Outlook Ordner lokal Speichern

[Fedac]

Moin moin,

hoffe das ichs verständlich erkläre:

Wir benutzen ein Exchangeserver. Hier werden alle Emails gespeichert, so dass Outlook lokal auf den MAs Rechner nur ne Art Terminalfunktion besitzt. Das heißt, alles passiert aufm Server.

Jetzt ist es so das viele die beliebten Privat- und Funmails in ein Extra Ordner verschieben, der nach kurzer Zeit beträchtliche Größen erlangt und auch von den lieben MAs ungern geleert wird. Kurz: Der ganze Krempel wird mitgesichert, was eigentlich unnötig ist. Ausklammern bei der Sicherung kann man die Ordner ja nicht.

Deswegen kam die Idee, dass die Leute im Outlookbaum einen Ordner für ihren Kram haben, der aber lokal statt auf dem Server gespeichert wird.

Jemand ne Idee oder mit sowas schonmal befasst?

Bis jetzt bin ich nicht weit gekommen.

[Hüsi]

bei jedem User ne lokale .PST DAtei reicht nicht aus???

[Bestshooter]

Ich würd es auch mit pst Dateien machen dass funktioniert wunderbar! Man kann dass ja dann auch so einstellen dass der Inhalt vom Posteingang z.b. direkt in die pst Datei verschoben wird und somit lokal auf dem APS liegt und der Server nicht mehr damit belastet wird.

Das ist die einfachste Variante

[ingh]

Beschränke den Mitarbeitern ihren Platz auf dem Server (aber nur so, dass sie nicht bei ihrer Arbeit behindert werden) - siehe auch MSExchengeFAQ - Grenzen setzen.

Ein Hinweis auf die erhöhten Kosten (zusätzliche/größere Platten, Erweiterung des Backup, Exchange-Upgrade auf Enterprise) der "Vorratshaltung" von privaten Fun-Videos, -PPTs usw. wirkt oft Wunder - spätestens, wenn man um eine Kostenbeteiligung dafür bittet, weil es ja Privatvergnügen ist

Bringe ihnen gleichzeitig bei, Fun-Anhänge ins Dateisystem auszulagern (und die entsprechenden Mails anschließend zu löschen) oder wenigstens solche Mails in eine .PST-Datei zu verschieben.

Notfalls könntest du auch "laut nachdenken", bestimmte typische Dateitypen (insbesondere Videos) im Netzwerk zu verbieten und automatisch löschen zu lassen. (Die meisten Virenscanner bieten eine geeignete Funktion)

[allesweg]

Wenn alle Mails lokal liegen, ist eine zentral gesteuerte Datensicherung nicht mehr möglich.

inghs Vorschlag ist bei uns Realität: Größenbeschränkung und wenn diese überschritten wird, kann man keine Mails mehr erstellen.

[Fedac]

Beschränke den Mitarbeitern ihren Platz auf dem Server (aber nur so, dass sie nicht bei ihrer Arbeit behindert werden) - siehe auch MSExchengeFAQ - Grenzen setzen.

Ein Hinweis auf die erhöhten Kosten (zusätzliche/größere Platten, Erweiterung des Backup, Exchange-Upgrade auf Enterprise) der "Vorratshaltung" von privaten Fun-Videos, -PPTs usw. wirkt oft Wunder - spätestens, wenn man um eine Kostenbeteiligung dafür bittet, weil es ja Privatvergnügen ist

Der war gut!:beagolisc Da kennst du unsere Jungs hier schlecht. Die prüsten sich spitzenreiter in der Postfachbelegung zu sein.

Im Ernst. Das ist der Hauptgrund...es wird trotz allem gern einfach vergessen und wir haben kein lust mehr den Kollegen hinterher zu juckeln.

Ich werd das mal mit der .pst-Datei testen. Wenn der Ordner automatisch ausgelagert wird...wäre das perfekto!

Merci erstmal.

[hades]

Ganz einfache Regelung:

Keine privaten Emails in der Firma.

Betriebsvereinbarung aufsetzen lassen, von jedem Mitarbeiter unterschreiben lassen und fertig. Dann musst Du keine privaten PST-Dateien sichern.

Der Exchange bekommt als Selbstschutz die von ingh genannten Moeglichkeiten des Setzens von Limits. Sonst bleibt Dein Exchange Server in der Standard Edition bei Ueberschreitung der Datenbankgroesse (Exchange 2003 <=SP1 oder aeltere Exchange Version: 16 GB; Exchange Server 2003 mit SP2: 18 GB, erweiterbar bis zu 75 GB) ungefragt stehen.

[Fedac]

@hades Genau das brauchen wir nicht. Hier arbeiten noch normale Leute, denn man auch so vertrauen kann und die sowas nicht hemmungslos ausnutzen. Es wird lediglich gern mal vergessen, es auch wieder nach ner Zeit zu löschen.

[hades]

@Fadec:

Wie gesagt, der Exchange Server (Standard Edition) stellt seinen Betrieb bei Ueberschreitung der Datenbankgroesse ohne Nachfrage komplett ein.

Der Aufwand fuer dezentrale Datensicherungen ist einfach ein sehr hoher Kostenfaktor fuer ein Unternehmen und muss einfach mal ausgerechnet werden (siehe Postings von ingh und allesweg).

Zu Hause musst Du Deinen Muell auch wegschmeissen und kannst nicht beliebig stapeln.

[hades]

Nachtrag:

Eine Betriebsvereinbarung, die die private Nutzung von Emails innerhalb der Firma untersagt, hat durchaus seinen Sinn.

Denn wenn Dein Unternehmen die private Nutzung von Emails erlaubt (=nicht explizit verbietet), tritt Dein Unternehmen gegenueber dem Mitarbeiter als Anbieter von Telekommunikationsdiensten - umgangssprachlich auch als Provider bekannt - mit sehr weitreichenden Konsequenzen auf.

Es darf dann z.B. keine Email mehr auf Spam gefiltert, verzoegert zugestellt oder unterdrueckt werden.

Schau Dir mal das Telekommunikationsgesetz (TKG) und die Konsequenzen bei der Verletzung des Post-/Fernmeldegeheimnisses (§206 StGB) an.

[1] http://bundesrecht.juris.de/tkg_2004/

[2] http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/556593/

[3] http://bundesrecht.juris.de/stgb/BJNR001270871BJNE062001307.html