Projektantrag Informatikkaufmann - Nachbesserungen

[Markus84]

Hallo Zusammen,

Habe heute meinen Projektantrag von der IHK zurückbekommen mit folgenden Anmerkungen:

Es fehlt jeglicher kaufmännischer Anteil. Zudem sind die Projketphasen zu oberflächlich beschrieben.

- Stellen Sie in der kurzen Projektbeschreibung Ihr Projekt ausführlicher und präziser dar (nicht nur Aufzählung von groben Inhalten).

- Stellen Sie nachvollziehbar Ihren eigenen Anteil am Projekt heraus.

- Die Angaben zur geplanten Dokumentation reichen nicht aus. Spezifizieren Sie bitte detaillierter die Bestandteile Ihrer Projektdokumentation und berücksichtigen Sie alle für Ihre Projektaufgabe wesentlichen Dokumentationsbestandteile.

Was kann ich als guten kaufmännischen Teil einbringen, dass das in Ordnung ist? Bzw. was sollte ich überhaupt verändern?

Danke für eure Hilfe!

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Mein Projektantrag:

1. Projektbezeichnung:

Einführung eines neuen Intranets für die Firma xxx zur Optimierung bestehender Arbeitsabläufe und des derzeitigen Pflegeaufwandes

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Aufgabe ist es, mit Hilfe des OpenSource Content Management System "Joomla" ein neu strukturiertes Intranet zu erstellen, das die Mitarbeiter aktiv zur Optimierung Ihrer Prozesse verwenden können.

Darüber hinaus sollen die Fachabteilungen die Möglichkeit bekommen Inhalte selbstständig, ohne Mitarbeit der Abteilung "IT/Organisation", bereitzustellen.

Das neue System muss unter Berücksichtigung des Corporate Design der xxx erstellt werden.

1.2 Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

Das Intranet der xxx wird derzeit über Editierung und Erstellung von HTML Seiten mit dem Editor Microsoft Frontpage aktuell gehalten. Die Inhalte werden über die Fachabteilungen per Hauspost, E-Mail oder Worddokumenten an die zuständige Abteilung "IT/Organisation" zur Veröffentlichung weitergeleitet.

Die Daten im aktuellen Intranet, wie z.B. Produktabbildungen in Form von Bilddateien, werden unstrukturiert, unvollständig und teilweise nicht mehr aktuell auf einer einfachen HTML Seite dargestellt. Daraus resultiert, dass benötigte Bilddateien bei den zuständigen Produktmanagern direkt geordert werden, wodurch eine Verzögerung des Arbeitsablaufes entsteht.

Das derzeitige System wurde vor Jahren von einem Mitarbeiter als "Notlösung" erstellt und ist nicht unter Berücksichtigung sinnvoller, moderner Strukturen geplant worden. Es bestehen die genannten Schwachstellen, die explizit einen hohen Zeit- und Pflegeaufwand in der Administration und in der Beschaffung von Informationen aus dem Intranet darstellen.

2.1 - 2.4 Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept / Erwartetes Ergebnis

2.1 Was soll am Ende des Projektes/Teilprojektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche qualitätssichernden Maßnahmen haben Sie vorgesehen?

2.4 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

2.1

Ziel ist es, durch eine neue, verbesserte Content Struktur unseren Mitarbeitern Informationen schnell und übersichtlich zur Verfügung zu stellen.

Außerdem soll mit der Realisierung des neuen Intranets auf Basis des Content Management System „Joomla“, den Fachabteilungen ermöglicht werden, ihre Inhalte selbstständig zu pflegen. Hierbei wird erwartet, dass zukünftig weniger Mitarbeiter pro Vorgang mit der Pflege von Fachinhalten beschäftigt sind und der Arbeitsaufwand um insgesamt mindestens 50% gesenkt wird.

Der Zeitaufwand bei der Contentpflege und der Beschaffung von Informationen aus dem Intranet sollen optimiert und somit eine Kosteneinsparung erzielt werden.

2.2

Zur Installation von "Joomla" muss ein Windows 2000 Server installiert und konfiguriert sein. Zur Visualisierung des Intranets wird weiterhin auf Workstations im Unternehmen ein Internet Browser benötigt.

2.3

Es muss sichergestellt sein, dass alle wichtigen Daten aus dem aktuellen Intranet in das neue System implementiert werden und es vor der Einführung von den Fachabteilungen abgenommen wird. Bevor ausgewählte Intranet Redakteure eigene Inhalte erstellen, müssen Sie in die neue Software eingewiesen werden.

2.4

Als Einschränkung muss berücksichtig werden, dass die Intranet Lösung keine Softwarekosten verursachen darf. Außer den anfallenden Lohnkosten muss darauf geachtet werden, dass sich weitere Ausgaben auf ein Minimum beschränken.

3.1 - 3.3 Projektstrukturplan entwickeln / Projektphasen

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

3.2 Hauptaufgaben- und Teilaufgaben auflisten

3.3 Programmiersprache / Betriebssystem / Software-Entwicklungswerkzeuge

3.1

Auf dem schon vorhandenen Windows 2000 Server und dem installierten "Microsoft Internet Information Services" (IIS), muss das Content Management System "Joomla" installiert und an eine MySQL Datenbank angebunden werden.

3.2

-Analyse des Ist-Zustandes

-Erstellung der Soll Vorgaben

-Planung einer neuen Seiten- und Contentstruktur

-Installation von MySQL, PHP und Joomla auf dem konfigurierten Windows 2000 Server

-Implementierung von 2 zusätzlichen Modulen.

1. JACL Plus (erweiterte Benutzerverwaltung)

2. JCE-Editor (erweiteter WYSIWYG Editor)

-Designanpassung eines Standard Joomla Templates mit Hilfe von HTML und CSS unter Berücksichtigung des Corporate Design der xxx

-Übernahme, nach Prüfung und Anpassung, von Inhalten des alten Intranets in das neue System

-Intranet-Redakteure anlegen und Berechtigungen verteilen

-Test des Systems und ggf. Fehlerkorrekturen

-Einarbeitung ausgewählter Intranet Redakteuere aus unterschiedlichen Fachbereichen

-Erstellung einer Kosten-Nutzen Analyse

-Anfertigung der Abschlussdokumentation incl. der Benutzeranleitung für Redakteure

3.3

Die Systemumgebung für das Intranet ist ein Windows 2000 Server mit dem Microsoft ISS und einer MySQL und PHP Installation.

HTML und CSS Code Anpassungen werden mit dem Freeware Editor "Scribe" durchgeführt.

Als Grafikprogramm für Designänderungen wird die vorhandene Software "Photo Impact 11" verwendet.

Die Dokumentation, Präsentation sowie weitere schriftliche Unterlagen werden mit dem Microsoft Office XP Paket realisiert.

4. Projektphasen

4.1 Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

Ist-Analyse, Projektplanung:

3 Stunden

Erarbeitung des Soll-Konzepts:

5 Stunden

Installation von Joomla, MySQL und PHP:

2 Stunden

Systemkonfiguration /-pflege Joomla:

10 Stunden

Testphase:

3 Stunden

Abnahme durch Fachabteilungen:

1 Stunde

Einarbeiten der Intranet Redakteure:

2 Stunden

Dokumentation:

9 Stunden

[charmanta]

naja, einfach gesagt steht da, daß der PA nicht weiss, was DU da eigentlich am Projekt machen wirst. Da sind schon ne Menge Dinge fremdbestimmt oder fremdinstalliert, so wie ich beim Überfliegen gelesen habe. Und was DU selbst machen willst und ( kaufmännisch gesehen ) WIESO Du das machst, das fehlt da einfach

Schön ist die Formulierung "ich bau ein Intranet". Vielleicht solltest Du wirklich an den Formulierungen feilen.

Also stell kaufmännisch dar, was Dein Projekt für Auswirkungen hat.

Weiterhin weist Du 9 Stunden für Doku aus. Aber was machst Du in 9 von 35 Stunden ? Ein Drittel der Zeit für nicht absehbare Doku, das ist die Frage des PAs.

Also schau Dir Deinen Antrag selbst nochmal an, ich finde die PA Vorgaben eigentlich sprechend genug

[Markus84]

naja, einfach gesagt steht da, daß der PA nicht weiss, was DU da eigentlich am Projekt machen wirst. Da sind schon ne Menge Dinge fremdbestimmt oder fremdinstalliert, so wie ich beim Überfliegen gelesen habe. Und was DU selbst machen willst und ( kaufmännisch gesehen ) WIESO Du das machst, das fehlt da einfach

Schön ist die Formulierung "ich bau ein Intranet". Vielleicht solltest Du wirklich an den Formulierungen feilen.

Also stell kaufmännisch dar, was Dein Projekt für Auswirkungen hat.

Weiterhin weist Du 9 Stunden für Doku aus. Aber was machst Du in 9 von 35 Stunden ? Ein Drittel der Zeit für nicht absehbare Doku, das ist die Frage des PAs.

Also schau Dir Deinen Antrag selbst nochmal an, ich finde die PA Vorgaben eigentlich sprechend genug

Hi, danke für dein Feedback!

Ich werde deine Tipps beherzigen und mich jetzt dransetzen und das nochmal überarbeiten...

Wäre nett, wenn du nach der Überarbeitung nochmal "drüberfliegen" könntest :-)

Danke

[charmanta]

Mach Du, ich schlag mit den Flügeln

[Markus84]

So, hab in 10 Stunden die Sache überarbeitet...wenn das jetzt nich ok ist, weiß ich auch nicht mehr...

Schaust du denn nochmal drüber, charmanta...?

Das wäre super nett, danke!

1. Projektbezeichnung:

Einführung eines neuen Intranets für die Firma xxx zur Optimierung bestehender Arbeitsabläufe und des derzeitigen Pflegeaufwandes

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Im Auftrag der Fachabteilungen Marketing und Personalservices der xxx soll ein Konzept erstellt werden, mit dem bestehende Arbeits- und Geschäftsprozesse über ein neues Intranet optimieret werden können.

Die Fachabteilungen Marketing und Personalservices sind derzeit die Bereiche, die den Großteil an Daten und Informationen für das Intranet zur Verfügung stellen.

Für die Abteilung Marketing ist eine möglichst einfache "Bilderdatenbank" vorgesehen, in der Produktabbildungen der einzelnen Marken der xxx Firmengruppe strukturiert geordnet und für den Benutzer schnell zu finden sind. Momentan werden die Produktabbildungen, meist unvollständig und veraltet, auf einer einfachen HTML Seite verstreut gesammelt.

Die Abteilung Personalservices soll mit Hilfe eines Redaktions-Zugangs die Möglichkeit bekommen, firmeninterne Aushänge eigenständig und ohne Hilfe der IT/Organisation zu veröffentlichen.

Derzeit werden Aushänge per Hauspost, E-Mail oder Worddokumenten an die zurzeit zuständige Abteilung IT/Organisation zur Veröffentlichung weitergeleitet.

Für die Realisierung des neuen Intranets soll ein OpenSource Content Management System verwendet werden, um Lizenzkosten zu vermeiden.

Aufgabe ist es, geeignete Software zu finden, zu vergleichen und auszuwählen.

Das neue Intranet muss im Corporate Design der xxx erstellt werden.

Durch eine abschließende Kosten-Nutzen Analyse soll belegt werden, dass mit geringen Projektkosten und einer schnellen Amortisationszeit eine Möglichkeit gefunden worden ist, eine zukünftige Zeit- bzw. Kosteneinsparung bei der Nutzung und Pflege des Intranets zu erlangen und somit Daten in täglichen Geschäftsprozessen schnell und aktuell zur Verfügung zu stellen.

1.2 Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

Eine detaillierte Ist-Analyse ist Gegenstand des Projektes und wird Laufe der Projektarbeit erstellt. Vorhandene Problemstellungen sind in der Aufgabenstellung angedeutet. Für Erläuterungen zu anfallenden Aufgaben wird auf die Projektphasen verweisen

2.1 - 2.4 Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept / Erwartetes Ergebnis

2.1 Was soll am Ende des Projektes/Teilprojektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche qualitätssichernden Maßnahmen haben Sie vorgesehen?

2.4 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

2.1

Ziel ist es, mit Einführung eines neuen Intranets, den Mitarbeitern der xxx Firmengruppe Informationen aktuell und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter sollen für täglich anfallende Präsentationen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeiten etc. jederzeit auf aktuelle Bilddaten im Intranet zugreifen können, die sie anhand der optimierten Seitenstruktur schnell und selbstständig finden.

Mit Einrichtung von Redaktionszugängen im neuen Content Management System soll dem Bereich Personalservices ermöglicht werden, Inhalte selbstständig zu pflegen. Hierbei wird erwartet, dass zukünftig weniger Mitarbeiter pro Vorgang mit der Pflege von Inhalten beschäftigt sind und der Arbeitsaufwand um insgesamt mindestens 50% gesenkt wird.

Der Zeitaufwand der Pflege und der Beschaffung von Informationen bzw. Datenmaterial aus dem Intranet sollen optimiert und somit eine Zeit und eine daraus resultierende Kosteneinsparung erzielt werden.

2.2

Zur Installation des Content Management Systems muss ein Windows 2000 Server installiert und konfiguriert sein. Weiterhin wird ein Webserver, eine PHP und MySQL Installation benötigt. Diese Arbeiten werden von Herrn xxx, Mitarbeiter der IT/Organisation übernommen.

Zur Visualisierung des Intranets wird weiterhin auf Workstations im Unternehmen ein Internet Browser benötigt.

2.3

-Während des Projektes werden die Abteilungen Marketing und Personalservices über Stand und Fortschritt des Projektes informiert um mögliche Fehlerquellen sofort zu erkennen und zu beseitigen

-Es muss sichergestellt sein, dass alle wichtigen Daten aus dem aktuellen Intranet in das neue System implementiert werden und es vor der Einführung von den Fachabteilungen abgenommen wird.

-Erstellung einer Dokumentation/Benutzeranleitung für Intranet Redakteure

2.4

Als Einschränkung muss berücksichtigt werden, dass die Intranet Lösung keine Softwarekosten verursachen darf. Außer den anfallenden Lohnkosten muss darauf geachtet werden, dass sich weitere Ausgaben auf ein Minimum beschränken.

3.1 - 3.3 Projektstrukturplan entwickeln / Projektphasen

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

3.2 Hauptaufgaben- und Teilaufgaben auflisten

3.3 Programmiersprache / Betriebssystem / Software-Entwicklungswerkzeuge

3.1

- Ist-Zustand ermitteln

- Entwicklung des Soll-Konzeptes unter Rücksprache mit den Fachabteilungen

- Recherche zu geeigneten OpenSource Content Management Systemen

- Auswahl des Content Management System nach Gesichtspunkten des Soll-Konzepts und unter Berücksichtigung einer Bewertungsmatrix

- fehlerfreies aufsetzen des Intranet Servers durch xxx Mitarbeiter der IT/Organisation

- Installation und Konfiguration des Content Management Systems

- Designanpassung an das Corporate Design der xxx

- Kontrollierte Übernahme von alten Intranet Inhalten in das neue System

- Durchführung der Testphase

- Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure

- Abnahme des Systems durch die Fachabteilungen

- Kosten-Nutzen Analyse

3.2

Planungsaufgaben:

- Gespräch mit den Fachabteilungsleitern Marketing und Personalservices zur Erfassung der Anforderungen bzw. Anregungen

- Ist-Aufnahme und -Analyse

- Entwicklung des Soll-Konzeptes

- Recherche und Auswahl einer Content Management System Software unter Berücksichtigung des Soll-Konzeptes und einer Bewertungsmatrix

- Rücksprache mit den Fachabteilung über Auswahl der Software (ggf. gewünschte Änderungen berücksichtigen)

- Rücksprache mit xxx, der Mitarbeiter der den Intranetserver installiert und konfiguriert, damit jener den passenden Webserver, PHP und MySQL Version auswählen kann.

Durchführungsaufgaben:

- Aufsetzen des Intranetservers und Installation des Webservers , PHP und MySQL durch Herrn xxx.

- Installation der Content Management System Software

- Designanpassungen

- Übernahme, nach Prüfung und Anpassung, von Inhalten des alten Intranets in das neue System

- Intranet-Redakteure anlegen und Berechtigungen verteilen

- Testphase

- Behebung von eventuell auftretenden Fehlern innerhalb der Testphase

Abschlussaufgaben:

- Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure

-Abnahme des Intranets durch die Fachabteilungen

- Erstellung eines Kosten-Nutzen-Analyse in Bezug auf Personalkosten und Wirtschaftlichkeit

3.3

Die Systemumgebung für das Intranet ist ein Windows 2000 Server mit einem Webserver, einer MySQL und PHP Installation.

HTML und CSS Code Anpassungen werden mit dem Freeware Editor "Scribe" durchgeführt.

Als Grafikprogramm für Designänderungen wird die vorhandene Software "Photo Impact 11" verwendet.

Die Dokumentation, Präsentation sowie weitere schriftliche Unterlagen werden mit dem Microsoft Office XP Paket realisiert.

4. Projektphasen

4.1 Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

Projektbesprechung mit den Fachbereichsleitern:

1 Stunde

Durchführung einer Ist-Analyse:

2 Stunden

Erstellen des Soll-Konzeptes:

4 Stunden

Recherche und Auswahl der Content Management System Software mit Hilfe einer Bewertungsmatrix:

4 Stunden

Installation des Content Management Systems:

1 Stunden

Konfigurationen und Anpassung des Designs der Content Management System Software:

4 Stunden

Pflege der vorhandenen Daten in das neue System:

4 Stunden

Intranetredakteure anlegen:

1 Stunden

Testphase:

1 Stunden

Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure:

3 Stunden

Abnahme durch Fachabteilungen:

1 Stunde

Erstellen einer Kosten-Nutzen Analyse:

2 Stunden

Projektdokumentation:

7 Stunden

[charmanta]

2.2 ist in meinen Augen tödlich. Wieso macht das jemand anders ? Das was bleibt ist dünn

[Markus84]

2.2 ist in meinen Augen tödlich. Wieso macht das jemand anders ? Das was bleibt ist dünn

Also sollte ich das auch machen mit den Installationen? Ich hab gedacht, dass wird dann wieder zu sehr technisch und der kfm. Teil tritt dann zusehr in den Schatten...

Was sollte ich dann besser sein...Ich nehme gerne Kritik an, nur wenn immer alles schlecht ist, ohne einen Gegenvorschlag, geht mir die Motivation flöten...

Ich bin hier langsam schon am verzweifeln...ist das denn jetzt wieder alles für die Katz... :(

Hier nochmal das, was die IHK bemängelt hat:

Es fehlt jeglicher kaufmännischer Anteil. Zudem sind die Projketphasen zu oberflächlich beschrieben.

- Stellen Sie in der kurzen Projektbeschreibung Ihr Projekt ausführlicher und präziser dar (nicht nur Aufzählung von groben Inhalten).

- Stellen Sie nachvollziehbar Ihren eigenen Anteil am Projekt heraus.

- Die Angaben zur geplanten Dokumentation reichen nicht aus. Spezifizieren Sie bitte detaillierter die Bestandteile Ihrer Projektdokumentation und berücksichtigen Sie alle für Ihre Projektaufgabe wesentlichen Dokumentationsbestandteile.

[charmanta]

KONKRETE Vorschläge darf ich gar nicht machen

Es spricht in meinen Augen nichts dagegen, die Serverinstallation mit zu machen.

1.1 Du erstellst kein Konzept, Du suchst und installierst eine Lösung unter kfm. Gesichtspunkten.

Du richtest ein System ein, mit dem die Mitarbeiter SELBST ohne Hlfe von außen die Produkte des Hauses verwalten können. Da muß der Kostenvorteil gegenüber der Lösung, daß sich andere darum kümmern, ganz klar rüberkommen.

Die Lösung muß einfach sein, alle nötigen Daten aufnehmen können, Templates beinhalten und ein gutes Preis/Leistungsverhältnis aufweisen. Das System installierst Du auf einem passenden Server und richtest das ein.

Für den ganzen Kram brauchst Du nen Roman und ich drei Sätze

Formulier das mal um und versuch diese Infos kurz und knapp in die Einleitung zu bekommen. Damit sollte das dann schon gefrühstückt sein.

Und bloß kein "jemand anders macht da was". Im Zweifel kannst Du sagen, daß zumindest ein Server vorinstalliert wird, aber die Datenbank und Web Tools sollten schon von Dir installiert werden.

[Markus84]

KONKRETE Vorschläge darf ich gar nicht machen

Es spricht in meinen Augen nichts dagegen, die Serverinstallation mit zu machen.

1.1 Du erstellst kein Konzept, Du suchst und installierst eine Lösung unter kfm. Gesichtspunkten.

Du richtest ein System ein, mit dem die Mitarbeiter SELBST ohne Hlfe von außen die Produkte des Hauses verwalten können. Da muß der Kostenvorteil gegenüber der Lösung, daß sich andere darum kümmern, ganz klar rüberkommen.

Die Lösung muß einfach sein, alle nötigen Daten aufnehmen können, Templates beinhalten und ein gutes Preis/Leistungsverhältnis aufweisen. Das System installierst Du auf einem passenden Server und richtest das ein.

Für den ganzen Kram brauchst Du nen Roman und ich drei Sätze

Formulier das mal um und versuch diese Infos kurz und knapp in die Einleitung zu bekommen. Damit sollte das dann schon gefrühstückt sein.

Und bloß kein "jemand anders macht da was". Im Zweifel kannst Du sagen, daß zumindest ein Server vorinstalliert wird, aber die Datenbank und Web Tools sollten schon von Dir installiert werden.

Puhh da seh ich ja jetzt langsam Licht am Ende des Tunnels...

Ja ich hab da so einen Roman geschrieben, weil der PA ja wollte, dass ich das ausführlich beschreibe...und da war ich irgendwie verunsichert und hab alles ganz genau ausführen wollen...

Die Serverinstallation werde ich dann auch selber machen und mit einbringen...

ABer meckert der PA dann nich wieder, dass nciht erkennbar ist, was ICH an dem Projekt mache (obwohl ich ja alles mache...wer denn auch sonst?!?)

Sind denn deiner Meinung nach die anderen Punkte, die der PA bemängelt hat so in Ordnung (nimm mir mal noch nen bisschen mehr Panik )?

[charmanta]

solange Du die Hinweise auf Fremdarbeiten streichst sollte nach das meinem persönlichen Gusto reichen.

[Markus84]

solange Du die Hinweise auf Fremdarbeiten streichst sollte nach das meinem persönlichen Gusto reichen.

Hab ich dann jetzt auch schlussendlich gemacht, heute dem Chef gezeigt und der meinte so wäre das schon in Ordnung...

Hab´s gerade an die IHK geschickt...

Hier die Endfassung:

1. Projektbezeichnung:

Einführung eines neuen Intranets für die Firma Semper idem. Underberg AG zur Optimierung bestehender Arbeitsabläufe und des derzeitigen Pflegeaufwandes.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Die Pflege von Informationen und Datenmaterial für das Intranet erfolgt bisher durch Mitarbeiter des Bereiches IT/Organisation, nach Absprache mit den Sachbearbeitern aus den Abteilungen Marketing und Personalservices.

Derzeit wird Datenmaterial für das Intranet per Hauspost oder E-Mail an die Abteilung IT/Organisation zur Veröffentlichung weitergeleitet.

Eine momentan unstrukturierte Darstellung der Daten, besonders im Bereich Marketing, erschwert die Informationsbeschaffung aus dem aktuellen Intranet, woraus ein unangemessener Zeitaufwand bei der Suche für die Mitarbeiter der Underberg Firmengruppe resultiert.

Die Bereichsleiter der genannten Fachabteilungen haben der IT/Organisation den Auftrag erteilt, diese Prozesse mit einer Content Management System Software so zu gestalten, dass zuständige Sachbearbeiter Intranetinhalte eigenständig pflegen können und das Datenmaterial in einer optimierten Struktur dargestellt werden kann.

Mit Hilfe des neuen Intranets soll der Zeitaufwand für die Pflege gesenkt, Mitarbeiter entlastet und der Datenzugriff optimiert werden. Eine abschließende Kosten-Nutzen Analyse soll belegen, dass mit einem neuen Intranet auf Dauer eine Möglichkeit gefunden worden ist, in diesem Bereich Kosten einzusparen.

1.2 Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

Eine detaillierte Ist-Analyse ist Gegenstand des Projektes und wird im Laufe der Projektarbeit erstellt. Vorhandene Problemstellungen sind in der Aufgabenstellung beschrieben. Für Erläuterungen zu anfallenden Aufgaben wird auf die Projektphasen verweisen.

2.1 - 2.4 Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept / Erwartetes Ergebnis

2.1 Was soll am Ende des Projektes/Teilprojektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche qualitätssichernden Maßnahmen haben Sie vorgesehen?

2.4 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

2.1 Was soll am Ende des Projektes/Teilprojektes erreicht sein?

Mit dem Projekt werden 2 Ziele und damit eine Kosteneinsparung an folgenden beiden Stellen verfolgt:

Die Verringerung des Aufwandes zur Pflege des Intranets mit Hilfe von Redaktionszugängen für zuständige Sachbearbeiter in den Bereichen Marketing und Personalservices. Hierbei wird erwartet, dass zukünftig nur noch ein Mitarbeiter mit der Pflege von Inhalten beschäftigt ist und dieser Arbeitsaufwand um insgesamt mindestens 50% gesenkt wird.

Durch eine optimierte Datenstruktur soll allen Mitarbeitern die Daten- und Informationsbeschaffung erleichtert und der benötigte Nutzungs- bzw. Zeitaufwand reduziert werden.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Zum erreichen effizienter Arbeitsabläufe werden eine Minimierung des Aufwandes zur Bereitstellung von Daten bei gleichzeitiger Optimierung der Nutzungsmöglichkeiten gefordert.

2.3 Welche qualitätssichernden Maßnahmen haben Sie vorgesehen?

-Die Abteilungen Marketing und Personalservices werden durch den Projektbetreuer laufend über Stand und Fortschritt des Projektes informiert, um mögliche Fehlerquellen sofort erkennen und beseitigen zu können.

-Es muss sichergestellt sein, dass alle wichtigen Daten aus dem aktuellen Intranet in das neue System implementiert werden und es vor der Einführung durch die Fachabteilungen abgenommen wird.

-Für die Intranet Redakteure wird eine Dokumentation/Benutzeranleitung erstellt.

2.4 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Als Einschränkung ist zu berücksichtigen, dass die Intranet Lösung keine Lizenzkosten verursachen darf und daher ein OpenSource Content System Management verwendet werden muss. Außer den Personalkosten im Rahmen der Projektarbeit, sollten keine weiteren Ausgaben nötig sein.

3.1 - 3.3 Projektstrukturplan entwickeln / Projektphasen

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

3.2 Hauptaufgaben- und Teilaufgaben auflisten

3.3 Programmiersprache / Betriebssystem / Software-Entwicklungswerkzeuge

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

- Ist-Zustand ermitteln

- Entwicklung des Soll-Konzeptes unter Rücksprache mit den Fachabteilungen

- Recherche zu geeigneten OpenSource Content Management Systemen

- Auswahl des Content Management Systems nach Gesichtspunkten des Soll-Konzepts und unter Berücksichtigung einer Bewertungsmatrix

- Konfiguration des vorhandenen Intranet Servers

- Installation und Konfiguration des Content Management Systems

- Designanpassung an das Corporate Design der Semper idem. Underberg AG

- Kontrollierte Übernahme von alten Intranet Inhalten in das neue System

- Durchführung der Testphase

- Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure

- Abnahme des Systems durch die Fachabteilungen

- Anfertigung einer Kosten-Nutzen Analyse

3.2 Hauptaufgaben / Teilaufgaben auflisten

Planungsaufgaben:

- Terminplanung erstellen

- Gespräch mit den Fachabteilungsleitern Marketing und Personalservices zur Erfassung der Anforderungen bzw. Anregungen

- Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

- Entwicklung des Soll-Konzeptes

- Recherche und Auswahl einer Content Management System Software unter Berücksichtigung des Soll-Konzeptes und einer Bewertungsmatrix

- Aufstellen einer Kostenplanung

- Rücksprache und gemeinsame Entscheidung mit den Fachabteilung über die getroffene Auswahl der Software

Durchführungsaufgaben:

- Konfiguration des vorhandenen Intranet Servers

- Installation und Konfiguration der Content Management System Software

- Designanpassungen

- Übernahme, nach Prüfung und Anpassung, von Inhalten des alten Intranets in das neue System

- Intranet-Redakteure anlegen und Berechtigungen verteilen

- Durchführung einer Testphase

- Behebung von eventuell auftretenden Fehlern innerhalb der Testphase

Abschlussaufgaben:

- Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure

- Abnahme des Intranets durch die Fachabteilungen

- Erstellung eines Kosten-Nutzen-Analyse in Bezug auf Personalkosten und Wirtschaftlichkeit

Folgende Dokumentationen sind zur Projektarbeit geplant:

- Soll Konzept/Pflichtenheft

- Bewertungsmatrix für die Auswahl des Content Management Systems

Alle Aufgaben der Abteilung IT/Organisation werden durch den Projektbetreuer durchgeführt.

3.3 Programmiersprachen / Betriebssystem / Software-Entwicklungswerkzeuge

Die Systemumgebung für das Intranet ist ein Windows 2000 Server mit einem Webserver, einer MySQL Datenbank und PHP Installation.

HTML und CSS Code Anpassungen werden mit dem Freeware Editor "Scribe" durchgeführt.

Als Grafikprogramm für Designänderungen wird die vorhandene Software "Photo Impact 11" verwendet.

Die Dokumentation, Präsentation sowie weitere schriftliche Unterlagen werden mit dem Microsoft Office XP Paket realisiert.

4. Projektphasen

4.1 Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

Projektbesprechung mit den Fachbereichsleitern:

1 Stunde

Durchführung einer Ist-Analyse:

2 Stunden

Erstellen des Soll-Konzeptes mit Kosten- und Terminplanung:

4 Stunden

Recherche und Auswahl der Content Management System Software mit Hilfe einer Bewertungsmatrix:

3 Stunden

Konfiguration des vorhandenen Intranetservers und Installation des Content Management Systems:

2 Stunden

Konfigurationen und Anpassung des Designs der Content Management System Software:

4 Stunden

Pflege der vorhandenen Daten in das neue System:

4 Stunden

Intranetredakteure anlegen:

1 Stunden

Durchführung einer Testphase:

2 Stunden

Erstellen einer Dokumentation für Intranet Redakteure:

3 Stunden

Abnahme durch Fachabteilungen:

1 Stunde

Erstellen einer Kosten-Nutzen Analyse:

2 Stunden

Projektdokumentation:

6 Stunden