" nicht ausreicht als Begründung. In der Doku musst du dann natürlich trotzdem eine Entscheidungsfindung präsentieren bzw. betrachten ob ohne diese Vorgabe trotzdem PHP als Programmiersprache genommen wurden wäre (natürlich kommst du zu dem Schluss dass dem so ist).

[1887jonas]

vor 4 Minuten schrieb IAMS533:

Sieht deutlich besser aus. Komische Struktur die es da bei eurer IHK gibt für den Antrag aber so sind die IHKs halt. 8 Stunden Puffer ist halt echt heftig, weiß nicht ob man das vielleicht auf 2-3 stunden setzen sollte. Bei unserer IHK sind Puffer z.B. komplett tabu. Datenschutz wird wahrscheinlich ein heftiges Thema im Fachgespräch, kannst dich auch schon darauf vorbereiten dass "PHP ist unternehmensseitge Vorgabe" nicht ausreicht als Begründung. In der Doku musst du dann natürlich trotzdem eine Entscheidungsfindung präsentieren bzw. betrachten ob ohne diese Vorgabe trotzdem PHP als Programmiersprache genommen wurden wäre (natürlich kommst du zu dem Schluss dass dem so ist).

d.h. du würdest die Zeiten einfach noch ein bisschen strecken, sodass man am Ende schon auf relativ genau 80h kommt? mit PHP und der unternehmensseitigen Vorgabe: in der Doku anschließend begründen ist klar, aber für den Antrag reicht es so erstmal aus - versteh ich das richtig?

[Earl Hickey]

Ich denke auch es sieht besser aus. Im großen ganzen kann man allerdings in den meisten Anträgen (nicht nur auf deinen bezogen) sagen, je länger der Text ist um so wahrscheinlicher ist es das es nicht passt. Warum? Weil einfach viel zu viele Vorgaben und zu wenig Platz für eigene Entscheidungen sind. Im allgemeinen geht es darum ein SMARTes Projekt zu haben. 

Bei der Wirtschaftlichen Betrachtung schreibst du schon alles was du in der Dokumentation in die Berechnung nehmen wirst. Nun dürfen in die Dokumentation weder Diagramme noch Berechnungen, dass sind alles Anhänge. Beschreibe warum dein Projekt für deinen Arbeitgeber wirtschaftlich sinnvoll ist. Denk an die Folgekosten bzw. Einsparungen durch dein Projekt.

Zur Vorgabe PHP und MySQL da würde ich MySQL gar nicht im Antrag erwähnen. Die Entscheidung welche Datenbank du verwendest oder vielleicht auch in Kombination, triffst du bitte im Projekt, außer es ist wirklich hart von deinem Unternehmen vorgegeben. 

Bearbeitet vor 11 Stunden von Earl Hickey