Papier- oder Digitalarchiv ???

[Genohunter]

Hallo Leute,

mal ne Frage. Wird in eueren Unternehmen die Geschäftspost noch in Papierform aufgehoben oder setzt der ein oder andere evtl. doch schon ein elektronisches Archivsystem ein ?

Geno

[Thanks-and-Goodbye]

Habe mich mal selber (da mein Arbeitgeber Dokumentenmanagement-Software verkaufen will) damit beschäftigt, und bin von dem Krams noch nicht so ganz begeistert. Die Archivierung und das Sortieren per Hand (kein System was ich kenne, hat eine OCR-Schnittstelle, mit der man z.B. Eingangsrechnungen automatisch ausfiltern könnte) dauert länger als das Postsortieren per Hand.

Zudem muss auch der User umgewöhnt werden, dass er seine Post am Bildschirm bearbeitet statt Notizen auf dem Schreiben machen zu können (ich liebe Post-Its ).

Was natürlich (mit der entsprechenden Soft- und Hardware, manche Hersteller setzen auf den MS-SQL 2000, und der frisst ja schon im Leerlauf genug Ressourcen) super geht, ist das Indizieren der einzelnen Schriftstücke und das wiederfinden dieser Sachen. Verlangt aber wieder einen per Hand angelegten Index und die permanente Pflege dieses Indexes.

Was mich aber am meisten zweifeln lässt, ist die Tatsache, dass die Hersteller der Digitalkopierer, die mein Brötchengeber vertreibt, alle auf Dokumentenmanagement setzen. Klar, es ist schon recht nett, mit 20-30 Seiten / Minute in Farbe zu scannen oder im Schwarzweissbereich die 65 Seiten / Minute-Grenze zu durchstossen und per Mail eine *.pdf des eingescannten Dokuments zu erhalten, aber warum machen die das? Die Maschinen laufen meistens in einem Wartungsvertrag, der nach Drucken, nicht nach Scans abrechnet und so zählen die Maschinen auch. Spekuliert wird darauf, dass die Eingangspost mit dem Scanner des Kopierers eingescannt wird, damit dann der entsprechende Sachbearbeiter den Krempel (möglichst wieder auf dem Kopierer) ausdruckt. Muss ich noch mehr erklären?

Auch ich lese ein Handbuch lieber ausgedruckt als am Bildschirm, auch ich mache mir keine Gedanken, mal so eben 1000 Seiten auszudrucken, wenn ich das brauche. Und solange diese Geisteshaltung vorherrscht, sehe ich für einen vernünftigen Einsatz dieser Technologie (also weg vom Papier) noch nicht das Feld. Die Welt ist dafür noch nicht bereit (genauso wie vor drei bis vier Jahren noch keiner einer Spracherkennungssoftware Erkennungsquoten von über 90% zutraute, heute kommen die, wenn vernünftig trainiert, locker an die 100% heran).

Achso:

Angeschaut habe ich mir

Windream www.windream.de und

ELO www.elo-digital.de

[Genohunter]

Also, bei uns im Betrieb setzen wir DocuWare ein. www.docuware.com

Bei uns im Betrieb archivieren wir mittlerweilen sowohl Eingangs als auch Ausgangspost. Notitzen kann ich innerhalb der Software auch auf den Dokumenten anbringen. Den große Vorteil eines digitalen Archivs zieht man weniger aus erleichterungen beim Ablegen der EIngangspost, vielmehr beim späteren Suchen als auch bei Einsparung an Papier, Arbeitszeit etc.

Marketing gelöscht. Chief Wiggum

[Der Kleine]

Sorry, interessanter Thread, aber ist das hier ein Marketing - Geck?

Weil dann geht's gegen :mod: .

[Thanks-and-Goodbye]

Original geschrieben von Der Kleine

Sorry, interessanter Thread, aber ist das hier ein Marketing - Geck?

Nö, Marketing-Gag wird´s hier in diesem Thread nicht geben, dazu stehe ich der gesamten Sache aus den oben genannten Argumenten zu kritisch gegenüber.

An einer fundierten Diskussion bin ich sehr interessiert. Ich will hier keinem irgendein System verkaufen. Daran bin ich nicht interessiert, ich bin Techniker, kein Vertriebler.

@ Genohunter: Deine Analyseangebote editiere ich, für Verkauf ist hier kein Platz. Und ich denke, wer einen Händler für eine bestimmte Software sucht, wird sicher nicht über FI.DE diesen aussuchen.

[Thanks-and-Goodbye]

Original geschrieben von Genohunter

Den große Vorteil eines digitalen Archivs zieht man weniger aus erleichterungen beim Ablegen der EIngangspost, vielmehr beim späteren Suchen als auch bei Einsparung an Papier, Arbeitszeit etc.

Diese Einsparungen werden sich erst durchsetzen, wenn sich der Homo oekonomicus, der wirtschaftende Mensch geändert hat und sich die Einstellung "schwarz auf weiss in der Hand haben" geändert hat.

Aussage eines Gebietsvertriebsleiters eines Kopiererherstellers (bei einer internen Veranstaltung des Herstellers, einer von denen, die auf Dokumentenmanagement gehen):

"Die Kunden, die auf DMS setzen, reduzieren nicht die Papierflut, nein, die Druckkosten gehen nach oben." Und womit wird gedruckt? Klar, mit den Multifunktionsgeräten des Anbieters.

Erst wenn der normale Angestellte und der Chef die Einstellung zum Papier ändert, wird sich DMS durchsetzen können. Und diesen Wendepunkt sehe ich noch nicht gekommen.

Momentan wird das, was vorne von der Sekretärin eingescannt und archiviert wird, hinten wieder ausgedruckt, um es zu lesen. Und momentan (ohne wirklich intelligente Technologie, die anhand von automatisierter OCR einen Scan indizieren kann) ist der Arbeitsaufwand einfach zu hoch.

[Der Kleine]

Original geschrieben von Chief Wiggum

Nö, Marketing-Gag

Danke Chief! (Gleich zweimal : wegen dem Nö und wegen dem Gag )

IMHO ist das Papier aus dem Büro nicht wegzudenken. Es geht sicher auch nicht darum, alles nun wegzurationalisieren.

Aber in vielen Unternehmungen kursieren einfach viele Schriftstücke, die bisher jeweils Kopiert und somit jedem in die Hand gedrückt werden (Ich denke dabei an Betriebsanweisungen, Regelungen oder acu QM - Anweisungen und - zubehör).

Die aktuelle Form dieser Dokumente muß jederzeit jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Aber nirgends wird verlangt, daß dieses in Papierform geschehen muß.

Also könnte man es schaffen, aus Kostengründen und unter Druck von oben zumindest einigen Papierkrieg nur in elektronischer Form für einige zur Verfügung zu stellen.

[Thanks-and-Goodbye]

Original geschrieben von Der Kleine

Also könnte man es schaffen, aus Kostengründen und unter Druck von oben zumindest einigen Papierkrieg nur in elektronischer Form für einige zur Verfügung zu stellen.

Tja, leider wird der Papierkrieg oftmals von "oben" diktiert.

Ich als Techniker habe einen Groupwise-Kalender, auf den meine Einsatzleitung zugreifen kann. Ich habe Serviceberichte auf Papier, mache zum Feierabend (naja, meistens) einen Abgleich der SB´s mit dem Groupwise (unter anderem auch um zu wissen, wo welcher SB gelandet ist) und pinsel das dann auch noch auf einen Zeiterfassungsbogen ab. Alles so von oben angeordnet.

Dokumentenmanagement und Papiersparen fängt nicht mit einem tollen Computersystem an, sondern im Kopf.

[Der Kleine]

Original geschrieben von Chief Wiggum

Dokumentenmanagement und Papiersparen fängt nicht mit einem tollen Computersystem an, sondern im Kopf.

Ist ja korrekt und richtig.

Was würdest du an deinem Schema ändern, damit der Aufwand geringer ist und alles natürlich Papierlos wird?

*Dannach bitte diesen Verbesserungsvorschlag in dreifacher Ausfertigung mit verschiedenen Papierfarben zur weiten Vorlage an deinen direkten Chef weiterleiten*

[Gast]

Original geschrieben von Der Kleine

IMHO ist das Papier aus dem Büro nicht wegzudenken. Es geht sicher auch nicht darum, alles nun wegzurationalisieren.

Aber in vielen Unternehmungen kursieren einfach viele Schriftstücke, die bisher jeweils Kopiert und somit jedem in die Hand gedrückt werden (Ich denke dabei an Betriebsanweisungen, Regelungen oder acu QM - Anweisungen und - zubehör).

Die aktuelle Form dieser Dokumente muß jederzeit jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Aber nirgends wird verlangt, daß dieses in Papierform geschehen muß.

Also könnte man es schaffen, aus Kostengründen und unter Druck von oben zumindest einigen Papierkrieg nur in elektronischer Form für einige zur Verfügung zu stellen.

das denke ich auch ohne papier wird es wohl nie gehen. weil es derzeit einfach noch sehr schnell geht einfach einen zettel und einen stift in die hand zu nehmen anstatt den pc zu benutzen.

Unterlagen wie vereinbarungen, regelungen würde ich nicht für jeden ausdrucken, sondern ins netz stellen so dass jeder darauf zugriff hat und wer sich das ausdrucken will der kann das. IMHO denke ich, dass so doch gespart wird, da nicht jeder das ausdrucken wird da schon genug papier im büro ist so behält man wenigstens halbwegs die übersicht.

gruss puzzlefreak

papierchaosaufdemschreibtischhasser

[Genohunter]

Erstmal Sorry, ich wollte hier keineswegs was verkaufen. Was ich hier mal aufzeigen wollte ist, was man sich mit einem elektronischen Archiv an sich an Kosten im Unternehmen einsparen kann. Das Argument, Papier würde zunehmen, kann ich basierend aus den Erfahrungen in unserem Haus und in den Unternehmen unserer Kunden nicht bestätigen.

Wer gibt dir denn die Garantie, dass wenn du deinen ganzen Schriftverkehr in Papierform ablegst, dein Archiv auch vollständig ist ?

So, und ich schmeiß jetzt trotzdem mal mit Zahlen um mich, nur um mal ein repräsentatives Abbild der Kostenersparnis eines mittelständisschen Unternehmens mit ca 100 Mitarbeitern zu geben. Den Namen lass ich mal weg, aber das ist ein Kunde von uns.

Gegeben seien 240 Arbeitstage im Jahr und einem Vollkostensatz einer Arbeitsstunde zu 25€.

Belegaufkommen pro Tag: Stück:

Eingangsbelege:

Korrespondenz 500 (viel EMails)

Rechnungen 20

Lieferscheine 10

Ausgangsbelege:

Korrespondenz 25

Rechnungen 60

Lieferscheine 500

Sonstiges 20

Anzahl Recherchen pro Tag: 50

___________________________________________________________________

Aus diesen Zahlen errechnen sich fürs Jahr folgende Kosten einer Papierarchivierung (Arbeitszeit und Materialkosten): 175.000€

Das gleich Dokumentaufkommen mit eine elektronischen Archiv kostet Pi mal Daumen 51.000€. Pi mal Daumen deshalb, weil sich die verschiedenen Produkte in ihren Lizenz und Softwarekosten unterscheiden.

Somit spart sich dieses Unternehmen tortz der Anschaffung eventuell notwendiger Hardware im ersten Jahr 124.000€

Soviel mal zum Kostenfaktor. Dann gibt es da noch solche Faktoren wie Mitarbeitermotivation (man muß nicht mehr ewig nach bestimmten Dokumenten suchen), Service Verbesserung (ich kann mit Auskünften über zurückliegende Vorgänge sofort dienen, ohne den Kunden am Telefon lang warten lassen zu müssen), Vollständigkeit ( ich kann sicher sein das alles was mal im ARchiv gelandet ist auch im Archiv bleibt ) und Sicherheit ( für elektronische Archive kann ich viel leichter Zugriffsregeln definieren und durchsetzen als in einer Papiervariante)

Eine Faustregel besagt, dass sich ein elektronisches Archiv in einem mittleständischen Unternehmen nach spätestens 9 Monaten amortisiert hat. Je größer das Unternhemen ist, umso kürzer wird die Amortisationszeit ausfallen.

Ach ja, zum Thema Digitalkopierer noch ein paar Anmerkungen. Wie alles auf der Welt haben solche Geräte Vor-und Nachteile. Vorteil ist das die meisten dieser Geräte sowohl Drucker, Kopierer, Scanner und Fax in einem sein können. Speziell was das Scannen anbelangt sollte man aber nicht vergessen, dass Dokumentenscanner zum Bleistift eine Doppeleinzugserkennung haben, die bisher einem jeden Digitalkopierer fehlt.